信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式淺析

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摘要：在信息化時代背景下，社會的發(fā)展步伐有所加快，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)與領(lǐng)域中，為人們的生活與工作提供了極大的便利。檔案管理具有一定的復(fù)雜性，隨著社會不斷發(fā)展，其工作量不斷增加，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，因此應(yīng)在檔案管理中革新工作模式與方式，構(gòu)建信息化辦公環(huán)境，提升檔案管理效率與質(zhì)量，促進企業(yè)工作有序開展。基于此，該文專門針對信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式進行探究，以供各界同仁參考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展中，推動了我國信息化的進程，信息技術(shù)是當前社會中的新興領(lǐng)域，信息技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的生活模式與工作模式，推動了時代的發(fā)展。檔案管理是企業(yè)重要工作的一部分，在企業(yè)中創(chuàng)新檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理工作流程，能促進企業(yè)有序發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方式，并結(jié)合社會發(fā)展需求，將信息技術(shù)運用在檔案管理中，滿足社會發(fā)展需求，營造信息化辦公氛圍，推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展[1]。

1信息化時代積極開展檔案管理服務(wù)創(chuàng)新模式的必要性

在社會不斷發(fā)展中提升了對歷史與人文素養(yǎng)的重視，而檔案管理中包含了多種傳統(tǒng)歷史素材，其中有歷史、人文素養(yǎng)、民俗習慣等，檔案管理是時代發(fā)展儲存數(shù)據(jù)資料的重要途徑，對我國文化的傳承與發(fā)展有極大的益處。同時，在圖書館檔案管理中蘊藏了豐富的圖書館信息，這些資料是寶貴的原始素材，具有十分珍貴的收藏價值。圖書館中涵蓋了豐富的知識文化，是培養(yǎng)人才及傳承文化科學(xué)的主要場所，因此圖書館應(yīng)重視創(chuàng)新，在圖書館中構(gòu)建信息化辦公模式，創(chuàng)新檢索功能，科學(xué)獲取專題資源，優(yōu)化檔案管理服務(wù)體系，有利于社會創(chuàng)新發(fā)展。在社會不斷發(fā)展中，圖書館檔案管理工作內(nèi)容逐漸增加，科學(xué)技術(shù)也在不斷研發(fā)與應(yīng)用，在此環(huán)境匯總圖書館中的檔案管理工作事項與內(nèi)容不斷擴增，其服務(wù)形式也隨之擴增。因此，對圖書館中的檔案管理服務(wù)模式革新十分必要，不僅可以充分發(fā)揮圖書館檔案管理價值，同時還能起到引導(dǎo)教育的作用。以科學(xué)技術(shù)為切入點對檔案管理服務(wù)進行創(chuàng)新與改革，引導(dǎo)來到圖書館內(nèi)的每一位讀者形成科學(xué)教育發(fā)展觀念，推動檔案管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展，為我國文化傳承貢獻一份力量。

2信息化時代為檔案管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展提供了技術(shù)支持

2.1計算機的普及與廣泛應(yīng)用

在社會科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展中，各個行業(yè)與領(lǐng)域均在應(yīng)用計算機辦公，企業(yè)檔案管理工作也不例外，推動了計算機的廣泛應(yīng)用，進一步推動了計算機技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，在檔案管理工作中運用計算機開展工作，革新了辦公形式，簡化了傳統(tǒng)辦公中的繁瑣工作流程，有效提升了工作效率與質(zhì)量，推動了檔案管理工作的信息化發(fā)展。另外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下優(yōu)化了檔案管理服務(wù)，在檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用頻率不斷遞增，推動了對新型技術(shù)現(xiàn)在檔案管理中的應(yīng)用，促進了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展[2-3]。

2.2新電子數(shù)據(jù)信息載體的全面應(yīng)用

在傳統(tǒng)檔案管理工作中所采用的方式主要是紙質(zhì)檔案管理，主要以紙為信息載體。但是在社會不斷發(fā)展中出現(xiàn)了錄像帶及錄像機等信息載體形式，但是紙質(zhì)與錄像機信息載體在檔案管理中應(yīng)用的頻率相對較低，信息傳播效率相對較低。在信息時代環(huán)境下電子信息載體的發(fā)展與應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理形式，為檔案管理服務(wù)提供了全新的發(fā)展機遇，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，使檔案管理工作能夠在信息技術(shù)的支持下實現(xiàn)電子存檔，充分發(fā)揮了信息技術(shù)的應(yīng)用價值，提升了檔案管理工作效率，將檔案信息全部數(shù)字化呈現(xiàn)。

3信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的策略

3.1加強標準建設(shè)，落實科學(xué)發(fā)展

檔案管理工作內(nèi)容十分寬泛復(fù)雜，因此應(yīng)按照順序進行改革，推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。首先，結(jié)合社會發(fā)展需求及檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，然后結(jié)合分析結(jié)果制訂長遠計劃，并著手于眼前。在日常檔案管理中加強數(shù)字化及電子檔案管理工作的應(yīng)用，為檔案管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其次，為檔案管理工作制定明確的目標，保證檔案管理人員能夠熟練并熟悉電子檔案管理規(guī)范及流程，充分掌握檔案管理的期限與規(guī)則。通過提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理人員檔案管理能力，在新時期運用信息技術(shù)熟練開展檔案管理工作，能夠促進檔案管理科學(xué)化發(fā)展，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)[4]。最后，應(yīng)在檔案管理中，制定檔案管理制度，細化各個工作流程的要求，加強對檔案管理工作流程的管理。檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜涉及多個部門，因此需要多個部門的協(xié)調(diào)配合，通過多個部門的共同努力促進創(chuàng)新檔案管理服務(wù)有序開展。運用電子檔案進行檔案管理時其中主要的優(yōu)勢在于儲存便利，不會輕易受到環(huán)境破壞及人為破壞。另外，運用電子檔案管理形式能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理占據(jù)空間過大的問題?；陔娮訖n案管理的諸多優(yōu)勢，應(yīng)在檔案管理中積極應(yīng)用信息技術(shù)，提升企業(yè)檔案管理工作效率，為企業(yè)科學(xué)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但是要想發(fā)揮電子檔案應(yīng)有的效應(yīng)，就要做好電子檔案歸檔工作，電子檔案歸檔有不同標準，要想發(fā)揮其效應(yīng)就應(yīng)該在歸檔工作中科學(xué)合理地分類，按照次序進行歸檔，令檔案管理工作井然有序，發(fā)揮電子檔案管理作用，推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

3.2加強隊伍建設(shè)，促進人才發(fā)展

在社會不斷發(fā)展中對人才的需求量不斷增加，可以說人才是社會不斷發(fā)展的原動力，但是在我國關(guān)于檔案管理方面的人才過少，當前檔案管理中的人才類型過于單一，缺乏綜合型人才，因此針對社會發(fā)展形勢培養(yǎng)綜合性檔案管理人才，組建人才隊伍十分重要。首先，應(yīng)持有尊重人才、愛惜人才的觀念，肯定人才對工作的貢獻，鼓勵人才創(chuàng)新發(fā)展，重視人才創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，促進檔案管理工作不斷發(fā)展。其次，在企業(yè)檔案管理中工作內(nèi)容十分寬泛、復(fù)雜、枯燥，在長時間的工作中會令人喪失工作動力，因此應(yīng)提升檔案管理人員的工作積極性?；诖?，應(yīng)在檔案管理工作中設(shè)置激勵機制，通過獎勵機制促進檔案管理工作人員積極參與工作，營造積極的工作環(huán)境，激發(fā)工作人員的熱情，提升員工服務(wù)意識，推動檔案管理良好開展。再次，應(yīng)在檔案管理工作中對人才資源進行整合，結(jié)合員工的優(yōu)勢及崗位需求，對人才進行調(diào)整，保證員工在最適宜的崗位中工作，充分發(fā)揮人員的最大優(yōu)勢，避免因人員與崗位不協(xié)調(diào)出現(xiàn)人才資源浪費的情況產(chǎn)生，有效做到人盡其用。最后，應(yīng)對檔案管理進行整合，并在檔案管理中完善檔案管理制度，在企業(yè)中根據(jù)社會發(fā)展及企業(yè)需求購買及配置先進的信息技術(shù)與設(shè)備，同時引進信息化辦公人才，提升企業(yè)信息化辦公能力，為構(gòu)建信息化檔案管理模式奠定基礎(chǔ)[5]。

3.3加強安全建設(shè)，保證檔案管理持續(xù)發(fā)展

在社會不斷發(fā)展中信息技術(shù)逐步被運用到多個行業(yè)與領(lǐng)域，改變了傳統(tǒng)生活模式與方式，為社會發(fā)展做出了巨大的貢獻，但是在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的同時，應(yīng)用信息安全成為了當前社會發(fā)展密切關(guān)注的問題[6-8]。基于此，檔案管理信息安全問題的解決方式可以從以下方面進行：（1）應(yīng)在檔案管理工作中提升安全保管意識，并制定安全保管制度，為檔案管理工作塑造安全的保管環(huán)境。（2）構(gòu)建電子檔案管理工作模式，并在電子檔案管理中設(shè)置密碼，設(shè)定權(quán)限，指定專人進行檔案管理，保證檔案信息內(nèi)容的安全性。（3）在檔案管理中建設(shè)檔案開放審核制度，在檔案開放使用中為了確保檔案內(nèi)容的安全性應(yīng)設(shè)置審核制度，對開放使用的檔案進行審核，并在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置開放式目錄，通過以上方式保證檔案管理信息安全，促進檔案管理持續(xù)發(fā)展。

3.4更新觀念加強檔案管理信息化建設(shè)

在信息時代不斷發(fā)展中，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于多個行業(yè)與領(lǐng)域中，改變了人們的生活與工作，在此環(huán)境中檔案管理工作信息化建設(shè)勢在必行。構(gòu)建信息化檔案管理工作模式能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檢索與查找，能夠優(yōu)化檔案管理服務(wù)質(zhì)量，豐富檔案管理工作內(nèi)容，具有多種優(yōu)勢?？梢孕纬删薮蟮臋n案管理數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案信息處理功能，令檔案管理工作信息化進程。信息化檔案館是信息內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)，具有數(shù)字化長期保管數(shù)據(jù)功能，能夠?qū)﹄娮訖n案及不同結(jié)構(gòu)的電子數(shù)據(jù)信息進行信息化管理，能夠起到數(shù)據(jù)中心的作用[9]。在信息化檔案管理中，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)保管方式，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展明確了新的方向，這樣的檔案管理形式與傳統(tǒng)檔案管理是兩個完全不同的概念。因此，要想信息化檔案管理工作能夠信息化發(fā)展，應(yīng)根據(jù)社會發(fā)展需求革新檔案管理工作理念，將信息技術(shù)運用在檔案管理中，提升檔案管理人員的信息化辦公能力，可以在檔案管理中熟練運用信息技術(shù)進行電子儲存、傳輸、歸檔與保管，簡化傳統(tǒng)檔案工作流程，創(chuàng)新檔案管理工作形式，突破各個部門之間的限制，將優(yōu)化檔案信息資源與工作流程為重點，以構(gòu)建信息化檔案管理環(huán)境為最終目的，加強檔案管理工作信息化建設(shè)與應(yīng)用，促進各個流程的有效推進，提升檔案管理中信息的真實性、有效性和完整性，將用戶需求作為檔案工作的目標，優(yōu)化服務(wù)模式，提升工作水平，促進企業(yè)與時俱進。

3.5加強檔案管理信息化建設(shè)豐富館藏

在企業(yè)中運用信息技術(shù)進行檔案管理應(yīng)豐富館藏，將檔案管理中的資源運用信息技術(shù)進行館藏，豐富與拓展檔案信息，促進檔案管理信息化發(fā)展，在檔案管理中實現(xiàn)信息化查詢、檢索、歸類、整理、收藏，運用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理資源與配置，充分應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理信息化工作優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理中的公共服務(wù)功能，為構(gòu)建信息化檔案管理體系做好準備工作。另外，應(yīng)提升對檔案管理中加強對備份的關(guān)注。在信息化檔案管理中，對信息內(nèi)容進行備份能夠保證信息內(nèi)容的安全性，因此檔案管理人員應(yīng)做好備份工作，并對檔案管理中重要的文件設(shè)置異地備份及異質(zhì)備份，運用這樣的方式保證檔案信息資源的安全性。在信息化檔案管理工作中館藏，主要是對信息不斷拓展與更新，對檔案進行館藏，應(yīng)保證館藏長期且及時，因此檔案管理人員應(yīng)及時更新，并不斷擴充檔案中的信息內(nèi)容，同時在進行館藏中應(yīng)保證信息內(nèi)容的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)用的效應(yīng)。

4加強檔案館信息化建設(shè)，培養(yǎng)信息化人才

在電子檔案信息化建設(shè)中具有信息數(shù)字化、文檔處理一體化及電子保存等形式，可以說信息化檔案管理與紙質(zhì)檔案管理有著截然不同的工作模式，因此對檔案管理人員提出了更高的要求。只有具備了熟練的信息化辦公能力，才能保證信息化檔案管理有效落實[10]。首先，應(yīng)提升管理人員的服務(wù)意識，改變工作人員的傳統(tǒng)管理服務(wù)觀念，能夠更加積極主動地投入檔案管理中，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，促進企業(yè)工作有序開展。其次，應(yīng)提升企業(yè)對檔案管理人才培養(yǎng)的重視。檔案管理者應(yīng)及時更新管理觀念，強化服務(wù)意識結(jié)合社會發(fā)展創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，激活檔案管理生機與活力。在信息時代，信息化技術(shù)與設(shè)備逐步應(yīng)用于檔案管理中，要求檔案管理者在具備運用信息技術(shù)能力的同時，還要掌握先進的專業(yè)知識，只有不斷創(chuàng)新才能促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。因此，應(yīng)在檔案管理中培養(yǎng)計算機網(wǎng)絡(luò)人才，計算機網(wǎng)絡(luò)是當前各個行業(yè)領(lǐng)域中頻繁應(yīng)用的辦公平臺，在此環(huán)境中建網(wǎng)、用網(wǎng)及管網(wǎng)是信息化開展工作的基礎(chǔ)。在社會不斷發(fā)展中多個行業(yè)與領(lǐng)域都有了屬于自己的局域網(wǎng)，運用寬帶實現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)連接，網(wǎng)絡(luò)平臺在機關(guān)單位及政府部門都有了廣泛的運用，并在發(fā)展中網(wǎng)絡(luò)化辦公規(guī)模在逐步擴大，隨之提升了對網(wǎng)絡(luò)安全問題的重視，這些都體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)人才對于發(fā)展的至關(guān)重要，因此應(yīng)在檔案管理中培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)人才。網(wǎng)絡(luò)人才應(yīng)具有豐厚的網(wǎng)絡(luò)知識及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作能力，完全了解局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)與原理，掌握足夠的網(wǎng)絡(luò)工程設(shè)計與建設(shè)知識，能夠有效解決網(wǎng)絡(luò)管理中的安全問題，具備專業(yè)儀器局域網(wǎng)設(shè)計、安裝、維護等能力，能夠在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時及時進行故障分析與排查，有效解決網(wǎng)絡(luò)問題，熟悉網(wǎng)絡(luò)中的各個應(yīng)用軟件，培養(yǎng)高水平的綜合性網(wǎng)絡(luò)人才，促進信息化檔案管理有效落實。

5結(jié)語

在信息化時代構(gòu)建信息化檔案管理服務(wù)模式是必然發(fā)展趨勢，因此應(yīng)積極響應(yīng)時代發(fā)展需求，對檔案管理服務(wù)模式進行革新，構(gòu)建信息化辦公環(huán)境，加強信息化技術(shù)的應(yīng)用，并在檔案管理中加強對人才專業(yè)素養(yǎng)與創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，提升檔案管理信息化辦公能力，在檔案管理中熟練應(yīng)用信息化技術(shù)，提升檔案管理工作效率，提升檔案工作人員服務(wù)意識，促進檔案管理信息化發(fā)展。

作者:陳素問 單位:鹽城工學(xué)院檔案館