公文處理辦法

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為了規(guī)范本公司公文處理程序，提高辦公效率，制定本辦法。

一、來(lái)文處理

（一）政府各部門(mén)、各單位的來(lái)文、信件一律由辦公室登記，并根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)處理。

1.辦公室文秘人員收到文件后，在文件處理單上標(biāo)明辦理時(shí)間要求，即送辦公室主任或副主任簽注意見(jiàn)呈送公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱。

2.如主管領(lǐng)導(dǎo)不在東港，文件又急于轉(zhuǎn)至部室辦理的，可將文件復(fù)印件先送有關(guān)部門(mén)，由有關(guān)部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意辦理。

3.有關(guān)部門(mén)收到文件后按領(lǐng)導(dǎo)批示立即辦理，重要事項(xiàng)要在上報(bào)前3個(gè)工作日（特殊情況按要求時(shí)間）將辦理結(jié)果報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。

4.特別緊急和重要的文件，辦公室主任可直接請(qǐng)示董事長(zhǎng)或總經(jīng)理，特事特辦。

2．各公司以正式書(shū)面材料請(qǐng)示工作、需作答復(fù)的，辦公室登記后，由辦公室主任直接簽批有關(guān)部門(mén)處理，重大問(wèn)題或超出職權(quán)范圍的問(wèn)題先由有關(guān)部門(mén)將辦理意見(jiàn)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審定，必要時(shí)召開(kāi)總經(jīng)理辦公會(huì)審定。

二、公文起草

（一）起草。各部門(mén)文件、材料的起草人，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)文件精神和領(lǐng)導(dǎo)意圖，起草的文件、材料要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)，做到情況真實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰、直述不曲、切實(shí)可行、符合規(guī)范，篇幅力求簡(jiǎn)短。文件初稿要附上填寫(xiě)完備的發(fā)文稿紙，一并提交給部門(mén)經(jīng)理審閱修改。

（二）審核。部門(mén)經(jīng)理作為文件起草的負(fù)責(zé)人，要對(duì)文件的時(shí)間要求、質(zhì)量要求負(fù)全面責(zé)任。對(duì)文件的政策依據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)要求等進(jìn)行認(rèn)真審核把關(guān)，并根據(jù)文件內(nèi)容要求、重要程度、發(fā)送范圍等初步核定密級(jí)和緊急程度，簽名后送主管副總經(jīng)理審批、修改和簽發(fā)，然后由辦公室主任或秘書(shū)對(duì)公文格式、文種使用、公文主題詞、語(yǔ)言表述、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等方面進(jìn)行認(rèn)真審核和修改后交文書(shū)編號(hào)、打字、印刷和郵送。

三、文件簽發(fā)

上報(bào)各級(jí)政府、各政府職能部門(mén)的文件，一般性文件由分管副總經(jīng)理簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審核后簽發(fā)。

文件簽發(fā)、印制的程序：

主辦部門(mén)起草并填寫(xiě)發(fā)文單→送分管副總經(jīng)理（總經(jīng)理）審核→送辦公室核稿（提供文件拷貝）→由辦公室編號(hào)→由辦公室修改、打印→裝訂分發(fā)。

四、文件制發(fā)與歸檔

（一）文件制發(fā)。經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件，要及時(shí)交辦公室核稿和印制。由文書(shū)進(jìn)行登記，編制發(fā)文文號(hào)，核定印制份數(shù)，文件經(jīng)校對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后發(fā)送。文件按發(fā)送時(shí)間分為特急件、急件和一般文件。對(duì)特急件辦公室要隨到隨印制并發(fā)送；急件要抓緊印制并發(fā)送；一般文件要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)印制并發(fā)送。

（二）文件歸檔。所有文件制發(fā)完畢后，文件底稿交給辦公室文書(shū)，由其妥善保存，于次年年初統(tǒng)一分類(lèi)整理、立成案卷。