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鄉鎮機關管理是行政管理中比較特殊的工作,其水平好壞直接影響到機關工作運轉效能的高低。鄉鎮機關管理的內容也非常繁雜,接待來客事務用車督辦工作上傳下達干部生活機關衛生對外宣傳等等。如何做好機關管理,筆者認為應該從精細化上下功夫。尤其是在涉及降低行政運轉成本提升行政效能上,更要立足精細。
一機關精細化管理的具體實例
筆者所在的鄉鎮是一個貧困鄉鎮,群眾人平純收入不到3500元,經濟總量不高,歷史原因形成的財政包袱十分沉重,降低行政成本提高行政效能發展地方經濟對當地黨委政府來說,顯得非常重要和十分迫切。筆者2008年開始從事機關管理工作至今,在機關精細化管理上有一些探索,也取得了較好效果。
1落實政令講究督促檢查。政令暢通是確保上級意志變成現實的基礎,也是衡量一級黨委政府的執行力。管機關的重要內容之一就是保政令暢通,包括上級政令和本級政令。筆者編制了《機關文件登記和督辦表》,不但登記收文時間等相關內容,還登記了文件提出的工作要點或書記批示,突出時間要求。對照文件登記情況進行事務督促。例如全市大眾運動會體育項目比賽要求在4月10日之前上報名單,而收文時間是三月初,時間跨度長,為了不讓事情貽誤,筆者便多次提醒承辦人上報。例如書記批示要盡快對某項工作形成方案并上報,筆者便多次提醒承辦人按照書記批示的內容去辦結。在督辦表上,需要承辦的文件內容一目了然,辦結了的做標記,沒有辦結的及時提醒。對于鄉黨委政府作出的決定決策,機關成立了督查考評組,由人大紀委辦公室人員組成,及時對鄉黨委政府決策決定的重點工作中心工作進行督查,并發督查通報,配套獎懲措施。此外,在文件辦理上,在辦公室設立了黨政領導傳閱件文件夾,每兩周更新一次,確保上級相關文件精神能夠準確高效傳達到每一名黨政領導處。
2招待來客注重特色實惠。鄉鎮機關食堂是機關干部用餐的主要場所,也是機關對外接待的主要場所。食堂也是機關管理的重要內容。如何讓食堂在干部用餐上,在招待來客上既實惠又有特色,也需要在精細上做文章。一是編制菜譜。編制菜譜的目的有三,一個是便于點菜。二個是便于核算價格。基本原則就是主料的成本價乘以二為菜價。如此既能保證分量,又能夠讓食堂有所利潤。確保食堂一定利潤空間在維持食堂運轉提升質量服務上也起著關鍵作用。三個是新增花樣,心中有數。例如過去食堂不做鴨子菜,但鴨子具有滋陰清火的效果,也是大眾普遍喜歡的菜,尤其是夏季比較適合。今年便增加了啤酒鴨冬瓜鴨肉湯這兩道菜。今年比去年新增加的菜多達二十多種。二是實行點菜制。點菜制主要是針對來客個人喜好來客級別以及季節特點將服務做到更人性化更節約。每一張用餐通知單上都寫明了菜譜,食堂根據菜譜情況安排,方便操作,也消除了安排的隨意性。而且根據來客情況,在確保分量的情況下,一份菜作兩桌用,既節約了成本,避免了浪費,又增加了品種。三是體現地方特色。筆者所在的鄉盛產紅薯粉以及粉絲,但食堂基本不利用這些原料做菜,今年筆者根據地方特色,指導食堂開發出了酸辣粉絲瘦肉粉絲湯雞肉粉絲湯炒粉皮,這幾道菜成本十分低廉,但是味道可口,深受來客歡迎。此外,還有節氣等特殊日子的安排,例如三月三,食堂給機關干部安排了弟妹菜煮雞蛋。計劃夏天食堂為機關干部提供荷葉茶等和綠豆粥等涼茶冷飲。
3用車費用創新計算方式。機關用車開支在機關開支中比率大分量重,而且很難降下來。過去基本上用車算價都是司機說了算,說多說少的隨意性很大,不太好掌握。筆者今年在機關用車費用計算上創新了方式方法,將車費分為起步價和時長價。起步價和時長價根據距離長短而不同。比如說,筆者所在的鄉到縣城原來定價是75元每趟(單程或者往返),如今是65元每趟次的起步價(往返),時間是在2.5小時之內,每超過一個小時加15元。因為去縣城時間核定為50分鐘到1個小時,來回就是100分鐘到2個小時,在縣城辦事時間限定在30分鐘到50分鐘之內。這樣核算,一方面增強干部辦事的時間觀念,拖延時間越長,成本開支越大。一方面便于計算。有時候線路很復雜,用車者完全不能控制和計算用車費用,只能由司機自己核定。通過起步價加時長價,將用車費用通過耗時計算就簡單很多了。比如機關出車到兩個或以上的村去,那就以最遠村進行核算起步價和時常價。這種核算方式既節約了用車開支,又為司機節約了時間,提高了他們的出車率,也深受司機認同。
二機關精細化管理的初淺體會
機關管理內容很多很雜,筆者除了在上述三個方面有實踐外,還有許多方面在嘗試在探索。也感覺到機關管理工作不容易做,要做好不容易。
1機關精細化管理以強烈的責任意識和豐富的知識作為基礎。機關管理需要心細需要吃苦耐勞需要絞盡腦汁。沒有強烈的責任意識便做不好機關管理。機關管理是一個難以有政績難以現成績的工作,而且,機關運轉也已經形成了自己的模式和規矩。所以,沒有責任感則不可能去突破舊框架舊套路舊作法而建立新思路新體制。沒有豐富的知識也做不好機關管理。機關管理牽涉面很廣,作為機關管理者,必須熟悉各個方面的知識,例如文件處理食堂管理甚至包括人力資源管理。只有知識面廣,才能找到知識與工作的交點,利用知識去開拓工作局面創新工作方法。
2機關精細化管理以主要領導的支持和機關干部的配合作為后盾。機關管理跟干部工作生活密切相關。離不開主要領導的支持和機關干部的配合。主要領導的支持主要體現在兩個方面,一個是推出制度。機關管理各項制度規定必須首先得到領導的支持認可才能推出。二個是執行制度。機關各項制度規定在執行上,主要領導是監督者,按規矩操作則不亂套,按制度辦事則威望樹,當獎則獎,要罰則罰。機關干部的配合也非常重要,主要表現在兩個方面:一個是積極響應遵守。對于機關精細化管理配套的各項制度操作方法,機關干部都要積極響應,樹立集體觀念,樹立規矩意識,樹立效率意識。許多操作層面上的事需要機關干部自覺自律,主要領導和機關管理者無法一一管到位。二個是積極建言獻策。機關精細化管理是一個沒有止境的工作,也沒有盡善盡美,作為精細化管理的直接感受者,機關干部如果發現機關精細化管理中的不足和缺陷,應當積極提出改進建議,甚至提交黨委會上討論。
機關管理工作是一門綜合性很強的管理工作,其成績不顯山不露水,但功夫細致,事務繁雜。尤其是在精細化管理上,更需要我們積極思考努力實踐,使機關管理真正成為行政工作的堅強臂膀。