事業(yè)單位人事檔案保密管理淺談

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摘要：本文研究探討事業(yè)單位人事檔案保密管理的重要性，強(qiáng)調(diào)建立人事檔案科學(xué)的管理機(jī)制，指出加強(qiáng)人事檔案保密管理數(shù)字化建設(shè)的措施和對策，在操作層面上為加強(qiáng)檔案保密管理提出建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；保密管理

檔案工作有著規(guī)范性和保密性的基本要求，特別是在事業(yè)單位人事檔案工作中，涉及國家、集體、單位和個(gè)體的需要保密的內(nèi)容多種多樣，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的事業(yè)單位人事檔案工作成為客觀上和專業(yè)上的必然要求。事業(yè)單位人事檔案不但能夠迅速為查詢者提供履歷信息、個(gè)人資料的相關(guān)內(nèi)容，而且也客觀反映出事業(yè)單位人才的選拔與培養(yǎng)特點(diǎn)。當(dāng)前，我國事業(yè)單位數(shù)量超過100萬個(gè)，人員高達(dá)3000多萬人，在教育領(lǐng)域、科技文化界、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)有著廣泛分布，這些個(gè)體的人事工作綜合在一起成為復(fù)雜而多樣的事業(yè)單位人事檔案管理體系。如果出現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案的管理不善和泄密，將會給整個(gè)社會和事業(yè)單位系統(tǒng)造成不可挽回的影響，因此要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的保密管理。

一、事業(yè)單位人事檔案保密管理的重要性

（一）確保國家發(fā)展和核心競爭力

檔案是社會進(jìn)步和個(gè)體發(fā)展的重要信息基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)資源，在全球人才資源競爭的大背景下，各國政府和相關(guān)部門將優(yōu)秀人才作為戰(zhàn)略資源和核心競爭力加以保護(hù)。而檔案信息安全就成為描述人才發(fā)展歷程、了解組織變化的重要保障，引起了各主要方面的高度重視。事業(yè)單位具有人才素質(zhì)高、人員數(shù)量多、密切聯(lián)系社會的特點(diǎn)，是國家發(fā)展的重要基礎(chǔ)和關(guān)鍵部門，只有搞好事業(yè)單位人事檔案的保密管理工作，才能進(jìn)一步穩(wěn)定事業(yè)單位的人才隊(duì)伍，也才能更好地實(shí)現(xiàn)國家發(fā)展和核心競爭力的提升。

（二）維護(hù)事業(yè)單位和人員的利益

事業(yè)單位人事檔案系統(tǒng)完整地記錄著人員在單位的工作表現(xiàn)、職務(wù)晉升、職稱升遷等一系列重要記錄，并且對個(gè)人的社會經(jīng)歷、技術(shù)水平等重要信息予以規(guī)范加工，這些資料和數(shù)據(jù)會涉及黨和國家的機(jī)密，也關(guān)系到個(gè)人的隱私和秘密。若無法進(jìn)行保密管理，被別有用心的人所利用，將會發(fā)生有損于黨和國家機(jī)密的情況，對事業(yè)單位來講會產(chǎn)生不可挽回的損失，并在很大程度上對個(gè)人形成不良影響。因此，人事檔案工作中必須強(qiáng)調(diào)保密管理，這是維護(hù)黨、國家、事業(yè)單位、單位人員利益和安全的需要。

（三）事業(yè)單位各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)

事業(yè)單位人事檔案保密管理是組織進(jìn)行各項(xiàng)工作的前提，只有嚴(yán)格的保密管理，這才能讓檔案的信息更加真實(shí)。同時(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)而系統(tǒng)的檔案工作可以做到對事業(yè)單位人事方面的不足、風(fēng)險(xiǎn)和隱患起到系統(tǒng)排查與有效識別的功能，為事業(yè)單位更好地確保隊(duì)伍的先進(jìn)性和純潔性提供人事檔案方面的保障。

二、事業(yè)單位人事檔案保密工作管理的措施

（一）建立科學(xué)的人事檔案保密管理機(jī)制

建立科學(xué)的事業(yè)單位人事檔案保密管理機(jī)制，使事業(yè)單位人事檔案管理工作做到程序化和體系化，將現(xiàn)代化管理思想和保密理念引入到人事檔案的實(shí)際工作之中，發(fā)揮與時(shí)俱進(jìn)和實(shí)事求是的精神，使檔案保密管理工作能夠得到針對性突出和系統(tǒng)性強(qiáng)化，更好地劃定檔案保密管理的主管部門和崗位機(jī)制，避免人事檔案在移交、審批等核心過程中出現(xiàn)的冗余現(xiàn)象和混亂傳統(tǒng)，以此來提高事業(yè)單位人事檔案保密的等級和質(zhì)量，進(jìn)而提升事業(yè)單位人事檔案保密管理的靈活性，有效確保管理的效率，消除各環(huán)節(jié)出現(xiàn)泄密、損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

（二）完善人事檔案保密管理制度

在事業(yè)單位人事檔案保密管理工作中，應(yīng)該在機(jī)制的基礎(chǔ)上做到對制度的進(jìn)一步升級和完善，使新制度完整而全面地覆蓋人事檔案信息的收集、加工、整理、歸類、存儲、調(diào)閱、移交等各方面過程和環(huán)節(jié)，對檔案的保密環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容、形式、實(shí)質(zhì)和質(zhì)量上的全面制度性約束，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案的保密管理職能。保密管理制度建設(shè)過程中必須針對核心環(huán)節(jié)和實(shí)質(zhì)部分進(jìn)行規(guī)范性建設(shè)，必須將不同保密級別的檔案進(jìn)行規(guī)范化的分類處理，要求管理人員掌握制度的內(nèi)容、實(shí)質(zhì)和要求，真正根據(jù)規(guī)范和制度對檔案進(jìn)行保密管理。同時(shí)，制度必須具有強(qiáng)有力的約束力，對于違反檔案保密管理制度的行為必須立即制止，并進(jìn)行原因分析和責(zé)任認(rèn)定。一方面，預(yù)防此類違反保密管理制度行為的再次發(fā)生；另一方面，迅速追求違規(guī)人員的責(zé)任，以此來形成制度的警示作用，更好地提升檔案保密管理制度的權(quán)威性和可執(zhí)行性。

（三）加強(qiáng)人事檔案保密管理體系的數(shù)字化建設(shè)

作為事業(yè)單位人事檔案部門，應(yīng)該立足于保密管理的基本原則，對內(nèi)積極建立起完善而系統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案保密管理系統(tǒng)，主動利用現(xiàn)代保密管理思想、信息化網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化平臺對事業(yè)單位人事檔案體系進(jìn)行改造和重構(gòu)。配設(shè)必要的配套措施，調(diào)整檔案保密管理的方式與方法，搭建人事檔案的數(shù)字化平臺，有效監(jiān)控人事檔案信息的接受、查閱、轉(zhuǎn)接、調(diào)出等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時(shí)安裝必要的監(jiān)控設(shè)備、安全防火墻，設(shè)置人事檔案涉密信息的操作權(quán)限和調(diào)閱等級，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案保密管理的規(guī)范和要求。對外提升人事檔案的管理和利用效率，對內(nèi)提升人事檔案保密的水平，為事業(yè)單位人事檔案整體的管理工作提供安全、連續(xù)發(fā)展的科技動力和發(fā)展支持。

（四）提高人事檔案保密管理隊(duì)伍的綜合能力

隊(duì)伍建設(shè)是提高事業(yè)單位人事檔案保密管理水平的重要基礎(chǔ)，是高質(zhì)量進(jìn)行檔案保密管理的根本前提。新時(shí)期事業(yè)單位要立足于人事檔案保密管理工作的要求和特點(diǎn)，抓好隊(duì)伍建設(shè)這一主線，建設(shè)規(guī)范、高效的人事檔案保密管理團(tuán)隊(duì)，形成集體促進(jìn)和文化大環(huán)境，將思想政治文化建設(shè)、保密素養(yǎng)、職業(yè)道德建設(shè)、責(zé)任感、使命感作為團(tuán)隊(duì)的基本共識加以強(qiáng)化，錘煉一支高素質(zhì)、能戰(zhàn)斗、敢付出的人事檔案保密管理隊(duì)伍，提升事業(yè)單位人事檔案保密管理質(zhì)量和水平。同時(shí)，要積極爭取上級部門和保密單位對現(xiàn)有人事檔案管理隊(duì)伍的支持，將隊(duì)伍中的管理核心和骨干人員送入更高級別層次進(jìn)行鍛煉，使其更好地適應(yīng)新時(shí)期更加艱巨、復(fù)雜的人事檔案保密管理要求，并形成效率更高、質(zhì)量更好的人事檔案保密管理團(tuán)隊(duì)，以隊(duì)伍綜合能力的提升確保事業(yè)單位人事檔案保密管理工作向現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化的方向發(fā)展，更好地體現(xiàn)出事業(yè)單位人事檔案工作的價(jià)值。

（五）制定人事檔案保密的等級

事業(yè)單位人事檔案中有豐富而多樣的內(nèi)容和信息，其中有涉密與非涉密的部分，特別是檔案文件中記錄的信息對人員個(gè)體、事業(yè)單位和國家利益有著緊密而直接的聯(lián)系，因此，必須制定事業(yè)單位人事檔案保密等級，嚴(yán)格把控檔案中涉密的管理細(xì)節(jié)和級別，進(jìn)而在規(guī)范的前提下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案保密管理。要根據(jù)保密相關(guān)規(guī)定和規(guī)范對內(nèi)容和環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)劃分，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行整理和加工，對于不同類型的事業(yè)單位人事檔案文件實(shí)行差異化管理，設(shè)定檔案保密的級別和期限，并在接續(xù)的時(shí)間內(nèi)對事業(yè)單位人事檔案文件進(jìn)行管理，避免因管控不規(guī)范、不嚴(yán)格產(chǎn)生檔案泄密、丟失等問題。在涉及事業(yè)單位人事檔案秘密等級升降、解密處理等重要過程中，管理人員必須根據(jù)相關(guān)權(quán)限和保密范圍進(jìn)行操作，并對整個(gè)過程予以相應(yīng)保密等級的監(jiān)管，避免檔案因秘密等級調(diào)整而出現(xiàn)的混亂、無序和泄密。在人事檔案按照保密等級管理的過程中，對于涉及到核心機(jī)密和重要秘密的內(nèi)容與部分要加以重點(diǎn)控制，在操作上可以適當(dāng)提升相關(guān)等級，做到對保密內(nèi)容、資料和信息的進(jìn)一步保護(hù)與防護(hù)。

（六）提升人事檔案管理人員保密意識

意識的提升是行動發(fā)展的前提，只有將保密意識內(nèi)化為人事檔案管理人員的基本認(rèn)知和共同意識，才能更好地實(shí)施事業(yè)單位人事檔案保密管理工作。當(dāng)然，保密意識的提升和建立不是一朝一夕的事情，事業(yè)單位必須從如下環(huán)節(jié)和關(guān)鍵入手：一方面，要建立人事檔案保密管理人員的責(zé)任心，使他們看到人事檔案管理工作對自身、對他人、對單位、對社會的重要價(jià)值，進(jìn)一步激發(fā)管理人員工作的積極性和主動性，進(jìn)而以更加飽滿的精神狀態(tài)和更加積極的工作熱情投入到檔案管理工作之中，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有檔案保密管理體系的持續(xù)性改造和系統(tǒng)性創(chuàng)新，達(dá)到事業(yè)單位人事檔案科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)保密管理的目標(biāo)。另一方面，要敦促管理人員高度關(guān)注工作細(xì)節(jié)，特別要針對整理、歸檔、調(diào)閱等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以有效保密、系統(tǒng)防范、主動干預(yù)等方式提高保密管理工作的層次和水平，使工作必須根據(jù)檔案保密管理要求規(guī)范化操作和執(zhí)行，以此來更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密管理的職能，降低可能出現(xiàn)的事業(yè)單位人事檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。綜上所述，事業(yè)單位人事檔案保密管理質(zhì)量的高低由管理機(jī)制、制度體系、數(shù)字化進(jìn)程、管理人員素質(zhì)等綜合要素所決定，因此，從提高事業(yè)單位人事檔案保密水平的角度看，必須立足于現(xiàn)實(shí)的檔案保密管理體系和實(shí)際進(jìn)行研究和調(diào)整，在硬件系統(tǒng)上不斷豐富和完善，在組織制度上不斷創(chuàng)新和調(diào)整，在人員隊(duì)伍上不斷提升和建設(shè)，最終形成綜合合力和推力，使檔案保密管理工作在規(guī)范性、制度性、體系性的平臺上進(jìn)一步發(fā)展，以此來推動事業(yè)單位人事檔案工作得到長效發(fā)展和持續(xù)提升。

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作者:張倩 單位:黑龍江省兒童福利和收養(yǎng)中心