建設(shè)單位檔案管理

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建設(shè)單位檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號：F272.9 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3198（2007）09-0100-02

0 前言

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

1 建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

（1）網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。

20世紀(jì)90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，二十世紀(jì)90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

（2）建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

2 建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

（1）由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

（2）雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。

（3）在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

3 建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

（1）建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。 建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

（2）加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

（3）開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進行。

（4）培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會把建設(shè)單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

參考文獻

建設(shè)單位檔案管理范文第2篇

建筑設(shè)計單位的榮譽檔案帶有鮮明的行業(yè)特點，但在管理上尚存在一些問題，需要從思想認識、制度建設(shè)和管理措施等多方面加以改進，以期更好地發(fā)揮其作用和價值。

關(guān)鍵詞：

榮譽檔案；建筑設(shè)計；管理措施

建筑設(shè)計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設(shè)計、科技研發(fā)以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。

一、建筑設(shè)計單位榮譽檔案的特點

（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業(yè)特色，由各級住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門、勘察設(shè)計協(xié)會、土木建筑學(xué)會等評選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應(yīng)用等，是建筑設(shè)計單位榮譽檔案的主要構(gòu)成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。

（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經(jīng)常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內(nèi)教育、職稱評定，還是生產(chǎn)經(jīng)營投標(biāo)、編寫單位歷程，均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標(biāo)時，優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業(yè)績的憑證，經(jīng)常會跟隨設(shè)計人員“奔赴”各個開標(biāo)現(xiàn)場，成為競標(biāo)的重要得分內(nèi)容。

（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術(shù)類獲獎證書在單位投標(biāo)時的利用價值。建設(shè)單位在招標(biāo)時，一般會要求設(shè)計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產(chǎn)經(jīng)營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。

二、榮譽檔案管理工作中存在的問題

（一）對榮譽檔案重視不夠?qū)е鹿芾砘靵y。對建筑設(shè)計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規(guī)范，分別由相應(yīng)部門收集整理，并有專人負責(zé)。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責(zé)。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎?wù)隆ⅹ劚㈠\旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。

（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導(dǎo)致收全率欠缺。生產(chǎn)一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應(yīng)歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關(guān)，從來沒想過要移交單位，或?qū)@獎證書復(fù)印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內(nèi)的獲獎情況，導(dǎo)致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。

（三）榮譽檔案種類繁多、材質(zhì)不一，導(dǎo)致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質(zhì)上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應(yīng)加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設(shè)置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內(nèi)，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。

三、加強榮譽檔案管理的主要措施

（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關(guān)知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發(fā)放的第一時間，主動走出去收集應(yīng)歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯(lián)系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。

（二）完善制度，落實責(zé)任。要明確管理部門，安排專人負責(zé)，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設(shè)，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務(wù)意識，積極主動開展工作，切實擔(dān)起責(zé)任，樹立檔案資源共享的服務(wù)理念，使榮譽檔案真正發(fā)揮其特有的價值。

（三）明確流程，加強管理。實施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內(nèi)容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質(zhì)量。具體應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

1.明確收集范圍。可從頒獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業(yè)主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術(shù)、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發(fā)的榮譽；四是單位參加上級或行業(yè)組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設(shè)計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復(fù)印件或拍攝照片的方式進行保存。

2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據(jù)材質(zhì)分三類進行登記：一是文件類，主要登記標(biāo)題、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期等；二是證書類，可根據(jù)證書上的內(nèi)容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎?wù)隆㈠\旗等，登記內(nèi)容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。

3.單獨整理歸檔。因建筑設(shè)計單位的榮譽檔案有其獨特的行業(yè)特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態(tài)各異，其存放的柜架需區(qū)別于文書檔案，應(yīng)陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設(shè)計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。

4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽檔案的價值和作用，要適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統(tǒng)化整理基礎(chǔ)上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發(fā)揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規(guī)范化，加強檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設(shè)計單位要積極創(chuàng)造條件，建立一定規(guī)模的榮譽檔案陳列室，以更好地發(fā)揮其價值和作用。

參考文獻：

[1]崔愛民.加強企業(yè)榮譽檔案管理[J].蘭臺世界，2005（9）.

[2]何涓.榮譽檔案的管理與利用[J].管理觀察，2008（8）.

建設(shè)單位檔案管理范文第3篇

一、檔案管理數(shù)字化建設(shè)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)主要是指在不改變原始檔案信息的前提下，對檔案信息以及檔案存儲形式進行一系列的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描、修正、分類、整合等處理手段形成系統(tǒng)的數(shù)字化檔案，方便檔案管理人員通過檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進行各種處理。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

檔案信息不易保存，安全性不高。現(xiàn)有檔案多采取紙質(zhì)載體，因為紙張在溫度高、濕度大環(huán)境中長期保存極易受損，所以往往紙質(zhì)檔案使用壽命都很短。在信息化社會中，檔案信息利用率不斷增高，無形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時也給檔案管理帶來安全隱患。事業(yè)單位相關(guān)部門在檔案信息提供利用過程中，丟失數(shù)據(jù)和檔案信息泄密的現(xiàn)象也時有發(fā)生。

檔案信息材料分散，管理流程復(fù)雜。事業(yè)單位檔案信息名目繁多，而且來自不同部門的相關(guān)信息間各自獨立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來了很大的困難，導(dǎo)致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復(fù)率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動。

在現(xiàn)有檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案信息收集后要經(jīng)過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。如果出現(xiàn)有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時，該業(yè)務(wù)流程將重新進行一遍。這種操作流程耗費大量人力和時間，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。

檔案信息收發(fā)不及時，使用率偏低。事業(yè)單位檔案信息在提供利用過程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準(zhǔn)確地實現(xiàn)檔案信息的利用，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準(zhǔn)確的信息，為科學(xué)決策提供重要的依據(jù)了。

在現(xiàn)有檔案管理模式下，查閱庫存檔案也是一個非常復(fù)雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫中查找對應(yīng)的檔案架，最后在檔案架內(nèi)查找本檔案。一旦檔案人工存放出現(xiàn)錯誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業(yè)單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。

三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法和建議

提高事業(yè)單位管理人員綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)十分重要。一是要加強檔案管理人員業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員作為檔案數(shù)字化建設(shè)的執(zhí)行者，其數(shù)字化思想，數(shù)字化操作水平，直接影響到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的水平。二是增強檔案管理人員安全意識。在數(shù)字化檔案提供利用過程中，運用好信息層級加密管理，劃分好各個部門使用權(quán)限。同時，要及時對檔案信息進行外部備份處理，例如使用光盤加密備份、移動硬盤加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數(shù)，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。

完成檔案信息數(shù)字化處理，系統(tǒng)化管理。檔案信息數(shù)字化處理時進行檔案信息數(shù)字化建設(shè)的一個重要基礎(chǔ)與前提。目前事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化主要是通過掃描儀、照相機、錄像機等硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案存儲到電腦中。再通過檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)化的檔案信息庫，完成時間、內(nèi)容、部門等多種分類檔案信息目錄。同時，通過硬件設(shè)備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復(fù)雜的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統(tǒng)。

建立實時、高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息系統(tǒng)相結(jié)合，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為主旋律，打造局域網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺。網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺便于保存、修改和查詢，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)及時、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。

網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺既可以完成對歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門不同層級的使用者根據(jù)用戶權(quán)限通過登入網(wǎng)絡(luò)來進行檢索，調(diào)用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關(guān)的檔案信息等，并進行各種操作。這樣既減少了各個部門使用者的等待時間，也提高了檔案管理人員的服務(wù)水平，減輕了檔案管理人員的工作強度。

（作者單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所）

單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所

姓名：劉亞

論文：事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)

地址：河北省保定市東風(fēng)東路750號 保定市衛(wèi)生監(jiān)督所

建設(shè)單位檔案管理范文第4篇

一、我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1傳統(tǒng)的檔案管理方式仍占大多數(shù)

在我國目前的事業(yè)單位檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，依然按部就班的遵循以前傳統(tǒng)的管理模式和管理方法，存在許多問題，例如：存放不當(dāng)、檢索工具不全、手工抄寫失誤等問題，導(dǎo)致檔案管理工作繁瑣異常，需要耗費大量的人力、時間和精力。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要不斷地投入資金來增添設(shè)備，譬如加蓋、修繕庫房，還要防止出現(xiàn)鼠類破壞、蟲蛀、氧化、霉變等問題。傳統(tǒng)的管理方式相比起計算機管理，存在較大的弊端和差距。

1.2缺少相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才

在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，需要大量相關(guān)的專業(yè)性高技術(shù)人才。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)技能并沒有達到所需要的標(biāo)準(zhǔn)，其綜合素質(zhì)仍有待提高。例如：許多檔案管理工作人員對計算機技術(shù)缺乏足夠的認識，這使得他們在知識貯備和專業(yè)技能方面都存在很多的不足。同時，由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進一步提高。

1.3檔案管理信息化缺少安全性

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程極其復(fù)雜而且工序繁瑣，在這個過程別容易丟失信息，使檔案的完整度大大減少。而且極易出錯，大大增加了檔案的錯誤率。將檔案轉(zhuǎn)化為電子版以后，對檔案的保護程度不足，致使檔案容易被他人盜取。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加大對檔案管理信息化的推廣

事業(yè)單位需要加大對檔案管理信息化的推廣，可以向工作人員展示計算機精度高、存儲信息量大、運算速度快，能夠?qū)⑷妗?zhǔn)確的檔案信息資源快速地展示出來的特點，讓檔案管理工作人員充分認識到信息化管理的優(yōu)勢，明白這樣管理可以大大提高他們的工作效率，可以極大程度地避免傳統(tǒng)檔案管理模式可能出現(xiàn)的問題。同時事業(yè)單位需要高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，加大資金投入力度。

2.2加強對專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)

針對事業(yè)單位檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平有待提升的問題，需要加強對工作人員相關(guān)專業(yè)技能的培訓(xùn)，例如：可以通過聘請專家開展檔案管理講座，對日常工作中應(yīng)該注意的問題展開多方面的詳細的講解，加強檔案管理工作人員解決問題的能力，拓寬檔案管理工作人員的視野。而且，由于科學(xué)技術(shù)、計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和快速的更新?lián)Q代，還要對工作人員進行要定期培訓(xùn)和考察，讓他們能及時掌握最先進的技術(shù)。在事業(yè)單位檔案管理工作的進行中，檔案管理工作的單調(diào)性與復(fù)雜性難免會使一些工作人員產(chǎn)生懈怠的心理，想要使管理的工作熱情度進行一定程度的提高，就要建立相應(yīng)合理的獎懲制度，可以在定期的考察時采取合理有效的獎懲措施，提高工作人員的積極性，推動檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展。而且，檔案管理工作人員的工作素質(zhì)是對會計工作有著重要影響的一項內(nèi)容，管理工作需要交由細致認真的人來進行，認真的工作態(tài)度才能夠減少錯誤的產(chǎn)生。

2.3加強對檔案信息的保護

檔案信息具有一定的隱密性，因此檔案管理工作中檔案薪資的安全保護工作也十分重要。針對紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案中出現(xiàn)的問題，檔案管理工作人員需要加強電子檔案和紙質(zhì)檔案的審核，人工和計算機同步進行，增加核對的次數(shù)，從而大大減少答案干信息的出錯率。針對電子檔案安全性不夠的問題，檔案管理工作人員可以控制接觸檔案的人數(shù)，加強檔案信息涉密管理，簽訂保密承諾書，規(guī)范檔案信息公開保密審查程序。同時，管理人員還需要進行網(wǎng)絡(luò)防護，控制網(wǎng)絡(luò)訪問，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，盡量避免無關(guān)人員接觸檔案。檔案的安全保護工作是對檔案管理有著重要影響的一項內(nèi)容，因此需要有責(zé)任心的來完成，從而減少事業(yè)單位檔案信息的泄漏。

建設(shè)單位檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的對企業(yè)和社會有利用價值與保存價值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄載體；而檔案管理的信息化建設(shè)是指對檔案的原始內(nèi)容不做任何更改，再次基礎(chǔ)上通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案本身及其形式等相關(guān)信息進行有效轉(zhuǎn)換，形成更符合現(xiàn)代化社會需求的電子檔案。在檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過渡階段，檔案信息化建設(shè)是檔案管理的必要前提和轉(zhuǎn)折點。在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案便捷、高效的管理模式，對我國事業(yè)單位及經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理信息化建設(shè)的意識淡薄

檔案管理信息化建設(shè)是一項需要投入人力、物力和財力的項目，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持。然而，大多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有對檔案管理信息化建設(shè)進行較為系統(tǒng)的認識，也沒有意識到檔案管理效率對單位和職工的利益關(guān)系。這樣就導(dǎo)致檔案管理工作因得不到足夠的重視而缺乏可依據(jù)的相應(yīng)規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案管理得不到最根本的信息化建設(shè)，不僅影響著事業(yè)單位檔案管理的工作效率，也阻礙了我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

2.檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位普遍存在大量吸引人才、培訓(xùn)人才的現(xiàn)象，但是他們卻忽略了對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。尤其是在檔案管理信息化建設(shè)方面，對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有更高的要求。但是目前，檔案管理工作卻顯得不被重視，對工作人員的職業(yè)素質(zhì)也沒有嚴格要求。這就導(dǎo)致了檔案管理人員的實際工作能力與時代要求之間的差距，再加上很多檔案管理人員對工作不夠重視而缺乏責(zé)任心，使得檔案管理工作漏洞百出卻得不到有效改善。信息化建設(shè)人才短缺導(dǎo)致檔案信息資源得不到合理開發(fā)、及時更新與有效維護，無法為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.檔案管理形式降低工作效率

雖然我國已經(jīng)具備檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)條件和硬件設(shè)施基礎(chǔ)，但是事業(yè)單位檔案管理工作依然止步不前。很多事業(yè)單位仍然采取紙質(zhì)模式進行檔案管理，這樣不利于檔案的備份，使受損或遺失的檔案無法有效修復(fù)。同時，也不利于縮小檔案存放的空間，當(dāng)單位需要對某些檔案查詢使用時，還會增加檔案查詢工作量、降低工作效率。

2.檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點

檔案管理信息化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的升級，不僅可以使事業(yè)單位有效檢索所需檔案，還有利于保障檔案的完整與安全。用戶可以在信息化管理模式下登錄資源庫，并有效檢索所有相關(guān)檔案，不僅簡化了檢索檔案的工作量，也提高了信息資源的利用率。同時，在檔案的使用過程中不會打亂檔案的排序，不會影響后者對檔案的檢索，同時也減少了檔案管理人員整理檔案的難度，只需通過網(wǎng)絡(luò)對檔案及時進行資源更新、數(shù)據(jù)檢查與保存。

三、如何有效促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

1.建立完善制度，加大建設(shè)投入

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效實施，需要強有力的制度指導(dǎo)。因此，各事業(yè)單位的管理人員要正確認識到檔案信息化建設(shè)的重大意義。根據(jù)單位實際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設(shè)制度，并在建設(shè)過程中加大實施力度與資金投入。在嚴格規(guī)范檔案管理人員工作的同時，為信息化建設(shè)提供必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。使檔案信息資源實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化與資源更新，以提高檔案信息資源利用率，促進我國事業(yè)單位和經(jīng)濟社會的發(fā)展。

2.提高人員素質(zhì)，促進軟件開發(fā)

檔案管理信息化的建設(shè)固然不可缺少技術(shù)人員支持，隨著信息時代的發(fā)展，很多檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)無法滿足社會的需求。因此，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)是不可輕視的，這是軟件開發(fā)的前提和信息安全的維護者。在為檔案使用者提供便捷檢索工具的同時，防止網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等不良因素對資源的盜竊與破壞。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時代進步與科技發(fā)展的必然結(jié)果，各個事業(yè)單位在進行大難管理信息化建設(shè)的過程中，要根據(jù)單位發(fā)展的實際需求只等總體規(guī)劃，并借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立安全的網(wǎng)絡(luò)平臺，保障檔案管理的安全性和機密性。事業(yè)單位的發(fā)展也影響著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，因此，事業(yè)單位要在社會發(fā)展過程中抓住機遇，在自我發(fā)展的同時為我國經(jīng)濟社會發(fā)展注入活力。

參考文獻：