衛生局檔案行政教育制度

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為了加強本局檔案管理，根據上級有關文件精神，結合本局實際，特制定本制度。

一、職責分工

1、由分管行政的副局長分管檔案工作；由辦公室負責管理局檔案室，并確定一名檔案員。

2、本局各類檔案，包括各科室及設在本局的臨時機構業務工作中形成的檔案材料，由局檔案室集中統一保管。

3、各科室辦理的各種年報、調查、統計、登記資料，批復、通知，招工、招干、調動材料，工資升級方案等，由各科室承辦人立卷；由局統一收發的文件材料由檔案員立卷。

4、立好的案卷，交給檔案員統一編號、存檔，其他人員不得保存應存檔的公文。

二、人事檔案管理

1、人事檔案管理的范圍和對象：各類流動人員和要求人事的中專以上學歷的畢業生（包括成人高校、高等教育、自考、遠程教育和學歷考試的畢業生）、專業技術人員和管理人員。

2、人事檔案接收。接收人事檔案要認真核查，核查無誤方可簽收。拆封人事檔案袋要做到“三查”：一查檔案袋有無破損；二查封口有無異常；三查材料是否齊全。人事檔案要及時登記造冊，做到隨到隨登記，不拖延，不漏登。

3、人事檔案的保管。人事檔案的保管要嚴格按照有關干部檔案管理制度執行，做到“五防”，即防火、防潮、防蛀、防咬、防盜。有關本人的工資、職稱、獎懲、考核等材料，要及時收集歸檔，并定期整理裝訂，要通過電腦排序和姓氏排序二套檢索目錄。檔案存放要科學規范，整齊有序，以便查閱。

4、人事檔案的轉遞。凡調出本區范圍的人事檔案，憑單位錄用證明及調檔通知，辦理調檔手續。外調檔案要密封轉遞，及時注銷登記。除由組織上派人調檔外，其他都要通過機要通信轉遞，并要附簽收回執。人事檔案的接收和轉遞，要建立專用登記本，以備考查。

三、文書檔案管理

1、立卷范圍：本局在工作活動中形成和使用的，經過辦理完畢、具有查考價值的收和發的文件、公函、照片、內部資料、會議記錄、本局大事記等，一般都應立卷保存。

2、立卷件之間的歷史聯系，反映機關工作活動的特點和真實面貌，便于保管和利用。要以本局（含臨時機構）形成的文件為立卷的重點。公文立卷應按照機關工作規律，保持文件有關材料整理齊全，并根據文件的作者、內容、文種、時間等特征分類整理組卷、編好頁碼，填好卷內目錄和備考表，裝訂整齊。案卷標題要準確反映卷內文件作者、內容和文種，并接規定確定保管期限。每年的檔案統一編號后，還要編制案卷目錄和全引目錄，以便查閱和移交。

3、各科室對上一年業務檔案，一般應在次年4月底前做好立卷工作，及時移交局檔案室。經保存使用5－10年后再統一向檔案館移交。

四、檔案保密制度

1、凡未開放的檔案均屬保密范圍，有關人員必須嚴格執行省保密委員會制定的《保密守則》，做到“十不”，嚴守檔案機密。

2、改善檔案存放設施，加強安全防范；借閱檔案必須嚴格執行審批手續；各業務科室尚未歸檔的案卷，須有專人保管，明確職責，按時歸檔。

3、及時清退注有密級的文件資料，妥善處理保密廢紙。不屬立卷范圍的材料以及多余的文件，整理后由檔案室上交檔案館統一處理，以防失密。

五、檔案查閱制度

1、檔案管理要與開發利用并重。凡因工作需要查閱本局檔案的，檔案室應給予方便。本局各科室查閱本科室立卷上交的檔案材料，可直接向檔案室查閱；凡查閱本科室工作（業務）以外的檔案資料，需經分管領導批準。

2、查閱檔案一般在檔案室內閱看，本局人員如需借閱，則要辦理登記手續，并及時歸還，最長不超過一周。

3、外單位查閱本局檔案資料，需持介紹信，并注明查閱目的和內容，辦事登記手續，經分管領導批準后方能查閱。一般不外借、不復印。如確需復印的，經分管領導批準，由檔案員辦理。

4、查閱檔案資料的內容，限定在同意查閱的范圍內；如需摘錄的，須全面完整，核對無誤，否則無效。

5、查閱人員要愛護檔案資料，嚴禁在檔案資料上畫圈、劃線、折疊、涂改、裁剪。借閱的檔案，不許轉借，不許無關人員翻閱。

6、及時反饋和記錄檔案利用情況。

六、檢查考核制度

1、檔案管理情況每季度初檢查一次，發現問題及時報告，并采取防范措施。

2、檔案柜內不得存放與檔案無關的物品或作它用；經常打掃和保持庫房清潔衛生，各類檔案應分門別類存放，并配備樟腦丸等防蟲藥物。

3、為了切實搞好檔案工作，今后每年的四月份，由辦公室牽頭，各科協助，對全局的文書檔案材料的歸檔、立卷、匯攏、移交和保密等情況進行一次全面的檢查，發現問題，及時處理。

4、檔案檢查考核情況列入干部年終崗位目標責任制考核內容之一。