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    會計檔案管理辦法

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    會計檔案管理辦法

    會計檔案管理辦法

    第一條為加強會計管理,特制定本管理辦法。

    第二條企業的會計檔案包括:會計憑證、會計帳簿、會計報告、查帳報告、驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要文件,如合同、章程、董事會計等各種會計資料。

    第三條會計檔案的保存。

    由財務部專人負責保存會計檔案,定期將財務部歸檔的會計資料,按順序立卷登記有效。

    會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類,具體和保管年限詳見附表。

    會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,經部門經理審查,總經理批準,報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊,銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加,并在銷毀單上簽名或蓋章。

    第四條會計檔案的借用。

    財務人員因工作需要查閱會計檔案時,必須按規定順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關借用手續。

    集團內各單位若因公需要查閱會計檔案時,必須經本單位領導批準證明,經財務經理同意,方能由檔案管理人員接待查閱。

    外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信,經財務經理同意后,方能由檔案管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。

    會計檔案一般不得帶出室外,如有特殊情況,需帶出室外復制時,必須經財務部經理批準,并限期歸還。

    第五條由于會計人員的變動或會計機構的改變等,會計檔案需要轉交時,須辦理交接手續,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

    第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業。

    會計檔案保管期限

    檔案名稱保管期限

    (一)會計憑證類

    1.原始憑證、記帳憑證15年

    其中:涉及外來和對私改造的會計憑證永久

    2.銀行存款余額調節表3年

    (二)會計帳簿類:

    1.日記帳15年

    其中:現金和銀行存款日記帳25年

    2.明細帳、總帳、輔助帳15年

    3.涉及外來和對私改造的會計帳簿永久

    (三)會計報表類:

    1.主要財務指標報表3年

    2.月、季度會報表15年

    3.年度會計報表永久

    (四)其它類:

    1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年

    2.財務成本計劃3年

    3.主要財務會計文件、合同、協議永久

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