文件材料整理制度

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一、本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，由各部門收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有，長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。

二、歸檔范圍

凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍，具體內(nèi)容詳見本單位的《檔案分類類目、基本歸檔范圍和保管期限表》。

三、歸檔時(shí)間

各部門要按時(shí)收集、整理各類文件材料。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在次年三月底前收集齊全，六月底前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。案卷檔案必須在結(jié)案后三個(gè)月內(nèi)歸檔，基建檔案在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。采用邏輯歸檔的電子文件實(shí)時(shí)進(jìn)行，并定期完成物理歸檔，采用物理歸檔的電子文件定期進(jìn)行，具體按《南通市〈電子文件歸檔與管理規(guī)范〉實(shí)施細(xì)則（試行）》的要求執(zhí)行。

四、歸檔要求

凡歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、行文規(guī)范、書寫工整、字跡清晰、簽署手續(xù)完備，手寫材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，打印件采用激光打印機(jī)，電子文件的脫機(jī)載體使用光盤。不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水、針式打印機(jī)或噴墨打印機(jī)、軟磁盤等。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件，會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡(jiǎn)要說明（內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、拍攝者），音像帶要附內(nèi)容提要和解說詞，電子文件要求真實(shí)、完整，并準(zhǔn)確說明配套的軟硬件環(huán)境，且使用標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式。

五、歸檔份數(shù)

本單位發(fā)文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應(yīng)門類檔案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編”。

基建檔案本單位必須保存一套原件。

電子檔案脫機(jī)保存三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。

其他各類檔案均歸檔一份。

六、歸檔手續(xù)

各部門整理歸檔后按規(guī)定移交綜合檔案室，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。