交通局檔案管理制度

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第一章總則

第一條為加強局檔案管理，進一步提高檔案管理水平，根據《國家檔案法》及國家有關檔案管理的規定，制訂本制度。

第二條檔案是指局在各項管理活動中形成的全部檔案的總和，包括黨政工團、勞動工資、教育培訓、財務管理、技術管理、公路建設、公路養護、路政管理、計劃統計等各項業務活動中形成的檔案。

第三條檔案工作是局各項管理工作的基礎，是維護局經濟利益、合法權益和歷史面貌的一項工作。

第四條局檔案實行集中統一管理。

第二章檔案管理體制

第五條局成立綜合檔案室，負責統籌、協調、組織、管理本局檔案工作；配備專職檔案員，負責綜合檔案室的日常管理工作和各項具體的檔案工作。

第六條綜合檔案室歸局辦公室管理，由局主管行政工作的領導分管。

第七條各科室（部門）應指定兼職檔案員，負責本科室（部門）形成的文件材料積累、整理和按時向綜合檔案室移交歸檔工作。

第三章文件材料形成與歸檔

第八條凡屬局在各項業務工作中形成的具有保存價值的文件材料都必須向綜合檔案室歸檔。歸檔的具體范圍、時間和技術按歸檔制度的規定執行。

第四章檔案管理

第九條局檔案分為文書檔案、科技檔案（含基建檔案、專門檔案）、會計檔案、聲像檔案。其中文書檔案按年度-問題（或內部機構）進行分類，科技檔案按工程項目進行分類，會計檔案按憑證、帳簿、報表進行分類，聲像檔案（含照片、錄音、錄像帶（盒）、VCD）分別在其上面標明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素進行分類。

第十條編制案卷目錄、卷內文件目錄、專題目錄等檔案檢索工具，按《檔案著錄規則》進行。

第十一條檔案鑒定。根據上級有關部門規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（15年以上）和短期（15年以內的）三種。

第十二條建立檔案管理統計工作。編制基本情況統計表,對檔案數量、檔案借閱人次、檔案的利用效果進行統計。

第十三條檔案庫房管理。配備專門檔案庫房，做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等八防工作。

第十四條檔案管理現代化。逐步采用以電子計算機為主，包括縮微技術和辦公自動化等現代化管理手段。

第五章開發檔案信息

第十五條在局內部實行檔案定點閱覽。

第十六條在保證不泄密的前提下，對內對外交流檔案目錄。

第十七條在檔案信息開發與使用中，必須嚴格遵守保密制度。

第六章檔案借閱制度

第十八條局所有工作人員都有保護檔案的義務。

第十九條因工作需要在綜合檔案室內查閱檔案，必須辦理登記手續。屬保密的檔案必須根據密級分別由局辦公室負責人或局領導審批，方能借閱。會計檔案和人事檔案還須分別經財務部門和人事部門負責人審核，報局領導審批后方能借閱。

第二十條借出和歸還檔案時，必須辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。

第二十一條檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。

第二十二條借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄表。

第二十三條檔案管理人員調出或崗位調整時，必須清理移交檔案文件后方可辦理調出或崗位調整手續。

第二十四條外單位人員借閱檔案必須持有單位介紹信和本人工作證，并辦理有關手續。