學(xué)生檔案管理意見

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各中小學(xué)校（含中等專業(yè)學(xué)校）在教學(xué)管理和教學(xué)研究中形成了各種載體的檔案材料，這是學(xué)校工作的真實(shí)記錄，是考察教學(xué)工作、研究教學(xué)歷史的依據(jù)和必要條件，也是科學(xué)管理學(xué)校的基礎(chǔ)。收集、整理、保管好學(xué)校檔案是各學(xué)校的重要任務(wù)，是教學(xué)工作中一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，具有十分重要的意義。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合我市的實(shí)際情況，對(duì)全市中小學(xué)校檔案工作提出以下意見：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，理順體制

（一）各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)把檔案工作提到議事日程，明確一名校長分管檔案工作，經(jīng)常幫助研究解決工作的實(shí)際問題。并把文件材料的形成、積累和立卷、歸檔工作，納入學(xué)校和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，在安排教學(xué)計(jì)劃，進(jìn)行教學(xué)科研的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)把有關(guān)材料的形成、歸檔工作，列入下達(dá)，在檢查工作的同時(shí)檢查檔案的管理情況，使其做到經(jīng)常化、制度化。

（二）學(xué)校檔案是國家檔案的重要組成部分，要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，建立健全學(xué)校檔案工作，達(dá)到完整、系統(tǒng)、安全和便于利用的要求。

（三）為了搞好學(xué)校檔案的管理工作，全市各級(jí)中小學(xué)校都應(yīng)建立綜合檔案室，由學(xué)校辦公室或教導(dǎo)（務(wù)）處領(lǐng)導(dǎo)，條件好的，規(guī)模較大的的學(xué)校可設(shè)校屬檔案科（處），鎮(zhèn)村小學(xué)建立綜合檔案室條件不具備的，也要在辦公室或教導(dǎo)（務(wù)）處設(shè)立檔案專櫥，由專人管理。

（四）各學(xué)校要根據(jù)工作量大小，配備適應(yīng)檔案工作需要的專兼職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要先配后調(diào)，并嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。學(xué)校各處、室、教研（教學(xué)）組，要配備兼職人員負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集整理和歸檔工作。檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇，按教育專業(yè)技術(shù)人員或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。

（五）各級(jí)教育主管部門要認(rèn)真履行國家規(guī)定的管理體制，加強(qiáng)對(duì)所屬學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，研究解決好學(xué)校檔案工作體制、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)開支等問題；各級(jí)檔案行政管理部門要協(xié)助各級(jí)教育主管部門搞好學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。并與各教育主管部門共同做好檔案干部的崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)研究工作。

二、檔案室的職責(zé)和任務(wù)

各學(xué)校綜合檔案室要認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，做好本職工作。

（一）建立健全各種檔案的收集、立卷、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定等規(guī)章制度。

（二）負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各類文件材料的形成和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（三）對(duì)接收入室的檔案，進(jìn)行分別類，系統(tǒng)整理、編目、排列，切實(shí)做好技術(shù)保護(hù)工作。根據(jù)各類檔案的保管期限，組織并參與對(duì)檔案的定期鑒定與銷毀工作。

三、文件材料的收集與歸檔要求

（一）學(xué)校在日常教學(xué)管理活動(dòng)和對(duì)外社會(huì)活動(dòng)中形成的具有查考利用職權(quán)價(jià)值的文件材料及音像等，均應(yīng)收集整理歸檔，任何單位和個(gè)人均不得將立卷歸檔的材料據(jù)為己有或者不予歸檔。

（二）學(xué)校檔案室及管理人員對(duì)收集的各類檔案材料，應(yīng)按分類綱目加以整理，并按規(guī)定要求于次年第二季度前立卷歸檔。

（三）納入歸檔范圍的圖文材料，應(yīng)是油印件，亦可以鋼筆或毛筆用藍(lán)色或碳素墨水書寫；用純蘭墨水、紅墨水、鉛筆書寫或復(fù)印件、色帶打出件等不耐久材料，需經(jīng)復(fù)制后方可歸檔。應(yīng)歸檔管理的音像制品，要保證聲音清楚，圖像清晰。

四、檔案的保管與利用

（一）檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。對(duì)學(xué)校有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管；對(duì)學(xué)校在較長時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的列為長期保管，保管期限為十六至五十年；對(duì)學(xué)校在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案列為短期保管，保管期限為十五年以下。

（二）各學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立專用檔案庫房，配備專用鐵質(zhì)檔案箱。檔案庫房要設(shè)置防火、防盜、防高溫、防有害氣體和有害生物等設(shè)施，配備去濕機(jī)、吸塵器、溫濕度記錄儀器等設(shè)備，切實(shí)做到檔案的安全保管。

（三）學(xué)校檔案部門及其管理人員，應(yīng)對(duì)庫存檔案經(jīng)常檢查、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。并根據(jù)教育工作的需要，編制適用的檢索工具，編研參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為教學(xué)管理和其他各項(xiàng)工作提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對(duì)保密檔案，必須嚴(yán)格按《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定辦理。凡到學(xué)校利用檔案者要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自拆卷、摘錄、翻印，不得圈注和涂改，否則按有關(guān)規(guī)定處理。對(duì)重要檔案的查閱利用，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（四）根據(jù)檔案的鑒定原則和檔案保管期限，對(duì)經(jīng)過按規(guī)定程序鑒定后確認(rèn)已失去保存和利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列出銷毀清冊(cè)。檔案銷毀必須在指定地點(diǎn)由二人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。