工程檔案資料管理

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工程檔案資料管理范文第1篇

1.1相關(guān)人員檔案意識薄弱

眾所周知，任何一項(xiàng)建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗(yàn)收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時(shí)間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊(duì)伍就結(jié)束工程，但在短時(shí)間內(nèi)，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時(shí)，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。

1.2建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下

作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗(yàn)收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對資料的堅(jiān)定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價(jià)值的資料，進(jìn)而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng)，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。

1.3缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制

因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以不會對其投入人力、財(cái)力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個(gè)環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

2加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的具體措施

2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識

當(dāng)前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴(yán)重的問題。首先，建立并加強(qiáng)建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識與認(rèn)識，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項(xiàng)目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責(zé)任意識，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實(shí)際工程項(xiàng)目中發(fā)揮作用。

2.2建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制

缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計(jì)劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項(xiàng)目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實(shí)際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實(shí)處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機(jī)制開始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機(jī)制，進(jìn)一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。

2.3明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)

建筑工程檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、時(shí)間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于形成周期較短、時(shí)間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時(shí)間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。

2.4打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊(duì)

建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機(jī)會，定期聘請相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實(shí)施獎懲措施，積極鼓勵員工進(jìn)行自我提升的同時(shí)制定相關(guān)的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。

3結(jié)語

工程檔案資料管理范文第2篇

［關(guān)鍵詞］ 建筑工程； 檔案資料； 管理制度； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044

［中圖分類號］ G275.3 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）19- 0071- 01

1 建筑工程檔案資料歸檔范圍分析

建筑工程的檔案資料范圍十分清晰，依據(jù)本行業(yè)的工作特性，主要包括工程和設(shè)備檔案資料。工程檔案資料是指各類報(bào)批文件（對政府各行政部門的各類報(bào)批文件及批復(fù)文件、對外收發(fā)的文件）、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說明文件，比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理工作文件、工程的施工記錄、工程相關(guān)的會議記錄，以及各種驗(yàn)收證件、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。建筑工程設(shè)備檔案一般是評定和鑒別工程建設(shè)所使用的機(jī)械設(shè)備技術(shù)的文件資料，是實(shí)現(xiàn)工程現(xiàn)代化的技術(shù)保障和后勤服務(wù)，它可以確保工程技術(shù)的正常應(yīng)用，使機(jī)械設(shè)備處于最好的運(yùn)行狀態(tài)。包括建筑工程需要的預(yù)購設(shè)備儀器的申請表、批復(fù)表，購買協(xié)議與合同等；建筑器材的驗(yàn)收單、出廠證明、合格證與保修卡、出廠精度檢驗(yàn)單、隨機(jī)備件圖冊；安裝調(diào)試、試驗(yàn)記錄，存在問題及處理意見；設(shè)備儀器的保養(yǎng)、維修、改裝、報(bào)廢處理等檔案資料。

2 建筑工程檔案資料管理人員的職責(zé)詮釋

作為檔案管理人員，需要符合工作的需要，具備一定的條件。首先要忠于公司，忠于職守，熱愛自身的本職工作，遵紀(jì)守法，具備檔案資料管理的專業(yè)知識和技能，具有較高的職業(yè)操守和良好品行，有樂于奉獻(xiàn)的精神品質(zhì)。作為管理人員要有效做好工程建設(shè)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，為工程建設(shè)提供及時(shí)的服務(wù)，并且及時(shí)積極主動地向上級主管部門匯報(bào)自身的工作，提出工作中的困難和需要解決的問題，自覺接受相關(guān)部門的管理和監(jiān)督。能主動為領(lǐng)導(dǎo)分憂，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。

3 建筑工程檔案資料的保密制度研究

建筑工程檔案資料涉及到重大工程建設(shè)的內(nèi)部資料，對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，所以，建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員，必須有專業(yè)的工作知識、良好的職業(yè)操守，按照公司檔案資料管理的需要，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不泄露公司的機(jī)密。凡涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱時(shí)，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。針對加密的文件或者重要的文檔資料，必須嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，不允許任何人擅自拍照、復(fù)制和傳播，這些必須形成制度性的規(guī)范條例。針對無用的檔案資料，需要采取有效的措施進(jìn)行處理，但前提是保證公司機(jī)密不外泄，必須得到主管部門的允許才能如此操作，并且實(shí)行專人專職專管，在文件處理的過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，嚴(yán)格實(shí)行責(zé)任制。

4 建筑工程檔案資料存放制度分析

在具體的檔案管理工作中，非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱，并且做好相關(guān)的登記工作。檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，有序整理，檔案柜內(nèi)不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如發(fā)現(xiàn)無關(guān)的資料需要及時(shí)清理，如缺失有關(guān)的檔案資料需要及時(shí)還原和正確處理。做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃，保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。及時(shí)檢查，如有問題，立刻反饋，果斷處理。針對檔案資料，有關(guān)儀器設(shè)備的相關(guān)資料最好一式兩份，一份用于存檔，一份用來使用，如果僅有一份的，要將原件資料存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。

5 建筑工程檔案資料安全制度簡介

建筑工程的檔案資料涉及很多的商業(yè)機(jī)密，必須嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。每次長假前應(yīng)對檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消除安全隱患。

6 建筑工程檔案資料查閱利用制度解析

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過規(guī)定的時(shí)間，如需要續(xù)借的，必須嚴(yán)格規(guī)范辦理程序和手續(xù)，做好登記。對于重要的或者破損的文件資料，在查看的過程中，不得使用原件，一律使用復(fù)印件。檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要采取有效措施，確保文件完好無損，不得任意涂畫、丟棄或者損壞，按規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單后方可交付。查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上畫線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，對于造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

工程檔案資料管理范文第3篇

（一）相關(guān)人員檔案意識薄弱

由于建筑工程的特殊性，從工程建設(shè)的招標(biāo)到最終的竣工等各個(gè)階段均涉及到各類資料，不僅繁雜而且量大。此類資料對于工程施工階段的質(zhì)量管理與安全管理極為重要，尤其是數(shù)據(jù)資料的管理是預(yù)防發(fā)生質(zhì)量問題以及安全事故的參考信息，即使在工程竣工之后依然可以為后期的維護(hù)管理提供信息參考。同時(shí)，在利用檔案時(shí)，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導(dǎo)致工程?n案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。

（二）建筑工程檔案資料管理質(zhì)量偏低

在建筑工程檔案管理中，不論是施工前的資料還是施工過程中資料均屬于工檔案管理的內(nèi)容之一，但是由于施工單位在工程管理中將重心放在了工程進(jìn)度、工程成本、工程質(zhì)量的控制上而忽視了對工程檔案的管理，直接導(dǎo)致了工程檔案的完整性與價(jià)值性。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng)，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。

（三）缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制

由于建筑工程的特性，不論是施工企業(yè)還是業(yè)主對于工程檔案管理的重視度均明顯不足，關(guān)注的重點(diǎn)在于成本控制與質(zhì)量層面。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以不會對其投入人力、財(cái)力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制。因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任，全面保障工程檔案資料的完整性。

二、建筑工程檔案資料質(zhì)量管理的強(qiáng)化措施

（一）提高建筑工程檔案資料管理的重視度

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)中得到了普遍運(yùn)用，在建筑工程管理中，強(qiáng)化工程檔子資料管理的信息化是必然趨勢之一，這是時(shí)展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰(zhàn)。基于該形勢，建筑施工單位不得不尋求改變，轉(zhuǎn)變工程檔案管理的理念以提升工程檔案管理工作的效率。就當(dāng)前的發(fā)展，一方面是基于信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣日益普及而催生出來的智能化設(shè)備廣泛運(yùn)用，電子檔案的運(yùn)用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環(huán)保、低碳意識的推動下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理無疑是資源的極大浪費(fèi)。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認(rèn)識到時(shí)展的趨勢，進(jìn)而轉(zhuǎn)變工程檔案管理工作理念，以信息化發(fā)展為前提，改變現(xiàn)有的管理模式以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）強(qiáng)化建筑工程檔案資料管理的質(zhì)量度

其一，對工程技術(shù)資料的表格樣式進(jìn)行統(tǒng)一。當(dāng)項(xiàng)目準(zhǔn)備籌建時(shí)就需要按照本工程的具體特點(diǎn)，制定一套具有可行性的、符合當(dāng)?shù)匦姓芾聿块T和檔案管理部門規(guī)定的竣工資料表格，表格的統(tǒng)一給各參建單位在進(jìn)行工程資料編輯與整理過程帶來了很大的便利，從而有效避免了資料格式多樣化、不規(guī)范化情況的出現(xiàn)；其二，在建筑工程建設(shè)過程中全面開展施工物質(zhì)資料的收集整理工作。建筑工程施工過程中需要運(yùn)用到各類施工材料，是質(zhì)量對于工程項(xiàng)目的質(zhì)量度與安全性產(chǎn)生重要影響，而當(dāng)前施工材料合格證與檢驗(yàn)報(bào)告采用復(fù)印件或未能與原材料同步到達(dá)的現(xiàn)屢見不鮮，如果管理人員未能引起重視，則可能導(dǎo)致相關(guān)材料的缺失進(jìn)而導(dǎo)致施工材料未檢驗(yàn)而直接投入使用的現(xiàn)象，則可能為工程質(zhì)量埋下安全隱患。為此，必須要提高重視度并要求工作人員做好跟蹤管理工作。一方面，管理人員在采購施工材料的過程中要檢測相關(guān)資料并要求送貨時(shí)與原材料同時(shí)送達(dá)，否則不予接收；另一方面，對于未能同原材料同時(shí)送達(dá)的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充相關(guān)材料，超過期限則不予借款或退貨處理。同時(shí)，將該批類原材料針對性管理嚴(yán)禁投入到施工之中。

工程檔案資料管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；存在問題

在我國的高速發(fā)展下，建筑行業(yè)也在高速的發(fā)展著，而在建筑工程中，工程的檔案資料也是建筑工程中重要的組成部分。在建筑工程中的檔案主要包含了政府審批資料、項(xiàng)目投資計(jì)劃、施工數(shù)據(jù)、建筑設(shè)計(jì)、財(cái)物流動狀況、工程目標(biāo)等等，這些檔案資料包含著工程中所有重要的信息，檔案管理也是建筑工程管理的一部分，所以在檔案資料的管理上要加強(qiáng)認(rèn)識，采取有效措施。

一、建筑工程檔案資料的特點(diǎn)

在建筑工程中，檔案必須具有真實(shí)可靠性，在檔案的管理中可以分為幾大類。

1、工程類文件

這些文件主要包含建筑施工中的產(chǎn)生的一切活動與項(xiàng)目，包括開工和竣工的報(bào)告、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，施工時(shí)使用水、電、設(shè)備等的施工文件，建筑管理的規(guī)劃與細(xì)則、施工材料實(shí)驗(yàn)的報(bào)告與檢驗(yàn)合格標(biāo)準(zhǔn)、工程驗(yàn)收記錄、施工產(chǎn)生的事故記錄和處理文件等等。

2、設(shè)計(jì)圖

這些主要包含了建筑工程前期的設(shè)計(jì)與后期完成的竣工圖紙，里面包含了結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、建筑外觀設(shè)計(jì)、內(nèi)部工程設(shè)計(jì)與其他特殊專業(yè)設(shè)計(jì)的設(shè)計(jì)圖與竣工圖。

3、綜合文件資料

這類資料需要管理的內(nèi)容比較雜多，檔案主要有上級批準(zhǔn)文件、政府部門審批文件這類審批文件，然后是建筑施工的設(shè)計(jì)，包含著建筑的規(guī)劃與方案，其次是在工程中所有的企劃書、協(xié)議書、合同等，之后還有工程的預(yù)算與財(cái)政支出情況等資料，最后就是在建筑工程最后具備的建筑質(zhì)量檢測與驗(yàn)收資料等。

二、建筑工程檔案資料管理的重要性

1、工程檔案資料可以為工程信息的查詢提供來源

如上文所述，工程中的資料種類繁多，工程管理人要對工程整體有一個(gè)控制就離不開這些資料的幫助，通過資料可以對整個(gè)工程有一個(gè)全面的了解。而在檔案的管理中，就需要將資料進(jìn)行一個(gè)合理整理與規(guī)范，可以讓工程的負(fù)責(zé)人直觀的對這些資料進(jìn)行了解，科學(xué)的將資料進(jìn)行分類，讓負(fù)責(zé)人可以更方便的對需要的資料進(jìn)行查詢檢驗(yàn)，幫助其更有效的管理工程。

2、工程資料檔案可以為未來的工程施工起到參考與借鑒的作用

建筑工程檔案資料可以為施工單位在下一項(xiàng)工程中提供參考作用，根據(jù)建筑實(shí)際使用狀況，對建筑隱藏的缺點(diǎn)進(jìn)行整改，這些都可以通過對檔案資料的分析，吸取以往的經(jīng)驗(yàn)，并且在施工中加以解決。

3、建筑工程檔案資料存在的問題

（1）施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮有效工具、重要依據(jù)、有力武器、必要條件和生動素材的一般作用。

（2）施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮出參考憑證的特殊作用。

（3）施工記錄不夠真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，以致歸檔后缺少了利用的價(jià)值。

（4）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時(shí)效性。

（5）對工程發(fā)生的會議紀(jì)要、簽證資料不夠重視，導(dǎo)致在決算審計(jì)時(shí)得不到有效利用。

三、加強(qiáng)建筑工程檔案資料科學(xué)化管理

1、健全建筑工程檔案資料的管理制度

建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎(chǔ)。建設(shè)單位在項(xiàng)目成立之初就應(yīng)按照國家檔案的相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合工程實(shí)際，制定出一套相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定。與此同時(shí)，要明確建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等各項(xiàng)負(fù)責(zé)人以及檔案在形成中所需要承擔(dān)的責(zé)任，規(guī)范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進(jìn)行。完整的資料可以給建設(shè)單位的合法權(quán)益提供保障性的重要依據(jù)。

2、保證建筑工程技術(shù)資料真實(shí)性、實(shí)用性

如今，國內(nèi)大多數(shù)工程技術(shù)資料與工程并非同步進(jìn)行，基本都是工程施工領(lǐng)先于技術(shù)資料整理，此類資料并不能真實(shí)反映出建筑工程施工的具體實(shí)況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行抽樣調(diào)查制度，質(zhì)監(jiān)部門也應(yīng)加強(qiáng)施工項(xiàng)目的檢查，保質(zhì)保量保同步。

3、嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收工程檔案資料質(zhì)量關(guān)，使竣工驗(yàn)收檔案可以發(fā)揮出憑證作用

建筑工程在竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案資料的管理人員要和工程項(xiàng)目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規(guī)范的要求，對工程施工建設(shè)過程中形成的資料檔案進(jìn)行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時(shí)解決問題，務(wù)必使工程竣工的材料做到完整、真實(shí)，工程檔案的歸檔范圍符合規(guī)定的要求，認(rèn)真切實(shí)地執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》規(guī)定的相關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，竣工驗(yàn)收檔案的移交也是整個(gè)工程的重要環(huán)節(jié)。在移交出合格的工程檔案之后，由建設(shè)單位頒發(fā)出“建設(shè)工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發(fā)“建設(shè)工程檔案合格證”，建設(shè)單位有權(quán)按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性。

4、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

加強(qiáng)工程檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作是保證工程檔案質(zhì)量的有效措施，檔案管理人員需要高素質(zhì)、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷認(rèn)清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識和檔案管理方法，靈活運(yùn)用檔案管理的新理念。與此同時(shí)，還要掌握相關(guān)法律法規(guī)以及與此相關(guān)部門的有關(guān)規(guī)定，通過高素質(zhì)檔案資料管理人員，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業(yè)的知識，所以在對檔案資料管理人員培訓(xùn)的時(shí)候應(yīng)加強(qiáng)建筑行業(yè)的基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，并對其進(jìn)行考核。只有在日常工作中多思考、多協(xié)調(diào)、多交流，并用認(rèn)真的態(tài)度去學(xué)習(xí)、去落實(shí)，才能將檔案資料與工程施工同步起來，資料才能得以真實(shí)、實(shí)用。

5、實(shí)行獎懲激勵機(jī)制

激勵產(chǎn)生的效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)要大于管理本身，工程項(xiàng)目的各單位、各部門都應(yīng)重視工程檔案資料的形成，充分調(diào)動各方對資料管理的積極性，落實(shí)工程資料檔案管理的獎懲制度，并每周對檔案進(jìn)行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實(shí)的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎勵。反之，則對其進(jìn)行管理整頓，甚至處罰。

6、充分利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)

如今是現(xiàn)代化進(jìn)程飛速的高科技時(shí)代，計(jì)算機(jī)媒體在發(fā)展，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)也隨之越來越方便、快捷，所以我們要利用這個(gè)優(yōu)勢，多層次、多角度地開辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預(yù)知觀，要考慮到未來，也就是說竣工的驗(yàn)收或者下一個(gè)項(xiàng)目在建筑工程時(shí)的需要。此外，還要主動搜集檔案資料：建設(shè)面積、項(xiàng)目名稱、資金來源、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)來源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質(zhì)量監(jiān)理、工程造價(jià)等等。設(shè)計(jì)合理的報(bào)表，為上級領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要的依據(jù)，也為建筑工程項(xiàng)目的質(zhì)量和管理提供有力保障。

參考文獻(xiàn)：

工程檔案資料管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：糯扎渡；水電工程；檔案資料；管理經(jīng)驗(yàn)

一 引言

華能糯扎渡水電工程是我國已建、在建的第四大水電站，工程設(shè)計(jì)技術(shù)指標(biāo)高、地質(zhì)條件復(fù)雜，大壩、溢洪道、地下廠房等多項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)均名列國內(nèi)外前茅，摻礫黏土直心墻堆石壩壩高在同壩型中屬亞洲第一、世界第三；地下廠房是目前國內(nèi)規(guī)模較大的地下廠房之一；開敞式溢洪道規(guī)模亞洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。該工程自1986年開始勘測規(guī)劃，2006年1月導(dǎo)流洞開工，2008年11月大江截流，2012年9月首臺機(jī)組投產(chǎn)，計(jì)劃2014年工程全部結(jié)束，建設(shè)總工期9.5年。糯扎渡水電工程建設(shè)目標(biāo)為：“建流域一流工程，爭創(chuàng)國家優(yōu)質(zhì)工程金獎，爭創(chuàng)世界級精品工程”。檔案資料管理的好壞，將直接影響工程能否最終達(dá)到預(yù)期建設(shè)目標(biāo)，而工程檔案管理的難點(diǎn)在于資料的過程控制，資料形成的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、齊全性將決定項(xiàng)目資料歸檔的質(zhì)量。

糯扎渡水電工程的檔案管理總體按工程檔案和文書檔案兩大類進(jìn)行管理，工程檔案主要指在工程建設(shè)過程中所涉及的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、科研等方面的建設(shè)檔案，是跟隨施工進(jìn)度由各參建單位形成和整編的；文書檔案主要指單位與單位之間的往來文件、通知、便函等，由各單位各部門內(nèi)部公文處理文書進(jìn)行收集整編，移交檔案部門。本文主要闡述工程檔案在資料過程管控環(huán)節(jié)的一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

二 糯扎渡水電工程檔案過程管理難點(diǎn)

參建單位眾多：主體工程共分為七個(gè)標(biāo)段，五個(gè)施工單位，兩個(gè)監(jiān)理單位，一個(gè)設(shè)計(jì)單位；輔助工程有數(shù)個(gè)施工單位和三個(gè)監(jiān)理單位。參建單位數(shù)量多給工程的檔案管理帶來了較大的難度。

項(xiàng)目劃分多：主體工程共有心墻堆石壩工程、溢洪道工程、引水發(fā)電系統(tǒng)、地下廠房工程、尾水系統(tǒng)工程、升壓變電工程、左右岸泄洪洞、五個(gè)導(dǎo)流洞工程等主體工程以及砂石加工系統(tǒng)、交通、管理、環(huán)保等輔企工程。對工程檔案管理的系統(tǒng)性和程序化操作提出了較高的要求。

存在跨標(biāo)段施工項(xiàng)目：部分分部工程因現(xiàn)場工程進(jìn)度的統(tǒng)籌安排，由多家施工單位共同完成，有的同時(shí)存在兩家監(jiān)理單位監(jiān)理的情況。

復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍參差不齊：部分單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較弱，檔案管理業(yè)務(wù)知識有所欠缺，與工程建設(shè)要求尚存在差距。

綜上，糯扎渡水電工程檔案資料過程管理具有參建單位眾多、項(xiàng)目劃分多、跨標(biāo)段施工項(xiàng)目、檔案管理隊(duì)伍參差不齊等方面，面臨水電工程檔案管理普遍存在的典型難點(diǎn)。

三 糯扎渡水電工程檔案過程管理措施

（一）檔案管理體系的建立

糯扎渡水電工程建設(shè)管理局（以下簡稱“建管局”）作為華能瀾滄江公司在糯扎渡水電工程的現(xiàn)場管理單位，自工程建設(shè)伊始，成立了現(xiàn)場檔案管理辦公室，歸口于建管局綜合辦公室，并隨著工程的進(jìn)展，成立了竣工驗(yàn)收辦公室，歸口于建管局安全質(zhì)量環(huán)保部。

依據(jù)各自的職責(zé)分工的差異，建管局竣工辦負(fù)責(zé)編制《糯扎渡水電工程項(xiàng)目劃分實(shí)施細(xì)則》、《糯扎渡水電工程驗(yàn)收管理辦法》，以規(guī)范和指導(dǎo)工區(qū)各施工標(biāo)段的工程資料分卷劃分，驗(yàn)收程序和竣工驗(yàn)收資料。建管局檔案室負(fù)責(zé)編制《糯扎渡水電工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》、《糯扎渡水電站工程檔案分類表》、《糯扎渡水電工程文書檔案歸檔辦法》，統(tǒng)一規(guī)范了資料歸檔環(huán)節(jié)的各項(xiàng)內(nèi)容。總體形成了三級資料審查模式，即以項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)資料初審，保證資料的準(zhǔn)確性；竣工驗(yàn)收辦公室負(fù)責(zé)資料復(fù)審，主抓過程資料收集和技術(shù)性審查；檔案室負(fù)責(zé)資料終審，主抓工程資料歸檔保存和規(guī)范性審查。針對參建單位眾多的管理難點(diǎn)，工區(qū)各單位也按照建管局的工程檔案資料管理模式，各自成立了相應(yīng)的檔案室和竣工辦，配置具有檔案管理資質(zhì)的專職檔案管理人員和具有豐富現(xiàn)場施工經(jīng)驗(yàn)的兼職檔案管理人員。

為了在過程中掌控體系制度運(yùn)轉(zhuǎn)的有效性，建管局組織參建各方對檔案資料的過程整編情況開展月度集中普查、半年期專項(xiàng)檢查、年終總結(jié)性抽查，并對存在問題及時(shí)組織答疑和整改。

（二）檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

管理隊(duì)伍的建設(shè)是每個(gè)大型工程共同面臨的難題，糯扎渡在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，針對資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范性要求，開展了針對性培訓(xùn)，在隊(duì)伍建設(shè)之初，加大過程資料檢查密度，由項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)把好資料準(zhǔn)確關(guān)，竣工辦管理人員負(fù)責(zé)把好資料齊全關(guān)，檔案管理人員參與過程檢查，對在資料整編的規(guī)范性方面存在的問題，提出具體的整改要求。使得培訓(xùn)與過程資料存在的問題密切結(jié)合，拋開了以往教科書式的培訓(xùn)模式，在整改中提高整體隊(duì)伍的資料管理水平。

同時(shí)，建管局多次邀請中電建協(xié)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和省檔案局專家到現(xiàn)場開展專項(xiàng)培訓(xùn)和咨詢答疑，并要求各參建單位檔案管理人員外出參加國家檔案局檔案管理培訓(xùn)，通過采取“請進(jìn)來、送出去”的培訓(xùn)模式，為規(guī)范糯扎渡工程檔案管理工作和提高管理隊(duì)伍建設(shè)起到了積極的促進(jìn)作用。

（三）項(xiàng)目劃分結(jié)構(gòu)的優(yōu)化

為了確保項(xiàng)目劃分與實(shí)際建筑物的一致性及歸檔資料的統(tǒng)一性，建管局竣工辦制定了《華能瀾滄江糯扎渡水電工程項(xiàng)目劃分表》，要求各參建單位按分部工程及時(shí)對分項(xiàng)、單元工程進(jìn)行劃分及編碼。

單位工程、分部工程劃分注重建筑物結(jié)構(gòu)的完整性和功能特性，突出階段性及使用性，不考慮施工標(biāo)段的劃分。有些分部工程包含多部位、多類型項(xiàng)目，為便于統(tǒng)計(jì)評價(jià)和資料整編歸檔，引入分項(xiàng)工程，分項(xiàng)工程對應(yīng)歸并同部位、同類型單元工程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)評價(jià)，按分項(xiàng)（工序）歸并逐個(gè)統(tǒng)計(jì)評價(jià)各項(xiàng)的質(zhì)量水平（即分項(xiàng)工程不作為一工程項(xiàng)目級別，也不作質(zhì)量等級評定）。單元工程依工程類別、施工方法等按層、塊、段、臺套等劃分。此外，中間產(chǎn)品的單元工程劃分，如：混凝土拌合物按同一座拌合樓同一品種混凝土每月為一單元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品種的混凝土拌合物作為一個(gè)單元工程，所有品種混凝土拌合物單元工程歸并為一個(gè)分項(xiàng)，并作為其主要分項(xiàng)評定分部工程的質(zhì)量等級；混凝土預(yù)制構(gòu)件按生產(chǎn)批和件（大型構(gòu)件）劃分；金屬結(jié)構(gòu)制作則按部件和節(jié)段（大型）劃分。

（四）完善的驗(yàn)收程序

糯扎渡水電工程是由若干個(gè)不同規(guī)模、不同工期的合同項(xiàng)目工程組成。為了明確糯扎渡水電工程各層次項(xiàng)目驗(yàn)收工作的驗(yàn)收組織、驗(yàn)收程序，規(guī)范各種驗(yàn)收表格，統(tǒng)一驗(yàn)收文件編寫深度、提供驗(yàn)收文件及備查文件目錄和提出驗(yàn)收資料歸檔管理的具體要求，使合同項(xiàng)目工程驗(yàn)收規(guī)程更具可操作性，建管局竣工辦負(fù)責(zé)編制了《糯扎渡水電工程驗(yàn)收管理辦法》。驗(yàn)收內(nèi)容包括有：單元工程驗(yàn)收、工程中間驗(yàn)收，分部工程驗(yàn)收、單位工程驗(yàn)收、工程階段驗(yàn)收和合同項(xiàng)目工程完工驗(yàn)收。每個(gè)單元工程形成套表格式，并要求增加“驗(yàn)收資料清單”。

由于工程項(xiàng)目特點(diǎn)，對一些分部工程范圍較大，工期較長，需要分階段提前對部分項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。為了與《水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》中“階段驗(yàn)收”概念有所區(qū)分，引入了分部工程中間驗(yàn)收一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)這也較好的解決了跨標(biāo)段施工項(xiàng)目的驗(yàn)收問題。分部工程中間驗(yàn)收程序按照各監(jiān)理單位監(jiān)管部位（范圍），由各監(jiān)理單位分別組織分部工程中間驗(yàn)收，形成簽證書。待滿足分部工程驗(yàn)收條件時(shí)，由建管局組織，所涉及的相關(guān)各設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位參加，依據(jù)中間驗(yàn)收結(jié)論，結(jié)合現(xiàn)場情況，進(jìn)行整個(gè)分部工程的驗(yàn)收評價(jià)，形成驗(yàn)收鑒定書，而中間驗(yàn)收簽證書作為其支撐材料之一。

（五）閉環(huán)的資料審查流程

工程資料整編完畢后，先由施工單位竣工辦按資料清單自檢資料整編齊全性，報(bào)送監(jiān)理單位竣工辦復(fù)檢，監(jiān)理針對報(bào)送材料的齊全性、規(guī)范性提出整改意見，并在資料審查流水單上注明修改內(nèi)容及整改期限，返回上一層施工單位落實(shí)整改，待整改完畢并經(jīng)監(jiān)理復(fù)審后，報(bào)送建管局竣工辦審查，竣工辦審查完畢后方可移交檔案室，由建管局檔案室審查并歸檔。使得資料審查全過程有組織可問責(zé)、有層次可管理、有記錄可查詢、有總結(jié)可改進(jìn)，從而保證在歸檔案的全程閉環(huán)管控。

（六）多重考核評比模式

為了起到樹立榜樣，以點(diǎn)帶面的作用，建管局大力推行樣板內(nèi)業(yè)評比工作，由施工單位將季度整編完成的在歸檔案資料報(bào)送至監(jiān)理單位，由兩家監(jiān)理單位按照建管局已發(fā)《糯扎渡水電工程樣板評比管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)，逐條核對，篩選出滿足標(biāo)準(zhǔn)的單元、分部工程資料，報(bào)送建管局竣工辦進(jìn)行復(fù)審，評選出季度樣板內(nèi)業(yè)并予以獎勵。通過樣板創(chuàng)建及考核評比，促進(jìn)了檔案資料控制的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮了樣板的示范效應(yīng)和輻射作用，推動了檔案管理水平的整體提升，形成各標(biāo)段爭創(chuàng)樣板、各單位“比、學(xué)、趕、超”的良好氛圍。

同時(shí)，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式啟動了達(dá)標(biāo)投產(chǎn)工作，建管局及各參建單位均分別成立了達(dá)標(biāo)投產(chǎn)辦公室及安健環(huán)、土建、金結(jié)、機(jī)電、檔案、綜合各專業(yè)共八個(gè)考核組。其中，檔案管理專業(yè)考核組由檔案室牽頭，制定了考核細(xì)則，按照達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核評價(jià)系統(tǒng)，由檔案專業(yè)考核組具體組織開展施工月度自檢、監(jiān)理季度復(fù)檢和建管局半年期、年終階段性的對標(biāo)考核，結(jié)合考核評分項(xiàng)，逐條評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與達(dá)標(biāo)投產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)相悖的扣分項(xiàng)，并限期整改，將達(dá)標(biāo)投產(chǎn)工作與檔案管理實(shí)現(xiàn)日常化、過程化控制。

四 結(jié)語

通過以上一系列針對性措施，基本解決了在歸、已歸檔案過程管理出現(xiàn)的難點(diǎn)問題，采用事前控制及早預(yù)防、事中控制及時(shí)糾正、事后控制總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，事前、事中、事后互相銜接、嚴(yán)格把關(guān)，使得糯扎渡工程檔案資料在控、受控。中電建協(xié)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)專家組和瀾滄江公司達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查組分別多次對糯扎渡水電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及資料管理工作進(jìn)行了現(xiàn)場檢查，對糯扎渡工程在歸檔案資料管理水平模式給予了肯定。

鑒于糯扎渡工程本身固有的復(fù)雜性，新問題、新挑戰(zhàn)會不斷出現(xiàn)，檔案的過程管理需要不斷總結(jié)、不斷完善、不斷創(chuàng)新、不斷提高，以保證項(xiàng)目資料最終按期、按規(guī)范順利歸檔，圓滿實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)目標(biāo)。

參考資料

[1] 《提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇》，《山東社會科學(xué)》，李國蘭，2011

[2] 《從竣工資料歸檔談竣工資料的過程管理控制》，《機(jī)電兵船檔案》，張寶珍，2009