黨校檔案的管理和利用

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黨校檔案是在各級(jí)黨委直接領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展學(xué)習(xí)和宣傳馬克思列寧主義、思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想及黨的路線、方針、政策，圍繞國(guó)際國(guó)內(nèi)出現(xiàn)的新情況新問(wèn)題開(kāi)展理論研究，增強(qiáng)學(xué)員的黨性素質(zhì)而留下的歷史蹤跡，是一筆寶貴的歷史財(cái)富。

一、黨校檔案的歷史重要性

黨校檔案是我黨歷史的文化積淀，是黨活動(dòng)的影像。留住了檔案，就留住了黨的歷史。走進(jìn)檔案庫(kù)房，我們就走進(jìn)了共產(chǎn)黨歷史的長(zhǎng)河之中。通過(guò)黨校檔案的利用，我們不但可以了解黨的過(guò)去，再現(xiàn)黨的歷史，還可以規(guī)劃我黨的未來(lái)，也是反觀我黨歷史的一面鏡子。過(guò)去，人類(lèi)及其創(chuàng)造的歷史，都是順時(shí)間正向進(jìn)行的，人們留不住時(shí)間，所以，過(guò)去的事將永遠(yuǎn)過(guò)去。但是，檔案可以實(shí)現(xiàn)歷史事件發(fā)生和演變的時(shí)空變換。隨著黨校檔案工作信息化的不斷提高和計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，黨校檔案也打破了歷史事件發(fā)生的時(shí)間界線，可以在空間坐標(biāo)的一個(gè)點(diǎn)上，了解我黨認(rèn)識(shí)空間范圍內(nèi)的所有事情。

二、黨校檔案制度的重要性

黨校制定檔案制度要以確保歸檔文件的真實(shí)、完整、有效為目的，并將其管理納入黨校信息化建設(shè)，還要將公文和檔案管理整合成統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)。要具體明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，黨校檔案管理人員、設(shè)備的配置要求和管理職責(zé)，文件形成部門(mén)的管理崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)規(guī)范、處理程序、工作要求，特別要明確黨校檔案部門(mén)對(duì)上述工作負(fù)有督促、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，使檔案管理對(duì)文件的前端具有實(shí)際的控制權(quán)。要建立完善的干部培訓(xùn)教育檔案制度，把黨員干部培訓(xùn)納入正規(guī)化和規(guī)范化渠道，以規(guī)章制度執(zhí)行為著手點(diǎn)，進(jìn)一步提高自身的業(yè)務(wù)工作能力，切實(shí)做到各項(xiàng)制度的落實(shí)。

三、黨校檔案管理的重要性

對(duì)于黨校檔案文件的集中統(tǒng)一管理，有利于解決檔案管理中復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題。黨校檔案形成的規(guī)律告訴我們，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，文件辦理完畢，經(jīng)過(guò)鑒定、整理、歸檔后形成檔案。要做好文檔管理工作，需要從以下三個(gè)方面加強(qiáng)。

一是要進(jìn)一步提升檔案工作的留存意識(shí)。雖然黨校檔案涉及面較廣，工作資料較多，但只要提高歸檔的意識(shí)，及時(shí)注重對(duì)教學(xué)檔案的整理歸檔存查工作，就能做好資料保存，以確保今后黨校工作“有案可查”。

二是推進(jìn)黨校檔案工作信息化。目前黨校的檔案實(shí)體已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，從最初簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件的處理發(fā)展到目前紙質(zhì)文件和電子文件并存，電子文件又分為文本文件、圖像、圖形、影像、聲音文件和超媒體文件等，黨校檔案實(shí)體也得到不斷豐富。黨校檔案從過(guò)去單純的文件收發(fā)整理到在檔案管理拓展服務(wù)，引入信息化管理，使黨校檔案工作越來(lái)越受到重視，其作用也愈加明顯，黨校檔案工作信息化已成為重要趨勢(shì)。制訂電子文件歸檔范圍和保管期限是制度體系建設(shè)中的嶄新課題，且不可能一蹴而就。隨著電子文件的普及，越來(lái)越多的電子文件，如多媒體文件、超文本文件等，不可能形成紙質(zhì)文件，從而無(wú)紙質(zhì)文件可以對(duì)應(yīng)。隨著計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用，形成大量微觀性電子文件，如業(yè)務(wù)過(guò)程性文件，這些文件對(duì)黨校業(yè)務(wù)活動(dòng)有較大的利用價(jià)值，但一般都未列入紙質(zhì)文件的歸檔范圍。在黨校檔案保存的過(guò)程中，既要保存書(shū)面檔案，又要留存相對(duì)應(yīng)的電子檔案，以提高文檔的查閱方便。為了解決電子文件的可讀和有效，電子文件歸檔還須包括傳統(tǒng)歸檔范圍未列入的背景信息和結(jié)構(gòu)信息。電子檔案具有查閱便捷、保存可靠、資源耗費(fèi)小等優(yōu)點(diǎn)。由于歸檔電子文件存儲(chǔ)的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質(zhì)文件。當(dāng)代計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的海量化緩解了現(xiàn)代信息量激增和存儲(chǔ)能力不足的矛盾，磁帶機(jī)、磁盤(pán)機(jī)、光盤(pán)等外存儲(chǔ)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，日趨成熟，使大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)具備有利條件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質(zhì)檔案一致，也可延長(zhǎng)，原則上能保存多長(zhǎng)就保存多長(zhǎng)。

三是加強(qiáng)對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)規(guī)范化管理。隨著黨校檔案管理采用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)硬件以及各種檔案軟件，大大方便了檔案人員的檔案管理工作，黨校檔案也進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。檔案工作無(wú)小事，它是對(duì)一個(gè)單位、個(gè)人歷史沿革的記載，是歷史事件的見(jiàn)證。黨校檔案工作必須嚴(yán)格按照我國(guó)檔案法，不斷完善自身檔案工作的規(guī)范化。近年來(lái)，黨校檔案管理人員定期參加各級(jí)檔案專、兼職人員檔案知識(shí)講座、專題研討會(huì)和培訓(xùn)班等活動(dòng)，不斷改善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)了黨校檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

四、黨校檔案利用的重要性

在黨校檔案信息利用方面，要注意把握好尊重公民的隱私權(quán)和保證涉及不能公開(kāi)的文件不得泄漏。像在日常的工作中，會(huì)碰到有畢業(yè)多年的學(xué)生來(lái)查其丟失的學(xué)歷檔案或者失去聯(lián)系的其他校友的家庭聯(lián)系方式等情況，作為檔案工作人員應(yīng)當(dāng)尊重當(dāng)事人的隱私權(quán)。根據(jù)國(guó)家《保密法》、《檔案法》規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際情況，可以

對(duì)除了涉及國(guó)家、黨校秘密的，或涉及個(gè)人隱私、未經(jīng)鑒定、不宜開(kāi)放以外的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。要做好檔案工作，就必須學(xué)習(xí)好各類(lèi)文件歸檔要求，提高檔案工作的規(guī)范化和一致性，為黨校進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)方法、摸索教學(xué)模式提供大量詳實(shí)的第一手客觀資料。