規(guī)范合同管理流程合同風險工作意見

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合同管理是企業(yè)重要管理內(nèi)容之一，合同管理的主要目標是優(yōu)化流程，降低風險及提高效率。合同管理一般經(jīng)過合同策劃、調(diào)查、初步確定準合同對象、談判、擬定合同文本、審核、正式簽署、分送相關部門、履行、變更或轉讓、終止、糾紛處理、歸檔保管、執(zhí)行情況評價等環(huán)節(jié)構成。可以將合同管理劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、處理糾紛等程序。

合同管理風險主要集中顯現(xiàn)在履行階段，但也隱含在整個合同管理流程中，尤其以合同準備階段為甚，且是各種因素綜合影響的結果。規(guī)避合同管理風險，可以從合同管理流程入手，在合同管理的每一個流程中均存在風險，要加強合同流程管理，我們就應在合同準備、合同簽署、合同履行中三個開展工作，規(guī)范合同管理流程，以達規(guī)避合同管理風險的目的。

一、加強合同準備階段的管理，規(guī)避風險

合同準備階段的管理主要從合同策劃、調(diào)查、談判、合同文本、審核等方面入手。

(一)合同策劃管理：在合同策劃階段存在不能滿足企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務目標的風險。我們要從以下兩個方面加強管理：一是要審核合同策劃目標與企業(yè)戰(zhàn)略目標和業(yè)務目標的一致性；二是在合同管理制度中明確規(guī)定不得將需要招標管理的重大合同拆分為不重大的合同，并建立相應的責任追究制度。

(二)合同調(diào)查管理：在合同調(diào)查過程中對被調(diào)查對象做出不當評價會給合同管理工作帶來風險。這種風險主要體現(xiàn)在對被調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽給予過高評價的風險。要控制這類風險，我們要從是提高合同調(diào)查人員的專業(yè)素質和責任心，在充分收集相關證據(jù)的基礎上做出恰當?shù)呐袛嗉敖⒑贤瑢ο蟮纳虡I(yè)信用檔案等方面加強管理。

(三)合同談判管理：加強合同談判管理的主要方法是組建素質結構合理的談判團隊，如要求談判團隊中除了有經(jīng)驗豐富的業(yè)務人員外，還應當有談判經(jīng)驗豐富的技術、財會、審計、法律等方面的人員參與談判，必要時還應當聘請外部專家參與合同的相關工作；在談判過程中，談判團隊及時總結談判過程中的得失，研究確定下一步談判的策略等，充分發(fā)揮團隊的智慧；在整個過程中，強調(diào)并做好保密工作。

(四)合同文本管理：要嚴格執(zhí)行合同審核制度，規(guī)避合同文本內(nèi)容和條款不當?shù)娘L險。合同內(nèi)容和條款存在的不合理、不嚴密、不完整、不明確或表述不當，可能導致重大誤解的現(xiàn)象要杜絕；合同內(nèi)容不違反國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)業(yè)政策等。

(五)合同審核管理：要提高合同審核人員的專業(yè)素質；劃分合同起草人員和審核人員的責任；制定合同審核操作指南；建立合同審核工作底稿；實施合同管理責任追究制度等。在合同審核過程中要提高合同審核人員專業(yè)素質和端正其工作態(tài)度，發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當?shù)娘L險；發(fā)現(xiàn)了的問題要提出恰當?shù)男抻喴庖姡缓贤鸩萑藛T要充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議。

二、加強合同簽署階段的管理，規(guī)避風險

合同簽署階段的管理主要包括合同正式簽署、合同分送相關部門等方面的管理。

(一)合同正式簽署管理：我們要嚴格劃分各類合同的簽署權限，嚴禁超越權限簽署合同；嚴格合同印章管理，確保只為符合管理程序的合同文本加蓋合同印章；要堅持合同必須由雙方當事人當面簽訂；并采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質合同書、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對合同內(nèi)容加以控制，防止對方單方面改動合同文書等。

(二)合同分送相關部門管理：要實施合同簽收制度，并指定專人負責合同的日常保管，并為合同保管提供相應的條件；建立合同管理的責任追究制度等。

三、加強合同履行階段的管理，規(guī)避風險

合同履行階段的管理主要包括合同履行過程管理、合同變更或轉讓管理、合同糾紛處理管理等。

(一)合同履行過程管理：簽約前要認真調(diào)查對方的履約能力和商業(yè)信譽等情況，盡量只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽的單位簽訂合同；在合同中要明確規(guī)定違約責任；要求對方為履行合同提供相應的擔保措施；對合同履行過程進行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能或違約行為，則要采取相應措施將合同損失降到最低等。

(二)合同變更或轉讓管理：在合同變更或轉讓過程中我們要確保規(guī)定合同變更或轉讓需向相關負責人報告；合同變更或轉讓的內(nèi)容和條款必須與當事人協(xié)商一致；變更或轉讓后的合同視同新合同，需履行相應的合同管理程序等。

(三)合同糾紛處理管理：合同糾紛處理的管理時要在明確規(guī)定合同糾紛的處置辦法、明確各類人員在合同糾紛處置中的責任的基礎上，制定恰當合同糾紛處置方案并落實。