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當今時代,信息化建設已經成為社會一大發展趨勢。企業檔案信息化建設,無疑是推動企業檔案工作加快發展的一大重要舉措。本文試論企業檔案信息化建設的相關方面,愿與同行進行交流與切磋。
一、檔案信息化建設的實踐意義
檔案信息化建設是提升企業整體信息化水平的必要環節。隨著科技的不斷進步,企業經營環境和模式都發展了翻天覆地的變化,也催生了大量不同格式的電子文檔,檔案信息化呈現文檔一體化趨勢。現階段,檔案管理工作與生產經營的其他環節相互交融,為進一步提升企業的信息化水平,加快推進檔案管理信息化建設勢在必行。企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭力的重要途徑。繼工業和信息時代之后,我們迎來了數字時代。在此背景下,企業經營面臨的環境日趨復雜,如何在海量的內外部數據中甄別出有價值的信息,服務于整體戰略決策就顯得至關重要。因此,強化檔案管理,提升內部資料信息的數字化水平,才能幫助企業快速應對市場變化,增強核心競爭力。
二、檔案信息化建設過程中的現實困境
1.缺乏統籌思考,科學規劃
現階段,部分企業對檔案管理信息化建設認識不足,執行過程中缺乏統籌思考,科學規劃,檔案管理理念和思路相對傳統。大數據時代,不少企業還認為檔案資料就是故紙堆,做好實物和電子存檔即可,對各種檔案資料的潛在價值認識不足。因此,企業對檔案信息化建設在資源投入上缺乏動力,導致管理人員不足,辦公經費緊缺,在很大程度上影響了建設進度和實際效果。
2.檔案管理缺乏相關標準與規范
在企業經營多元化背景下,大中型企業的檔案資料繁多、門類復雜且牽涉單位甚多,使得收集整理難度加大。隨著企業經營模式和科學技術的不斷迭代,檔案資料的呈現方式和保存格式也日趨多元,既包含文字、圖片、實物,也包含影像、模型等。而在歸檔過程中,企業由于缺乏指導性原則和具體標準,經常出現集團內企業對同一事項或業務的歸檔程序、內容不同,導致檔案資料零散、缺失,系統性和完整性較差。
3.檔案管理職責不清,系統的兼容性和風險防控能力不足
在組織職能上,檔案管理部門權責不清,導致檔案的整理、歸檔、傳遞流程不暢。同時,由于內部系統之間的兼容性較差,檔案資料在收集、流轉環節耗時耗力,也容易出現主題責任不明確,歸檔資料不齊全,查閱調取不方便。此外,企業對檔案信息化的安全防范意識不足,檔案管理系統的風險防控能力不夠,信息化安全問題不容忽視。
三、檔案管理信息化建設的建議與對策
1.更新管理理念,統籌布局信息化建設工作
實際上,在檔案信息化建設工作中存在的諸多問題,都與企業的管理理念相關。企業要想提高檔案管理的信息化水平,須在提高檔案管理戰略定位,從經營管理的全局出發,科學規劃信息化建設工作,明確階段性任務,分步實施。同時,企業應轉變檔案管理理念和思路,加大對檔案信息化建設的資金投入,同時引進和培養專業人才,將檔案資料作為數字資產進行管理和更新。
2.建立信息化、專業化的檔案管理團隊
企業的檔案信息化建設,需要引進具備檔案管理、計算機、文獻翻譯等方面專業素養的復合型人才,從頂層架構上充實檔案管理隊伍。同時,企業還需要建立健全人才培養和評價機制,通過實行管理與技術條線并行的考核模式,為檔案管理人員提供公平的競爭機會和完善的晉升渠道,致力于打造一支專業能力強、綜合素質高的隊伍,以提升執行層面的檔案管理能力及水平。
3.建立檔案管理體系,強化檔案質量控制
首先,檔案信息化管理應結合企業的戰略方向和業務布局,充分考慮檔案資料的文獻價值,系統性開展管理體系的搭建工作。其次,應充分結合行業特點和企業的發展階段,建立檔案管理的基本規范和相關標準,詳細梳理檔案管理流程并制作標準化的操作手冊。最后,企業應將檔案管理工作成效與績效考核掛鉤,建立對檔案管理的質量管控機制,明另一方面,加強信息技術的應用,為檔案管理工作投入更多資金和資源,不但要做好檔案統計工作,同時改進檔案保護技術,延長檔案的存儲壽命[8]。針對一些存儲時間較長的檔案,出現褪色、破損等問題,影響檔案的查閱和使用。以延長油田股份有限公司杏子川采油廠為例,杏子川采油廠已經實現科技檔案全面電子化,采用一體化、標準化的管理模式,對電子文件產生、保存、銷毀等過程進行管理,實現全過程管理。針對檔案破損問題,采取了有效的修復技術,利用信息技術進行備份存儲,生成數字檔案,在數據庫中存儲,還便于檔案的共享,同時也延長了檔案壽命。對于不需要繼續存儲的檔案,可由專家委員會鑒定分析,征求有關部門意見之后,由領導審核批準后才能銷毀。綜合上述可見,在石油企業采油廠落實采油工作的過程中,需要依據當地地質環境條件設計采油方案。為了不斷優化采油技術,同時確保采油安全,需要參考地質文書檔案,充分了解各項地質信息。為了更有效地利用地質文書檔案資料,不僅要做好接收管理,對檔案進行立卷分類,還要做好存儲管理,利用數字通信、大數據、網絡安全、數據庫等信息技術,加強信息系統的開發和硬件設施的完善,在安全防護管理的過程中不斷創新方法、改進方案,也確保檔案資料的安全性、完整性。從而,更好地發揮檔案的利用與服務功能,為促進油田開發提供支撐與保障。
作者:樊寶娟 單位:延長油田股份有限公司杏子川采油廠