科技檔案管理的重要性

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科技檔案管理的重要性范文第1篇

關鍵詞 病歷檔案 重要性 科學規(guī)范化管理

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

病歷檔案是患者入院到出院時病情診斷、治療、護理和愈后過程中的全部記錄，是患者在醫(yī)院就診期間形成的全部醫(yī)療檔案。病歷檔案在疾病診斷和治療中具有重要作用，既是臨床進行科學診斷治療的基礎資料，也是維護醫(yī)患權益的法律依據。因此，要加強病歷檔案管理，強化病歷檔案的收集、整理、監(jiān)督和利用，提高病歷檔案整理的質量。

1 醫(yī)院病歷檔案規(guī)范化管理的重要意義

（1）病歷檔案是正確診斷疾病和治療的重要依據。一份完整的病歷可以記載一個病人病情發(fā)生、發(fā)展、轉歸和治療的全過程。完整的病歷檔案對病人的病情觀察和治療具有正確的指導性，是醫(yī)務人員診治疾病水平評估的依據。病歷書寫是鍛煉和培養(yǎng)醫(yī)生思維能力和診治能力最好的方法，寫好病歷是做好一名醫(yī)生的必由之路。病歷中還記錄著各種疑難病癥，使資料中蘊藏著豐富的知識與信息。①通過對臨床病歷回顧，對病歷進行分析，借鑒正確治療方法，挑選有價值的資料進行來總結，提高業(yè)務水平。

（2）病歷檔案是教學和科研最寶貴的資料。病歷是一份很好的臨床教學和科研素材。通過病例分析、病案討論可以強化學生對臨床理論知識的理解，培養(yǎng)學生理論聯系實際的能力，提高學生的臨床思維能力，這種能力是培養(yǎng)合格的醫(yī)學畢業(yè)生的重要內容之一。在科研中，通過對臨床病歷分析，尋求疾病發(fā)生、發(fā)展、治療轉歸的規(guī)律。研究臨床治療、預防措施與疾病、康復的關系，開發(fā)新的醫(yī)療技術和藥物，推動醫(yī)學不斷發(fā)展。醫(yī)師可根據既往某類疾病的病歷檔案回顧性總結，得出某些規(guī)律性的結論來提高臨床工作，更可有計劃地進行一些前瞻性研究，從而提供寶貴的研究資料。②

（3）病歷檔案是提高醫(yī)院管理水平的信息庫：在醫(yī)院管理工作中，病歷檔案是醫(yī)院最珍貴、最有收藏價值的檔案財富。大量的病歷資料是醫(yī)療業(yè)務信息的載體，可以反映出整個醫(yī)院工作狀況、醫(yī)務人員的業(yè)務水平、技術質量和醫(yī)德醫(yī)風等方面的管理水平。醫(yī)院管理者通過病歷檔案信息資源，擴大服務范圍，完善不足之處，監(jiān)督全院工作，指導醫(yī)院經營管理，提高醫(yī)院工作效率與質量管理的科學性。因此，切實管好、用好醫(yī)院病歷檔案，努力適應醫(yī)院現代化建設的新形勢，對改善醫(yī)療服務提高醫(yī)院管理水平，具有十分重要的作用。

（4）病歷檔案是處理醫(yī)療事故和醫(yī)療糾紛的重要法律依據。病歷檔案的形成以及記錄內容，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫(yī)患關系、體現患者的知情權和醫(yī)療權的重要手段。依據病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據之申請醫(yī)保給付、理清法律責任等。病歷檔案可以為保險公司提供所有需要的真實信息，使保險公司及被保險人雙方利益均得到保證。在某（下轉第238頁）（上接第236頁）些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據，病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。

2 如何對醫(yī)院病歷檔案進行科學規(guī)范化管理

2.1 完善病歷檔案管理制度，確定專業(yè)的檔案管理人員

根據檔案工作的基本原則和檔案法規(guī)，應該把病歷檔案納入醫(yī)院檔案的管理體系， 成立專門檔案室，檔案必須由專業(yè)的檔案管理人員保管，真正做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一保存、統(tǒng)一利用。管理員應該熟煉掌握病案專業(yè)知識和計算機的操作技術等，做好監(jiān)督和檢查檔案工作，把好病歷檔案的形成和歸檔關，要加強對病歷檔案書寫質量的管理，做到病歷書寫要求真實完整、重點突出，條理清晰、書寫整潔，確保病歷檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。③

2.2 規(guī)范病歷檔案的整理要求，及時進行歸檔

整理檔案時，應檢查病歷填寫是否符合要求。病歷首頁的病人姓名、年齡、籍貫、婚姻狀況、職業(yè)、住址等是否信息完整；住院天數、診斷、轉歸及手術愈合等項是否依次填寫。要求用藍黑色墨水書寫，如血型、過敏藥物，化驗異常者用紅墨水筆或紅園珠筆標記；書寫文字要求通順簡練、字跡清晰、無錯別字、自造字及非國際通用的中、英文縮寫。病歷中任何內容不允許有涂改。凡是要歸檔的病歷，經專業(yè)人員經過認真審核，符合要求后，按順序排列好，裝訂成冊，放置在各科病歷架上，待上級醫(yī)師審核簽字后，根據病歷編號順序統(tǒng)一編制檔案登記號，依次排放。

2.3 加強對病歷檔案的現代技術管理

隨著電子計算機和數字化技術的飛速發(fā)展，利用計算機技術管理檔案已逐漸被各大醫(yī)院所接受。保管病歷檔案的最終目的就是為了提供利用?，F代信息技術為檔案管理工作開辟方便快捷的途徑，利用計算機的存儲功能可以將各種病案以光盤的形式存儲起來，減少庫存。建立檔案信息網絡系統(tǒng)實行網絡化管理，對各種病案信息進行加工和整合，從而規(guī)范醫(yī)院電子病案檔案。作為病案管理人員要提高自我管理水平，對信息的收集、電子建檔、日常維護和數據庫管理等具有較強的管理能力，真正實現電子病案信息共享和網絡化服務。

只有做到資料收集齊全、分類準確、整理科學、歸檔完整，才能更好的對病歷檔案進行科學規(guī)范化管理，才能把病歷檔案管理工作提升到一個新的水平，才能適應現代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展。

注釋

① 李啟旭.淺析病歷檔案的管理及開發(fā)利用[J].管理觀察，2011（22）.

科技檔案管理的重要性范文第2篇

一、科技檔案的涵義及特點

（一）科技檔案的涵義

科技檔案是指企業(yè)在生產、基建、科研等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字、錄像等科技文件，是企業(yè)檔案管理的重要組成部分。科技檔案的種類較多，有工業(yè)生產技術檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、測繪檔案等等?？萍紮n案主要有以下三個功能：一是知識儲備和依據憑證功能，二是情報功能，三是促進生產力發(fā)展和提高效益功能。

（二）科技檔案的特點

1.專業(yè)性?？萍紮n案專業(yè)性的特點主要表現在形成領域和內容性質兩個方面。具體而言，科技檔案不僅區(qū)別于一般檔案，并且不同專業(yè)形成的科技檔案也有所不同，彼此之間互相區(qū)別。

2.種類和類型的多樣性。在所有的檔案門類中，科技檔案是種類最繁多、類型最復雜的一種，呈現出多樣性的特點。

3.成套性。相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關科技文件。

4.現實性?？萍紮n案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著企業(yè)的科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也仍然有很高的利用價值。

二、企業(yè)科技檔案管理的現狀

目前，企業(yè)的科技檔案管理主要存在著以下三個方面的問題：一是對科技檔案不夠重視，投入不足。很多企業(yè)沒有充分認識到科技檔案的重要性，對其不夠重視，在檔案的收集、交接、歸檔等方面都存在著一定的問題，經常出現檔案資料缺失的現象。企業(yè)對科技檔案管理工作的投入不足，缺乏相關的軟硬件設施，導致管理方式比較落后，管理水平相對低下，難以滿足檔案管理信息化的要求。二是檔案管理難度大?？萍紮n案多以圖紙、圖表加文字說明為主，數量繁多，檔案人員每天忙于查找圖紙、折疊圖紙、整理圖紙，根本無暇去編研檔案，導致檔案的開發(fā)、利用效果很差。三是檔案管理人員素質不高。從事科技檔案管理工作的人員大多是兼職人員，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對科技檔案不夠了解，檔案管理業(yè)務不熟練，操作不規(guī)范，不能有序開展科技檔案管理工作。

三、加強企業(yè)科技檔案管理的對策

（一）轉變觀念，提高思想認識

企業(yè)管理者、經營者必須充分認識到科技檔案的重要性，從根本上解放思想、更新觀念，大力宣傳科技檔案的利用價值，提高全體職工的思想認識，對科技檔案管理工作引起足夠的重視，將其列入企業(yè)管理的議事日程，投入必要的財力、人力、物力，加強科技檔案建設，促使其發(fā)揮出應有的作用，推動企業(yè)發(fā)展。

（二）嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)程

企業(yè)應嚴格遵照檔案管理的有關規(guī)定，建立健全科技檔案管理制度，做好科技檔案的收集、整理、保管工作，使得企業(yè)的每項生產、基建、科研活動都有相應的系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。企業(yè)的科技檔案管理制度必須明確規(guī)定管理人員的職責、權限和工作規(guī)程，為檔案管理的規(guī)范化提供依據。同時，企業(yè)的各個職能部門也要積極配合檔案人員的工作，共同維護檔案資料的完整和安全。

（三）做好科技電子檔案的管理工作

目前，許多工程項目的資料設計、制作都是利用計算機完成的，手工資料很少，企業(yè)必須注重科技電子檔案資料的收集和整理。比如，一項工程結束進行資料交接時，不僅要接收紙質的檔案文件，還要對相關的電子文檔資料進行交接歸檔。電子檔案不受時間和空間的限制，能夠大大提高科技檔案的利用率。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

信息化時代的來臨，給企業(yè)的檔案管理工作提供了新的發(fā)展空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案管理人員的素質，直接關系到檔案管理工作的成效。企業(yè)必須加強對科技檔案管理人員的培訓和教育，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質，以人為本，逐步實現科技檔案管理工作的現代化。

科技檔案管理的重要性范文第3篇

關鍵詞：房產檔案管理；現狀；重要性；改革對策

房產檔案管理是房地產企業(yè)的一項重要工作，是進行房產交易、房產抵押、房產評估等的重要法律憑證，而且隨著房地產市場的逐步發(fā)展，房產檔案管理愈加重要。但是由于目前國內房產檔案管理缺乏信息化管理手段，導致房產檔案管理還不盡規(guī)范，因此，必須加強房產檔案管理的現代化、信息化進程。下面我們就簡單談談房產檔案管理的重要性，并對改善房產檔案管理提出幾點建議。

一、國內外房產檔案管理的現狀分析

國外自20世紀90年代開始就已將信息化手段運用于房產檔案管理中了，比如，①將數據庫管理技術運用于房產檔案管理，建立房產檔案變更信息索引表，記錄房產檔案的變化，從而對房產檔案信息進行更直觀、更全面的了解；②利用GIS系統(tǒng)的空間聚集數據功能分析房產信息的供求關系，從而對房產企業(yè)的發(fā)展提供科學的決策信息；③利用CAD繪圖系統(tǒng)輔助房產測繪人員計算房產面積，提高房產檔案的準確性。總而言之，國外房產檔案管理的多維分析模型已經非常成熟，且房產檔案管理水平較高。而國內房產檔案管理中還存在眾多的問題，比如，①管理手段較落后，目前，國內房產檔案大都還是紙質的信息，容易受雨水、潮濕、灰塵等的影響，很容易受到損壞，而且隨著房產企業(yè)的不斷發(fā)展，房產檔案越來越多，占據的空間也越來越大，一方面增加了房產檔案管理的經濟費用，另一方面也使房產檔案管理的效率下降了；②房產檔案還停留在原始信息、復印信息一式兩份的階段，不利于實現房產信息的共享，對于房產的交易、評估等都造成了一定的影響；③由于缺乏房產檔案信息化管理手段，導致查詢房產信息的速度較慢、效率較低，而且在手寫時，極易造成房產檔案信息的失誤。

二、加強房產檔案管理的重要性

房產檔案管理是進行房產交易、房產抵押、房產評估等的重要法律憑證，對房地產企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，主要可以分為三個層面，即：①房產檔案管理是政府檢查、督導房地產行業(yè)的根本依據，加強檔案管理，能夠為政府的監(jiān)督提供強有力的證據，從而加強對房地產行業(yè)的整頓、整理；②房產檔案管理能夠為房屋的所有權等提供證明，從而為社會房屋的紛爭提供證據，能夠維護房地產權利人的合法權益，對維護社會穩(wěn)定、社會秩序有著積極的作用；③在房屋交易中，房產檔案也是提供交易依據的主要資料來源，它能夠保證正常的交易秩序，從而促進房地產市場的健康發(fā)展。

三、加強房產檔案管理的具體措施

（一）提高房產檔案管理人員的專業(yè)素質

1.加強對房產檔案管理人員管理意識的培養(yǎng)

由于對房產檔案管理工作的重視程度不夠，導致大多數房產檔案管理人員的管理意識比較淡薄，只是機械的進行工作，不利于房產檔案管理工作的發(fā)展，因此，想要提高房產檔案管理工作的效率和質量，必須加強對房產檔案管理人員管理意識的培養(yǎng)，使他們改變傳統(tǒng)思想，認識檔案管理工作的重要性，從而重視檔案管理工作，提高自身的服務意識，提高工作積極性和責任心，主動收集有價值的檔案資料，并給予科學、合理的分類歸檔，展現檔案管理的價值，推動房產檔案管理工作水平的提高。

2.加強對房產檔案管理人員專業(yè)知識的培訓

熟練、扎實的專業(yè)知識是提高房產檔案管理人員工作能力的基本保障，因此，房產檔案管理部門必須加強檔案管理人員專業(yè)知識的培訓，提高他們對檔案管理知識的了解、學習，從而提高他們的專業(yè)能力，例如，房產檔案管理部門可以對檔案管理人員進行“檔案資料該如何收集、整理、歸檔？”的培訓，使檔案管理人員學習到檔案歸檔、分類的原則，并增強他們收集、記錄檔案資料的能力，使他們能夠得心應手的進行工作，減少檔案整理、歸檔中的錯誤，從而保證房產檔案資料的準確，提高檔案的應用價值。

（二）加強房產檔案的信息化管理手段

現代化、信息化的管理手段是提高房產檔案管理的重要舉措，對提高房產檔案信息的完整性具有重要的意義，因此，房產檔案管理部門必須加強房產檔案的信息化管理，增強對文字、圖表、聲像、電子文件等各種檔案資料的管理水平，例如，①建立房產檔案管理網絡，使房產企業(yè)的各部門、各科室都能對房產檔案信息有詳細的了解，從而實現房產檔案信息的共享，為房地產企業(yè)發(fā)展的決策提供可靠的依據；②建立房產檔案檢索、統(tǒng)計系統(tǒng)，分門別類的對房產檔案進行科學、規(guī)范的歸檔保存，能夠對機關檔案資料進行一目了然的了解，且不易導致機關檔案資料的丟失，而且能夠快速檢索某一房產檔案的狀態(tài)，更有利于檔案資料的保存、使用，對提高房產檔案管理的社會作用具有積極的意義；③建立房產檔案數據分析系統(tǒng)，即利用GIS系統(tǒng)的空間聚集數據功能分析房產信息的供求關系，從而對房地產市場進行準確的判斷，對房產企業(yè)的發(fā)展提供科學的決策信息。

（三）增強房產檔案管理的創(chuàng)新型服務

目前，社會發(fā)展速度不斷加快，信息化進程發(fā)展也是日新月異，對房產檔案管理工作提出了巨大的挑戰(zhàn)，因此，必須增強房產檔案管理人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，使他們的工作能力、業(yè)務素質得到提升，保證機關檔案管理工作的有序發(fā)展，例如，房產檔案管理部門可以鼓勵檔案管理人員對管理方法進行創(chuàng)新，并定期舉辦管理方法比賽，對科學、有效、規(guī)范的管理方法予以應用，并給予管理人員相應的獎勵，提高他們的積極性，也能在一定程度上促進房產檔案管理工作水平的提高。

結束語：

總而言之，目前房產檔案管理工作中還存在一定的問題，制約了房產市場的發(fā)展，因此，房產檔案管理部門必須加強檔案管理意識，增強檔案管理服務理念，并不斷探索檔案管理的現代化管理方法，實現檔案管理工作的科學化、規(guī)范化發(fā)展，從而為房地產行業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1] 吳紅.健全和完善房產檔案信息化的管理[J].廣東科技，2009（11）.

[2] 蔡麗琴.完善房產檔案管理 服務海西經濟建設[J].黑龍江科技信息，2009（16）.

科技檔案管理的重要性范文第4篇

1 電力工程企業(yè)科技檔案定義

本文探討的科技檔案主要指在企業(yè)生產經營以及工程建設中需要，并要求監(jiān)管、保存、查閱、重復利用的圖紙資料、文件資料、圖識資料、經驗總結、經營實施計劃、聲像、商標、專利技術及專有知識產權等一系列的科技文件材料?？萍紮n案主要是對信息進行保存，并能夠為企業(yè)充分利用，用于企業(yè)間信息以及技術等方面的交流與合作。

科技檔案可以應用于企業(yè)發(fā)展的各個方面，有效管理的目的與意義就在于它既能夠進行知識的儲備、生產與經營、技術出讓與轉讓、也能夠作為工程活動的依據與的憑證，是企業(yè)新的生產力。通過科技檔案的整理、更正、改革創(chuàng)新、不斷提高技術水平與科技含量，企業(yè)就能更實現整體改革與創(chuàng)新，提升企業(yè)的競爭力，同時提高企業(yè)的效率和收益。

2 電力工程企業(yè)科技檔案特點分析

2.1 專業(yè)性

電力工程企業(yè)科技檔案面對的是專門的電力行業(yè)各個方面專業(yè)技術，從發(fā)電、輸電、變配電、終端應用等各個特定領域中的生產、建設、運營、維護與管理等方面的活動全過程記錄。電力企業(yè)新技術、新設備、新管理手段的應有也使得電力企業(yè)的科技檔案管理的專業(yè)性進一步增強。

2.2 多樣性

電力企業(yè)科技檔案的多樣性主要是由于電力企業(yè)的建設、生產管理活動形式的復雜性和多樣性決定的，現代科技檔案與傳統(tǒng)檔案最大的區(qū)別就是信息爆炸，知識爆炸，軟硬（電子與紙質）檔案并行，如何有效保存、保護、檢索、保密，如何利用、管理等成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸，在這種情況下就產生了科技檔案管理的更高要求，從而導致了科技檔案管理內容復雜的與多樣性。

2.3 成套性

在目前的電力工程企業(yè)中，相關的生產活動都是針對某一項目或者是某一生產流程進行的，因此就整個項目需要完整的科技檔案，最終的科技檔案是根據項目或者工程成套進行或者存在的。

3 電力科技檔案現代化管理要求

3.1 提高檔案信息處理能力

21世紀時信息化時代，也是互聯網時代，在發(fā)展過程中，應該緊隨這一趨勢，實現電力企業(yè)科技檔案管理的信息化和高效化。新技術的產生為電力企業(yè)檔案管理提供了一定的契機，可以利用新技術開發(fā)相應的電力企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)或者數據庫管理系統(tǒng)，盡可能提高檔案信息的處理能力。

3.2 加強檔案的安全保護

電力企業(yè)的科技檔案會涉及到企業(yè)的許多關鍵及重要技術，涉及到企業(yè)的大量經驗積累與知識產權等相關的企業(yè)秘密，所以必須要加強對檔案的安全保護。并且計算機技術的發(fā)展，互聯互通的空間網絡，也對企業(yè)的信息安全造成了進一步的威脅，就需要在新形勢下采取新手段以及新措施加強檔案的安全保護。

4 目前電力企業(yè)科技檔案管理和利用過程中存在的問題

上面主要對電力企業(yè)科技檔案現代化管理的具體要求進行了分析，主要包括信息存儲能力、處理能力及安全保護能力三個方面。目前，電力企業(yè)科技檔案的管理任然存在著很多方面的問題，主要包括認識不足、管理制度不健全、資料收集不規(guī)范以及沒有專業(yè)的管理人員等方面，下面將進行具體的敘述。

4.1 缺乏對科技檔案管理的應有認識

很多電力企業(yè)的管理者只注重提高收益、投入人力資源、科技活動，往往忽視了科技檔案的管理，沒有認識到檔案管理的重要性，這就導致了不能將已有的資源充分利用起來。電力企業(yè)科技檔案不僅僅是建立起來就足夠了，必須進行適當有效的管理才能將其利用起來，所以相關人員必須認識到檔案管理的重要性。

4.2 沒有健全的管理制度

現如今在電力企業(yè)中一個很普遍的現象就是檔案管理沒有秩序，檔案分散在各個部門，這就是由于缺少健全的管理制度導致的，這就產生了資料缺失、不完整、不集中、難以查找的后果。

4.3 對資料的收集不規(guī)范

科技檔案是記錄科技項目的研究過程的，但是很多記錄人員在記錄過程中往往會忽視收集、歸納相關問題，從而造成資料收集的不規(guī)范，進而影響資料的使用。

4.4 沒有專業(yè)的管理人員

很多電力企業(yè)并沒有設立專門的科技檔案管理部門、引進專業(yè)的管理人才，而是由企業(yè)的其他部門的人員連帶進行管理，由于缺乏專業(yè)的管理知識，所以在檔案管理方面就回造成很多的不合理的地方。另外，由于科技檔案涉及到很多專業(yè)知識，所以對管理人員就提出了更高的要求，因此在科技檔案管理過程中必須有專業(yè)的管理人員才能保證整個過程順利進行。

5 電力企業(yè)科技檔案管理和利用的策略

以上具體介紹了電力企業(yè)科技檔案管理過程中仍然存在的問題，接下來將介紹一些管理和利用的策略，主要包括提起重視健全管理制度、結合科技工作加強開發(fā)與利用以及提高信息化程度。

5.1 健全檔案管理制度

電力企業(yè)的科技檔案非常重要，相關人員必須充分認識到科技檔案管理的重要性，要在遵守國家規(guī)章制度的基礎上結合企業(yè)自身實際情況，建立并健全檔案管理制度，使得企業(yè)全體人員都提起高度重視，保證管理工作順利進行，使得科技檔案能夠被有效地進行管理和利用。

5.2 結合科技工作加強科技檔案開發(fā)和利用

建立科技檔案的最終目的是為了能夠在之后的科技活動中加以利用并提供一個參考。一方面，可以直接通過查閱、復制等形式直接進行利用，也可以通過仔細的分析進行整理和歸納，從而將其編制成參考資料；另一方面，要積極的開拓市場服務，做好技術轉讓、開發(fā)、咨詢等工作，將科技成果推進到科技市場當中去，進行技術交流。

5.3 努力提高信息化程度，進行現代化管理

在如今這個信息技術如此發(fā)達的社會，現代化辦公已經有了技術支持，所以要充分利用計算機技術將檔案管理和利用帶到更高的現代化的軌道上去。最基本的當然就是無紙化，通過計算機將檔案錄入并存儲，然后進一步進行整理，為檢索和使用提供條件。

科技檔案管理的重要性范文第5篇

檔案行政管理部門應該增強對中等專業(yè)學校檔案工作的引導與指導，讓全校整體形成檔案意識，從思想上充分認識到檔案管理的重要性。檔案管理是學校整體工作的有機組成部分，學校的每個部門，每個工作人員，甚至每個學生都會與之發(fā)生聯系，其重要程度不亞于學校的其他行政管理工作。檔案是學校領導了解學校的歷史、認識學校的現在的最重要的工具，檔案是教職工適應學校的最有效途徑，檔案是招聘單位了解一個學生的基本資料。要達到這些目的，學校應該從領導重視開始，制定一系列的規(guī)章制度，讓各個部門、各個工作人員都有明確的檔案意識，做好檔案管理的第一步。

二、完善檔案管理基礎設施的建立，加強硬件配置

近年來，中等專業(yè)院校的重要性越發(fā)顯著，其綜合辦學條件有所改善，硬件設施也越來越健全，但是由于檔案管理意識不強，導致檔案管理的基礎設施一直沒有較大的改進，檔案管理的基礎設施越來越無法與學校綜合建設形成很好的配合。檔案管理硬件設施的不完善造成了極大的人力物力的浪費，增加了檔案管理的難度，導致檔案的在收集和傳遞的過程中嚴重失真，甚至對教學工作也帶來很大的沖擊。因此我們在進行學校綜合基礎設施的改進過程中，也應該把加強檔案管理的基礎設施建立提上日程，為檔案管理營造良好的環(huán)境，讓檔案管理人員的才能以及專業(yè)素養(yǎng)得到更好的發(fā)揮。當然要適應現代技術的日新月異，新時期的中等專業(yè)院校在進行檔案管理時，還應該建立合理的檔案自動化管理系統(tǒng)，充分將科技運用于檔案管理當中，通過選擇合理的技術路線來推動自動化。檔案的信息自動化系統(tǒng)建設，是提高檔案管理的物質基礎和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現代化的專業(yè)檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當然檔案信息自動化系統(tǒng)建設也不是一蹴而就的，其中必然會遇到諸多的矛盾與問題，我們應當將積極進取、開拓創(chuàng)新的思想運用于學校的檔案管理中，著眼于提高系統(tǒng)的整體水平，有重點的抓好數據庫建設，慎重選定適合本學校的技術路線，實事求是一步步改進管理體制。

三、提高檔案管理人員的專業(yè)素質

隨著當代科技的日新月異，許多學校已經開出了檔案管理學、圖書館管理學等學科來培養(yǎng)專業(yè)的高素質的檔案管理人員。隨即檔案管理也對其工作人員提出了新的更高的要求。首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對檔案管理在檔案收集之后的后續(xù)工作，例如整理、分類、編目等等。其次，要熱愛學習，對檔案管理工作充滿熱情，無論在何種行業(yè)，從事什么工作，光是有完成任務的心都是不夠的，要不斷地學習新的知識，要熱愛你的工作才能夠好的完成一項工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因為整天枯燥地面對檔案而產生應付的心理，加之現代科技發(fā)展迅猛，不斷學習才能適應工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。最后，檔案管理工作人員要有一定的科研能力，檔案的管理并不僅僅是將檔案整理好而已，還需要從大量的檔案研究整理中發(fā)現并撰寫出有用的報告，將檔案充分運用與學習和教育中。

四、加強檔案資源的開發(fā)利用