材料檔案管理
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材料檔案管理范文第1篇
在區(qū)、局檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下，教育中心的檔案工作在以往成績的基礎(chǔ)上，不斷深入。在檔案管理制度化、規(guī)范化上，在檔案利用率擴(kuò)大上，在檔案工作人力、物力、財(cái)力的加強(qiáng)投入上，在檔案員的培訓(xùn)上作了一些工作，取得了一些成效。現(xiàn)申報(bào)2004年度區(qū)檔案工作先進(jìn)單位。
一．領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來，原單位的職能擴(kuò)大，職能處室增多，需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心2004年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》，分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢，布置了《2004年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設(shè)備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，中心領(lǐng)導(dǎo)還專門為檔案室配備了兩臺(tái)專用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī)；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。
中心成立以后，新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自己的專業(yè)知識(shí)，提高自己的專業(yè)技能。為此，我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際，制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2004年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時(shí)還對所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫檔案的質(zhì)量，為檔案的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
材料檔案管理范文第2篇
扎實(shí)做好村級檔案管理工作,著力為新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
平頂山市湛河區(qū)程莊村
（2008年3月16日）[找文章到 ()一站在手，寫作無憂!]
平頂山市湛河區(qū)程莊村成立于1995年，位于平頂山市的南大門，是出入市區(qū)的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉(xiāng)結(jié)合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總戶數(shù)365戶，人口1060人。是我區(qū)新農(nóng)村建設(shè)試點(diǎn)村。
近年來隨著農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和農(nóng)村城市化進(jìn)程的加快，我村經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)由單一的種植業(yè)向商業(yè)、養(yǎng)殖業(yè)、加工業(yè)、服務(wù)業(yè)等多元化經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)化，村務(wù)工作大量增加，村級檔案管理工作亟待加強(qiáng)，從而為新農(nóng)村建設(shè)提供及時(shí)有力的服務(wù)。前些年，農(nóng)村檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱，農(nóng)村干部檔案意識(shí)淡薄，不注意收集整理；經(jīng)費(fèi)投入不到位，沒有專房專柜專人保管，檔案資料存無定所，村干部誰用誰拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴(yán)重，在一定程度上影響了村里的建設(shè)。比如有許多棘手的問題困繞著村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開展。為盡快改變這種狀況，我們在區(qū)檔案局的幫助指導(dǎo)下，于1998年開始建立村級檔案，加強(qiáng)管理，發(fā)揮檔案在新農(nóng)村建設(shè)中的作用，有效地促進(jìn)了基層組織建設(shè)、村財(cái)務(wù)公開、農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定、人口計(jì)劃生育等方面工作的開展，提高了工作效率，使村里的全面建設(shè)躍上了一個(gè)新臺(tái)階。
一、轉(zhuǎn)變觀念，始終把檔案工作作為新農(nóng)村建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容來抓。
農(nóng)村和農(nóng)村檔案工作是農(nóng)業(yè)、農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，在社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)中具有積極的作用，特別是有利于促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，提高農(nóng)民的生活水平，擴(kuò)大基層民主，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，密切干群關(guān)系，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地做好村級檔案管理工作，為新農(nóng)村建設(shè)提供及時(shí)、便捷和有效的服務(wù)。但是，在以前由于我們認(rèn)識(shí)模糊，未顧及留下檔案是向歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，沒有安排專人負(fù)責(zé)管理檔案。隨著農(nóng)村工作的全面展開，農(nóng)村社會(huì)的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村建設(shè)對檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級檔案的管理工作。1998年區(qū)委區(qū)政府根據(jù)工作實(shí)際制定關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)村級檔案工作方案出臺(tái)后，我們村兩委領(lǐng)導(dǎo)非常重視，把檔案工作列入議事日程，專門成立了以村支部書記齊保有為組長的程莊村檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確了專、兼職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。村兩委班子先后三次召開專題會(huì)議，現(xiàn)場辦公解決建檔工作中的具體困難和問題。在當(dāng)時(shí)資金緊張的情況下擠出2萬元購置了檔案設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施，達(dá)到了“五有六防一達(dá)標(biāo)”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮。案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)。還專門騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標(biāo)牌，配備了鐵皮檔案柜、防盜門、滅火器和電腦等硬件設(shè)施。我們還經(jīng)常邀請區(qū)檔案局、辦事處業(yè)務(wù)人員來幫助指導(dǎo)村級建檔工作，為檔案工作的順利開展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，當(dāng)年就被區(qū)里評為一級檔案室，連續(xù)八年榮獲區(qū)級檔案管理先進(jìn)單位。
二、注重建設(shè)，始終把立卷歸檔作為村級檔案管理的關(guān)鍵來抓
檔案是歷史的真實(shí)記錄，農(nóng)村檔案是農(nóng)村工作的真實(shí)寫照，是村級檔案管理工作的重頭戲。為此，我們在完善基礎(chǔ)建設(shè)、建立健全各項(xiàng)制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案借閱、利用制度、檔案庫房管理制度）的基礎(chǔ)上，還注重把好“三個(gè)關(guān)口”：一是把好材料形成關(guān)。變嘴上說，腦子記為紙上寫，本子記，規(guī)范農(nóng)村文件材料的形成關(guān)。二是把好文件材料的收集關(guān)。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，明確我們收集范圍，特別是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，農(nóng)村檔案工作的領(lǐng)域不斷拓寬，在各類事務(wù)中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時(shí)代步伐，不斷擴(kuò)大收集范圍，確保檔案齊全完整。三是把好統(tǒng)一立卷關(guān)。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質(zhì)量是否符合要求，將直接影響著檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時(shí)間進(jìn)行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來，領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，我村檔案室已規(guī)范建檔的有文書檔案、專門檔案、科技和聲像四大門類檔案，共整理出文書檔案70卷，會(huì)計(jì)檔案159卷，照片檔案32張。實(shí)現(xiàn)了在文件材料以及門類種類收集上的齊全完整，案卷分類準(zhǔn)確科學(xué)，案卷整理整齊規(guī)范，按時(shí)保質(zhì)地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級機(jī)關(guān)的好評。
三、健全隊(duì)伍，始終把提高管理人員的素質(zhì)作為基礎(chǔ)工作來抓
農(nóng)村檔案工作涉及面廣，專業(yè)性
強(qiáng)，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會(huì)還專門配備了一名政治思想好，工作積極負(fù)責(zé)，組織觀念強(qiáng)，具有大專文化程度的大學(xué)生村干部時(shí)春麗為專職檔案員，村會(huì)計(jì)主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識(shí)化和專業(yè)化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓(xùn)，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓(xùn)中順利通過了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專業(yè)崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學(xué)習(xí)貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認(rèn)識(shí)，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強(qiáng)管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)來抓
開展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。程莊村在認(rèn)真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟(jì)、計(jì)生、綜治等工作檔案的門類齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務(wù)政務(wù)公開，促進(jìn)村里的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)穩(wěn)定作出了積極的貢獻(xiàn)。比如有群眾向上級反映數(shù)年來的征地款去向不明，村兩委聯(lián)合審計(jì)部門，對村里1996年—1998年財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審計(jì)，結(jié)果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實(shí)事，上了6個(gè)項(xiàng)目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發(fā)展黨員沒有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，反映到區(qū)里，區(qū)委組織部到該村檔案室找出有關(guān)材料查證落實(shí)，認(rèn)定發(fā)展程序合法，給了反映群眾一個(gè)滿意答復(fù)。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時(shí)為其查找到了原始證據(jù)，為打官司提供了有利的依據(jù)。轄區(qū)內(nèi)流動(dòng)人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準(zhǔn)，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認(rèn)識(shí)到了檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的大好事。
我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績，發(fā)揮了一定作用，但也存在許多薄弱環(huán)節(jié)，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現(xiàn)代化檔案管理，特別是社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的要求還有較大差距。我們決心在上級業(yè)務(wù)部門的精心指導(dǎo)下，加大工作力度，提高工作實(shí)效，更好地把村級檔案管理工作做實(shí)，不斷為新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)農(nóng)村工作的發(fā)展進(jìn)步。
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強(qiáng)，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會(huì)還專門配備了一名政治思想好，工作積極負(fù)責(zé)，組織觀念強(qiáng)，具有大專文化程度的大學(xué)生村干部時(shí)春麗為專職檔案員，村會(huì)計(jì)主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識(shí)化和專業(yè)化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓(xùn)，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓(xùn)中順利通過了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專業(yè)崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學(xué)習(xí)貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認(rèn)識(shí)，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強(qiáng)管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)來抓
開展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。程莊村在認(rèn)真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟(jì)、計(jì)生、綜治等工作檔案的門類齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務(wù)政務(wù)公開，促進(jìn)村里的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)穩(wěn)定作出了積極的貢獻(xiàn)。比如有群眾向上級反映數(shù)年來的征地款去向不明，村兩委聯(lián)合審計(jì)部門，對村里1996年—1998年財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審計(jì)，結(jié)果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實(shí)事，上了6個(gè)項(xiàng)目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發(fā)展黨員沒有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，反映到區(qū)里，區(qū)委組織部到該村檔案室找出有關(guān)材料查證落實(shí)，認(rèn)定發(fā)展程序合法，給了反映群眾一個(gè)滿意答復(fù)。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時(shí)為其查找到了原始證據(jù)，為打官司提供了有利的依據(jù)。轄區(qū)內(nèi)流動(dòng)人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準(zhǔn)，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認(rèn)識(shí)到了檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的大好事。
材料檔案管理范文第3篇
關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備;合同檔案;管理
近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和專科設(shè)備投入在增加，在采購醫(yī)療設(shè)備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理的幾個(gè)思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀
由于醫(yī)療設(shè)備采購工作流程復(fù)雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購周期較長，這就對醫(yī)療設(shè)備采購合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對應(yīng)的采購合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見的問題。
（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫(yī)療設(shè)備采購過程經(jīng)歷了使用科室提出申請、設(shè)備科組織院內(nèi)市場詢價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產(chǎn)生了對應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門共同參與詢價(jià)并簽字確認(rèn)的過程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（二）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案收集難度大
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價(jià)）記錄表、使用科室的申請報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書、評標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫了檢測、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫，對設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開展檔案信息庫建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過Exel表格來完成醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來說，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
二、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識(shí)不高
一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購效益，所以長期以來得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規(guī)范
在醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案中，從申購設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請、委員/專家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的購置報(bào)告、審批過程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過程
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸口管理問題
醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案規(guī)范化管理思路
要對醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理意識(shí)
目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識(shí)。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫(yī)療設(shè)備申請階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購申請都是由年度計(jì)劃采購和臨時(shí)緊急采購組成。不管是年度采購計(jì)劃還是臨時(shí)采購申請都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請購表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場照片、參與論證的專家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫(yī)療設(shè)備采購階段：醫(yī)療設(shè)備采購部門根據(jù)采購活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過媒體方式公開招標(biāo)信息，組織召開招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書、評標(biāo)報(bào)告等。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
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[2]鮑薇．淺析醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．
材料檔案管理范文第4篇
一、人事檔案管理中存在的問題
人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動(dòng)過程時(shí)在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，真實(shí)和客觀地記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當(dāng)前人事檔案中普遍存在問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1、領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調(diào)、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會(huì)解決，其辦公場所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強(qiáng)
根據(jù)國家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當(dāng)事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實(shí)性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的。或者是為了競聘較高級領(lǐng)導(dǎo)職位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真及時(shí)收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)對材料鑒別歸檔；對檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。
干部職工對人事檔案認(rèn)識(shí)不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時(shí)，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料留在個(gè)人手中，認(rèn)為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動(dòng)日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時(shí)帶來不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求
隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)和文化的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動(dòng)等特點(diǎn)，致使人事檔案管理部門要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動(dòng)保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對象的實(shí)體管理模式，使得人事信息的更新相當(dāng)困難，無法與現(xiàn)代人事信息的變動(dòng)保持同步。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責(zé)和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問題，如領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)淡薄；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等，這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮，應(yīng)該引起有關(guān)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
三、如何實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)
1、提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹立思想決定行動(dòng)，要認(rèn)識(shí)到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對其重要性認(rèn)識(shí)程度，才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位有關(guān)人員對人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入
俗話說物質(zhì)決定意識(shí)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開思想基礎(chǔ)，又離不開物質(zhì)基礎(chǔ)，只有人事檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時(shí)要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，充分利用各項(xiàng)科研成果，推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。此外，單位或部門還應(yīng)充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，又大大降低了資本投入。
3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍
以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。樹立單位培養(yǎng)復(fù)合型人才意識(shí)，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓(xùn)要有實(shí)效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識(shí)，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識(shí)技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。
4、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”
通過實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)工程，最終實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對象的實(shí)體管理模式，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應(yīng)對檔案資料規(guī)整分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，是指借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，為單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺(tái)。管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會(huì)達(dá)到其目的。
材料檔案管理范文第5篇
現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理經(jīng)過長期的工程實(shí)踐形成了獨(dú)具特色的管理體系，作為該體系的一個(gè)組成部分，檔案管理工作也是根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際需要應(yīng)運(yùn)而生的，具有其不可或缺的重要意義。檔案管理工作與勘察測量、方案設(shè)計(jì)等工作不同，不是立竿見影的產(chǎn)生直接效用，而是在整個(gè)工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中發(fā)揮綜合作用，具有多方面的實(shí)際意義:(1)檔案管理工作是項(xiàng)目管理中必需的輔助工作。檔案管理工作是針對工程項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類具有保存價(jià)值的文件材料的收集、整理、保存工作，擔(dān)負(fù)著保證檔案材料的完整、安全的職責(zé)。因此，在廣義上，工程項(xiàng)目過程中任何具有保存價(jià)值的資料一旦產(chǎn)生，就進(jìn)入了檔案管理工作的環(huán)節(jié)。無論資料是否立即在工程人員手中得到使用，檔案材料都已經(jīng)是在檔案管理制度的管理范疇之內(nèi)，應(yīng)由專職的檔案管理人員或是正在使用檔案材料的工程工作者根據(jù)檔案管理的制度要求妥善保管檔案材料。從以上角度來看，檔案管理工作在工程項(xiàng)目管理中可以說是無處不在、貫穿始終的一項(xiàng)工作，它是占據(jù)了資料在產(chǎn)生與使用以外環(huán)節(jié)的工作，也是所有工程資料的最終歸宿。(2)檔案管理工作對于控制工程效率與質(zhì)量具有重要意義［3，4］。大型工程項(xiàng)目涉及的學(xué)科面廣、持續(xù)時(shí)間長、工序眾多，整個(gè)過程中會(huì)涉及并產(chǎn)生種類繁雜的大量文件資料，諸如公司資質(zhì)證書、項(xiàng)目合同、地質(zhì)資料、施工設(shè)計(jì)、測量記錄、材料檢驗(yàn)記錄、監(jiān)理月報(bào)、竣工圖等等。這些文件材料對于工程來說是不可或缺的，而檔案管理就要對這些材料的管理負(fù)責(zé)，在這些材料產(chǎn)生后進(jìn)行收集、整理、備份等等工作，在任何檔案材料有使用需求時(shí)保證能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提供材料，并始終確保材料不會(huì)損壞或遺失。關(guān)鍵材料的使用對于工程效率與質(zhì)量管理的重要性不言而喻。通過合理的檔案材料管理，做好檔案的備份與轉(zhuǎn)手工作，能使各項(xiàng)工作及時(shí)獲取所需的文件資料，從而提高工程效率。通過良好的檔案管理為工程各項(xiàng)工作提供所需的完整、齊全、準(zhǔn)確的文件材料是保證工程質(zhì)量的基礎(chǔ)。(3)檔案管理工作面向未來，檔案材料具有進(jìn)一步使用的可能與歷史價(jià)值。檔案管理工作不僅僅立足于現(xiàn)在，它同時(shí)是對未來未知可能的考量，而后一種作用正是檔案管理在現(xiàn)代管理體系中成為必備環(huán)節(jié)的原因。檔案材料進(jìn)一步使用的可能，具有的歷史價(jià)值，對爆破施工企業(yè)來說其價(jià)值有著太多可能的體現(xiàn)方式，比如:在資質(zhì)申請中需要用到企業(yè)過去的業(yè)績材料，在企業(yè)宣傳中需要以往突出成果的影像資料，在工程成果推廣應(yīng)用中需要的以往的技術(shù)資料，在發(fā)生事故時(shí)需要調(diào)查生產(chǎn)施工的資料文件，等等。
2爆破施工企業(yè)檔案管理工作特點(diǎn)及存在的主要問題
2．1檔案管理工作特點(diǎn)
除了傳統(tǒng)的拆除爆破與土石方爆破項(xiàng)目的承包，許多爆破施工企業(yè)近年來更深入的參與到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作當(dāng)中。這種趨勢使得爆破施工企業(yè)的檔案管理工作由單一的爆破施工資料向多學(xué)科、多類別的資料管理轉(zhuǎn)變，因此具有如下特點(diǎn):(1)基建工程檔案文件數(shù)量較大，品類較多［5］。爆破施工企業(yè)從事的主要工程項(xiàng)目是鐵路公路道路建設(shè)、地下工程施工、建設(shè)平場等等，其中很多工程都會(huì)產(chǎn)生大量施工圖紙、設(shè)計(jì)書等等各類文件。傳統(tǒng)的拆除爆破一般規(guī)模較小、施工單一，這些工程相較產(chǎn)生的檔案材料類別繁多、資料量大。(2)工程檔案管理工作涉及面較廣。大型工程項(xiàng)目一般是分段承包，同時(shí)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參與單位也各不相同，因此檔案的管理往往涉及到多家單位，需要一定的協(xié)調(diào)工作。同時(shí)，設(shè)計(jì)爆破的基建工程項(xiàng)目有很多關(guān)鍵性文件需要同時(shí)提供多份材料給業(yè)主、施工方、管理部門。(3)檔案材料保存價(jià)值高［6］。工程檔案材料是工程設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等一系列情況的真實(shí)記錄，對于日后的質(zhì)量檢驗(yàn)、維護(hù)、事故調(diào)查、工程借鑒等等工作都是必不可少的。爆破施工由于涉及到爆破器材這一危險(xiǎn)源的制造、儲(chǔ)存、運(yùn)輸及使用，受到國家的嚴(yán)格管控，保管好爆破施工的相關(guān)檔案材料也是確保企業(yè)安全生產(chǎn)及配合國家有關(guān)部門開展安全生產(chǎn)管理工作的需要。(4)檔案管理工作貫穿工程始終。隨著工程的推進(jìn)，設(shè)計(jì)、施工等各方面的重要資料不斷產(chǎn)生，這些資料中的大部分文件在多個(gè)部門、不同時(shí)期會(huì)有使用需要，因此檔案管理工作需要實(shí)時(shí)跟進(jìn)，不斷收集、整理，做好歸檔工作。
2．2存在的主要問題
爆破施工企業(yè)的檔案管理工作中存在著多方面的普遍性問題，事實(shí)上這也是我國工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，具體來說存在著以下主要問題:(1)對檔案管理工作的重視程度不足，管理意識(shí)淡薄。企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益，講求效率與實(shí)效。因此，工程項(xiàng)目中能夠創(chuàng)造明顯經(jīng)濟(jì)效益的各項(xiàng)業(yè)務(wù)便自然的受到重視。相比之下，檔案管理工作在工程質(zhì)量及工程管理上的作用不具有直觀性，作為歷史材料保存的價(jià)值也具有時(shí)效性，其重要意義容易受到項(xiàng)目管理人員的忽視，于是在工程項(xiàng)目管理中便成為了受到普遍輕視的一環(huán)。特別是小型的爆破施工企業(yè)中，隨意的處置檔案文件，毫無管理意識(shí)，導(dǎo)致了檔案文件管理混亂，檔案文件遺失等問題頻現(xiàn)。(2)檔案管理制度不健全。許多爆破施工企業(yè)都未曾建立基本的檔案管理制度，各種重要的資料從產(chǎn)生開始都得不到妥善的管理，而是由內(nèi)部工作人員隨意的使用、存放，檔案的收集、整理、歸檔沒有規(guī)劃，因此對保持資料的完整性與安全性帶來了很大的隱患。由于缺乏相關(guān)制度的規(guī)整，標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，檔案文件在分類整理、歸檔、存放等方面都存在質(zhì)量問題。在檔案管理工作涉及多家單位的情況下，檔案管理制度缺失帶來的問題更是尤為突出。(3)工作人員檔案管理的水平、責(zé)任心不足。由于企業(yè)漠視檔案管理、制度缺失，也導(dǎo)致了檔案管理工作人員工作質(zhì)量的低下。工程檔案的管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜體系工作，但是目前爆破施工企業(yè)中大部分檔案管理人員并不具備檔案管理所需的基本知識(shí)，工程檔案材料的管理人員往往也由其他工作人員兼職，同樣不具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)。實(shí)際上大部分爆破施工企業(yè)缺乏具備專業(yè)水平的檔案管理工作技術(shù)人員。
3檔案管理措施建議
從爆破施工企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作存在的問題是長期以來漠視的結(jié)果，并不是一朝一夕能夠改變的，同時(shí)也需要在多方面進(jìn)行改進(jìn)，本文對此提出以下針對性措施:(1)加強(qiáng)宣傳教育，提高爆破施工企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作問題的根源就在于沒有形成良好的管理習(xí)慣，工作人員檔案管理意識(shí)淡薄。大部分人將檔案最后的歸檔視作檔案管理工作的全部，而沒有意識(shí)到資料自產(chǎn)生時(shí)就已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理的范疇之內(nèi)。因此，需要在企業(yè)內(nèi)部展開宣傳，扭轉(zhuǎn)漠視檔案管理工作的觀念，使員工充分了解檔案管理工作所具有的現(xiàn)實(shí)及歷史意義，從而在工作中能自覺重視。爆破施工企業(yè)的管理人員更有必要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所涵蓋的范圍與意義，切實(shí)作為一項(xiàng)重要的工作來進(jìn)行。(2)建立健全檔案管理制度。良好的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基本前提。爆破施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家對于工程檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，同時(shí)結(jié)合實(shí)際需要，建立完整、嚴(yán)格的制度，對于檔案管理的收集、整理、編目、保存、檢索等做出細(xì)致的規(guī)定，在制度上使檔案管理工作有章可循，并可以通過獎(jiǎng)懲性措施提高員工對于檔案管理工作的責(zé)任心。同時(shí)，歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)等國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求設(shè)定明確而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而確保歸檔文件材料質(zhì)量符合要求。(3)進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。良好的檔案管理工作要求爆破施工企業(yè)的工作人員普遍具有必要的檔案管理知識(shí)，因此有必要采用統(tǒng)一培訓(xùn)、文件教育等手段提高員工的相關(guān)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，企業(yè)有必要培養(yǎng)具備足夠檔案管理工作素養(yǎng)的專職或兼職工作人員，并落實(shí)崗位責(zé)任制。由具體的檔案管理人員督促各個(gè)部門的相關(guān)人員，并根據(jù)制度確保歸檔材料的質(zhì)量，能夠使企業(yè)的檔案管理工作盡快步入正軌。除人員外，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)配備好檔案保存所需要的專用庫房及文件柜等硬件設(shè)施。(4)建立良好的檔案管理協(xié)作機(jī)制。工程檔案的管理工作往往涉及到多家單位、部門，因此與相關(guān)單位做好溝通工作，建立共識(shí)，并進(jìn)一步形成良好的協(xié)作機(jī)制是工程檔案管理工作順利開展的需要。(5)做好檔案管理的信息化建設(shè)［7，8］。信息化是當(dāng)今的時(shí)代潮流，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，采用先進(jìn)的檔案管理軟件，建立完善的電子檔案體系，可以通過先進(jìn)技術(shù)提高檔案材料的使用效率，采取多種載體的保存方式也利于檔案保管工作的安全性。
4結(jié)語
