文件管理辦法

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1．目的和適用范圍

1.1目的

為確保與體系（包括質量管理體系和環境管理體系，以下同）相關文件的可靠性及有效性，使對體系有效運行起重要作用的各個場所，均能得到相應文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件，以保證體系有效運行。

1.2適用范圍

本管理辦法適用于公司各部門使用的、與體系有關的文件，并包括有關的標準和需方提供的圖樣等外來文件。

2．管理職責

2.1總經理辦公室負責對上級和外部一般性文件的收、轉、發和統一歸檔，并負責組織、編制、更改和管理公司一般性文件。

2.2體系認證辦公室負責有關體系文件的收、轉、發和統一歸檔，并負責組織、編制、更改和管理公司的體系文件。

2.3受控文件的文件管理員負責《文件更改通知單》的存檔，并依照《文件更改通知單》，對更改過的文件使用的有效性負責。

2.4采購計劃、合同及合同評審等文件，由各部門歸口管理。

3．文件的審批

3.1公司管理性文件由總經理審批。

3.2公司技術性文件由主管領導審批。

3.3采購計劃、合同及合同評審等文件由公司主管領導負責審批。

3.4新編制的文件和修訂/更改后的文件均應以發文登記表的形式，明確文件的發放范圍和數量，并交相應文件審批人審批，此書面材料一并作為有關資料與受控文件一起存檔。

3.5受控文件（時效性文件及有特殊格式的除外）應以適當方式標注文件歸口管理部門、文件主要起草人、文件審批人、文件日期、文件實施日期等。

4．文件發放

公司下發的文件，由文件管理部門與文件起草部門協商確定發放范圍，經主管領導審批后（受控文件標出受控號），由文件歸口管理部門發放，文件接受人須在發文登記表中簽收。其中，受控文件的發放范圍不得隨意更改，增發時，須按原發放程序辦理。

5．文件的修訂/更改

5.1由于實際情況發生變化或由于其他原因需要對正在執行的文件的內容做修訂更改時，原則上要求由文件原起草部門負責修訂/更改。受控文件修訂/更改前，應填寫《文件更改通知單》，提出文件更改理由、更改內容等，經原審批人審批后，由此文件的修訂更改部門實施更改，并將《文件更改通知單》（打印件）交文件歸口管理部門存檔。如文件原審批人調出或其他原因而無法審批時，由公司總經理指定的審批人審批，并提供有關資料。

5.2文件更改，若需指定其他人員會簽或審批時，應提供會簽或審批的有關資料。

5.3文件的更改可能對程序、體系或其他單位構成影響時，由更改單位負責采取協調措施，商定實施、更改的合適時間，并由有關部門對受影響的其他文件作相應的修改。

5.4文件有較大更改或更改超過5次以上者或視情況確定換版。

6．管理

6.1文件從起草、審核、淺批到印發、存檔，應遵從本文件規定，上級來文的轉發須填寫發文記錄。

6.2文件管理人員負責將上級來文及時交有關領導及有關人員傳閱。

6.3非受控文件的管理：由業務主管部門負責登記下發。

7．文件的收、轉、發

7.1集團公司的受控文件，由體系認證辦公室登記后存檔或轉發。

7.2公司起草的受控文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標示，連同批準的有關資料一同交文件發放人員；文件發放人員按發放數量復印，填寫發文登記表，按文件發放范圍和數量下發，并將原文原件連同相關資料存檔。

7.3當受控文件需要進行轉移時，應首先將文件送交發問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉發，不可私自轉發。

8．文件損壞/丟失

受控文件在有效期內丟失或損壞，應由丟失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補發；對于丟失文件，文件歸口管理部門在原發文登記表中所丟失文件的備注欄內注明“丟失”和丟失日期，并補發該文件，登記新的受控號；對于損壞文件，在補發該文件的同時應銷毀就舊文件，補發文件受控號不變，不再重新登記。

9．文件的作廢

作廢的文件應及時收回并銷毀，時效性受控文件不再收回和銷毀，逾期自行作廢。對有必要存檔或為積累知識而保留的作廢文件須有作廢標記，以免誤用。

10．文件的領取及保存

領取時，須在發文登記表上簽名，文件領取人應對所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

11．記錄保管

非時效性（非）受控文件的發文登記表，在文件作廢后仍需保存3年。時效性（非）受控文件發文登記表在文件作廢后仍需保存1年。

附加說明：

本文件歸口單位：

本文件起草人：本文件批準人：

本文件日期：本文件實施日期：