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      高校班級管理EXCEL運用

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      高校班級管理EXCEL運用

      1利用函數從身份證號碼中提供有效信息

      眾所周知,身份證號碼能如實的反映出一個人的性別、出生年月、籍貫等信息,并與之密不可分,因此,不論是15位還是18位的身份證號碼,個人的此類信息都蘊含其中。以15位為例,出生年份(兩位數)反映在第7、8位上,出生月份反映在第9、1O位上,出生日期反應在第11、12位上,It_-I:~U反映在第15位上,奇數為男,偶數為女。18位身份證號碼稍有差別,出生年份(四位數)反映在第7、8、9、1O位上,出生月份反映在第11、第12位上,出生日期反映在第13、14位上,性別反映在第17位上,奇數為男,偶數為女。這里,我們需要使用IF、LEN、MOD、MlD、DATE等函數從身份證號碼中提取個人信息

      1.1出生年月信息的提取

      由于報表格式的局限,只涉及到出生年月,并沒有涉及出生日期,因此我們要通過身份證號碼提取相應信息,即顯示為“7208”這樣的信息。在D2單元格中輸入公式“=IF(LENfC2)=15,MJD(C2,7,4),MID(C2,9,4))”,其中:LEN(C2)=15:檢查C2單元格中字符串的字符數目,本例的含義是檢查身份證號碼的長度是否是15位。MlD(C2,7,4):從C2單元格中字符串的第7位開始提取四位數、字,本例中表示提取15位身份證號碼的第7、8、9、10位數字。MID(文本,開始字符,所取字符數)MlD(C2,9,4):從C2單元格中字符串的第9位開始提取四位數字,本例中表示提取18位身份證號碼的第9、1O、11、12位數字。IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4)):IF是一個邏輯判斷函數,表示如果C2單元格是15位,則提取第7位開始的四位數字,如果不是15位則提取白第9位開始的四位數字。如果需要顯示為“7O年12月”這樣的格式,請使用DATE格式,并在“單元格格式一日期”中進行設置。

      1.2年月日信息的提取

      從身份證號碼中提取出表示出生年、月、日的數字,用文本函數MID()可以達到目的。MID()——從指定位置開始提取指定個數的字符(從左向右)。對一個身份證號碼是15位或是18位進行判斷,用邏輯判斷函數lF()和字符個數計算函數LEN0輔助使用可以完成。

      1.3性別信息的提取

      由于報表中各位學生的序號編排是按照上級核定的編制進行的,因此不可能區分出男女性別,倘若依靠手工輸入的話,不但麻煩而且容易出錯。例如性別信息在B列反映出來,可以在B2單元格中輸入公式“=lF(M0D(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,”男”,“女”)”,其中:LEN(C2)=15:檢查身份證號碼的長度是否是15位。MID(C2,15,1):如果身份證號碼的長度是15位,那么提取第15位的數字。MID(C2,17,1):如果身份證號碼的長度不是15位,即18位身份證號碼,那么應該提取第17位的數字。MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2):用于得到給出數字除以指定數字后的余數,本例表示對提出來的數值除以2以后所得到的余數。JF(MODfIF(LENfC2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,”男“,”女“):如果除以2以后的余數是1,那么B2單元格顯示為“男”,否則顯示為“女”。點擊回車鍵后,即可在B2單元格顯示正確的性別信息,接下來就是選中填充柄直接拖曳。現在這份報表無論是提取信息或是核對,都方便多了。

      2在學生成績統計中的應用實例

      2.1保持學號順序不變的前提下進行成績排名

      在每年9月的獎學金評定中,最重要的一項就是學生成績排名。特別要強調的是,為了保持學號順序不變的情況下進行成績名次的評定,最好使用RANK(X,Y,Z)函數。其中第一個參數×為某個學生的成績所在單元格;第二個Y為整個班級成績所在區域;第三個Z是可選的,表示統計方式,若省寫或寫0,則成績高的名次靠前,一般默認此種方式,如果寫1,則成績高的名次靠后。例如=RANK(C2,$C$2:$C$13,0),然后利用自動填充將其復制到下方幾個單元格內。

      2.2將百分制轉換成不同的等級分有多種不同的劃分方法。①是將百分制的分數轉換成A(90~100)、B(80—89)、C(70~79)、D(60—69)與E(低于60)五個等級;②是將百分制的分數轉換成優(90—100)、良(75~89)、中(6O~74)與不及格(低于6O)四個等級。具體使用哪種等級劃分方法可根據實際情況自己確定。在百分制轉換成不同的等級分時,一般使用IF(X,Y,Z)函數。其中有三個參數,第一個參數X為條件,不能加引號:第二個參數為條件成立時的結果,如果是顯示某個值,則要加引號:第三個參數為條件不成立時的結果,如果是顯示某個值,同樣要加引號。該函數可以嵌套,即在第二個或第三個參數處可以再寫一個lF函數。為了得到“一”所要的等級結果,可以在D2單元格中輸入公式:=IF(C2>=90,“A,IF(C2>=80,“B“,IF(C2>=70,”C“,IF(C2>=60,“D”,”))),然后,利用自動填充柄將其復制到下方的幾個單元格。為了得到“二”列所要的等級結果,可以在E2單元格中輸入公式:=IF(C2>=90,優“,IF(C2>=75,”良”,IF(C2>=60,“中”,“不及格”))),然后,利用自動填充柄將其復制到下方的幾個單元格。

      2.3不及格的分數用紅色字體顯示選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令。該命令會彈出一個要求確認條件與相應的格式的對話框。對于“成績”列,可先選中C2:C13,然后使用“格式”菜單中的“條件格式”命令,在彈出的對話框中,左邊使用默認的“單元格數值”,中間選“小于”,右邊填寫60,然后單擊右邊的“格式”按鈕,從中選擇紅色,最后單擊兩次“確定”按鈕。對于“等級1”列,可先選中D2:D13,然后使用“格式”菜單中的“條件格式”命令,在彈出的對話框中,左邊使用默認的“單元格數值”,中間選“等于”,右邊填寫Ej然后單擊右邊的“格式”按鈕,從中選擇紅色,最后單擊兩次“確定”按鈕。“等級2”列類似。對于其他的一些統計計算要求,如怎樣計算各分數段的百分比、如何計算機優良率與合格率等功能,應該比較簡單,本文此處不贅述。

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