機(jī)關(guān)庫(kù)房管理制度

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機(jī)關(guān)庫(kù)房管理制度范文第1篇

大庫(kù)房管理模式的優(yōu)勢(shì)

大庫(kù)房管理使實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資管理物流化成為現(xiàn)實(shí)如果醫(yī)院物流不解決好，醫(yī)藥整個(gè)大物流的成效會(huì)很低［10］。我院實(shí)施了包括固定資產(chǎn)類、醫(yī)療物資類、通用物資類、低值易耗品等在內(nèi)的所有物資信息化管理。實(shí)現(xiàn)臨床業(yè)務(wù)部門與后勤服務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)交互，并實(shí)現(xiàn)流程透明性和可監(jiān)督性，數(shù)據(jù)的信息化采集，使醫(yī)院－供應(yīng)商、醫(yī)院－科室的區(qū)域化物資流轉(zhuǎn)得以實(shí)現(xiàn)。如網(wǎng)上科室物資請(qǐng)領(lǐng)軟件及物資管理軟件的使用，實(shí)現(xiàn)了以方便科室工作入手，針對(duì)醫(yī)院各級(jí)庫(kù)房(一級(jí)庫(kù):如庫(kù)管科、醫(yī)工科;二級(jí)庫(kù):如信息科、供應(yīng)室)的庫(kù)存物資，科室通過口令登錄后可從各庫(kù)房依需求選擇領(lǐng)用物資，并可自動(dòng)查詢統(tǒng)計(jì)請(qǐng)領(lǐng)情況，方便了科室負(fù)責(zé)人對(duì)本科室各項(xiàng)物資成本明細(xì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，同時(shí)為醫(yī)院管理層對(duì)各科室成本核算進(jìn)行績(jī)效分配提供數(shù)據(jù)依據(jù)［11］。采管分離與大庫(kù)房管理相對(duì)應(yīng)，我院推行了大采購(gòu)管理，即所有的醫(yī)院物資采購(gòu)只有一個(gè)入口，避免了以往多口管理出現(xiàn)的重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象，有效避免了浪費(fèi);更加明確了職責(zé)范圍，避免相互推諉［12］。目前大采購(gòu)與大庫(kù)管模式的實(shí)行，實(shí)現(xiàn)了物資信息資源共享，利于在全院范圍內(nèi)統(tǒng)一調(diào)配物資，避免積壓浪費(fèi)及不必要的物資添置。大庫(kù)房管理實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院物資閉環(huán)管理在醫(yī)院的大采購(gòu)、大庫(kù)房管理模式下，在辦公自動(dòng)化軟件中設(shè)置了物資流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的流程管理［13］，醫(yī)院物資從采購(gòu)、供給、使用、管理(維護(hù)、報(bào)廢)全程均有專人負(fù)責(zé)，使物資流轉(zhuǎn)透明化、自動(dòng)化、信息化，實(shí)現(xiàn)了物資閉環(huán)管理。目前，藥品、高值耗材已實(shí)行閉環(huán)管理到患者，其他物資實(shí)行閉環(huán)管理到使用科室。大庫(kù)房管理利于醫(yī)院物資盤點(diǎn)制度的實(shí)施醫(yī)院物資種類繁雜，各管理部門錯(cuò)綜紛雜，使醫(yī)院物資盤點(diǎn)成為難題［14］。醫(yī)院實(shí)行大庫(kù)房管理以來，首先完善了醫(yī)院物資盤點(diǎn)制度，并組織實(shí)施物資盤點(diǎn)工作，摸清醫(yī)院物資底數(shù)，為下一步物資采購(gòu)提供了依據(jù)。同時(shí)，強(qiáng)化了各級(jí)監(jiān)管職能，提高了各部門成本控制意識(shí)，避免物資積壓浪費(fèi)，全面發(fā)揮物資應(yīng)有的效能。大庫(kù)房管理使機(jī)關(guān)工作更加貼近臨床庫(kù)管科與物資使用部門的一站式溝通，可及時(shí)解決物資使用中出現(xiàn)的問題及需改進(jìn)的方面，提高了機(jī)關(guān)為臨床科室解決問題的能力，更好地服務(wù)于臨床工作。

急需解決的問題

機(jī)關(guān)庫(kù)房管理制度范文第2篇

（一）提高認(rèn)識(shí)，取得領(lǐng)導(dǎo)工作支持

檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。首先，自己能夠全面、正確認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案管理在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理中的重要地位和作用。認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)檔案是房屋權(quán)屬登記活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，也是房屋確權(quán)的重要依據(jù)。加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，直接關(guān)系到依法保護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益，關(guān)系到房產(chǎn)登記發(fā)證機(jī)關(guān)行政行為的合法性、有效性和權(quán)威性。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。近年來，城市建設(shè)、舊城改造、司法訴訟等一系列活動(dòng)，對(duì)房產(chǎn)檔案及其管理工作提出了新的、更高的要求。因此，為了切實(shí)貫徹建設(shè)部《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》和省、市建設(shè)局有關(guān)文件精神，自己千方百計(jì)取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，上下左右都重視這項(xiàng)工作，采取切實(shí)措施，加大管理力度。在檔案管理的硬件建設(shè)上，我們還先后投入萬(wàn)元按照檔案管理工作的要求配置了平方米的檔案密集柜，購(gòu)買了檔案專用電腦、激光打印機(jī)、激光復(fù)印機(jī)、電腦傳真機(jī)和攝錄一體機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等先進(jìn)儀器設(shè)備，同時(shí)，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)改造時(shí)，也為我室安裝了網(wǎng)線，為我們房產(chǎn)檔案信息化管理進(jìn)一步創(chuàng)造了必要的條件。

（二）夯實(shí)基礎(chǔ)，做好檔案收集整理

沒有規(guī)矩，不成方圓。建立健全房產(chǎn)檔案管理制度，是日常管理的需要。在檔案管理制度建設(shè)中我們按照市檔案局及市房管局的規(guī)定結(jié)合自身情況實(shí)際情況，分別制定了《檔案員職責(zé)》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》和聲像材料立卷歸檔制度》以及《實(shí)物歸檔制度》等規(guī)章制度。同時(shí)還制定了各門類檔案的分類方案和保管期限表，使公司檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

同時(shí)，為了提高檔案管理的工作效率，我們按照市檔案局的要求和規(guī)定來完成檔案的收集、整理、鑒定及統(tǒng)計(jì)工作，在檔案收集管理中我們按照規(guī)定將基本資料、上級(jí)下發(fā)文件、公司上報(bào)文件及各部室、車間的有留存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行了積極主動(dòng)的收集和征集，對(duì)收集到的檔案資料全部作到認(rèn)真整理、裝訂入庫(kù)。保證了檔案資料的完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)及時(shí)。

在檔案的整理工作中我們按照規(guī)定對(duì)檔案立卷要求進(jìn)行了組卷和編目，建立了檔案管理統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)檔案室內(nèi)的設(shè)備，各類檔案數(shù)量，檔案利用情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)和登記，通過認(rèn)真作好檔案管理的基礎(chǔ)性工作提高了檔案管理的工作效率的同時(shí)也提高了檔案管理的質(zhì)量。在檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)中我們按照規(guī)定對(duì)所有檔案資料按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了重新鑒定，目前檔案室以收集到有保存價(jià)值的檔案資料文書檔案份，其中永久檔案份、長(zhǎng)期檔案份、短期檔案份。

（三）一絲不茍，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理。

制度的建立健全重要，把制度落到實(shí)處更重要。自己在工作實(shí)踐中，不斷提高對(duì)工作制度的執(zhí)行力。鑒于房屋產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)籍管理密不可分，實(shí)行“一體化”管理模式。根據(jù)《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，我們房管所設(shè)房產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員和符合規(guī)范要求的專用庫(kù)房，自己并參與制訂和完善了各項(xiàng)房產(chǎn)檔案管理制度。在執(zhí)行制度的過程中，自己嚴(yán)格按照制度規(guī)定，從不馬虎大意，認(rèn)真開展檔案管理“升級(jí)達(dá)標(biāo)”活動(dòng)。目前，我們所的房產(chǎn)檔案管理“升級(jí)達(dá)標(biāo)”已列為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理創(chuàng)全國(guó)先進(jìn)單位、標(biāo)兵單位的重要考核內(nèi)容之一，爭(zhēng)取在1-3年內(nèi)，達(dá)到省三級(jí)以上檔案管理單位的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）安全防范，促進(jìn)管理規(guī)范上臺(tái)階

檔案管理，安全第一。加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，是房產(chǎn)檔案管理的核心內(nèi)容。認(rèn)真做好庫(kù)房的安全防范工作，上下班按時(shí)做好溫濕度記錄，熟練掌握各類設(shè)備性能的操作方法，嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備操作規(guī)程，按時(shí)進(jìn)行設(shè)備維修保養(yǎng)，庫(kù)房?jī)?nèi)實(shí)行了專人管理，經(jīng)常檢查所管設(shè)備是否完好，離開庫(kù)房及時(shí)關(guān)門落鎖,關(guān)閉電源，做到24小時(shí)有人值班，并專門做了一塊安全標(biāo)語(yǔ)牌掛在辦公室門口時(shí)刻提醒全室員工注意安全防范工作：見到事故隱患向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映一聲；見到危險(xiǎn)作業(yè)互相提醒一聲；見到不符合安全規(guī)定行為勸阻一聲。設(shè)置了獨(dú)立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達(dá)到了防盜、防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲的“八放”要求，做到警種長(zhǎng)鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬(wàn)無一失。

（五）提高素質(zhì)，適應(yīng)工作形勢(shì)需要

在積極參加房產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)上，自己長(zhǎng)期堅(jiān)持自學(xué)檔案專業(yè)，先后參加與的學(xué)習(xí)，鉆研了理論書籍，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，使自己的理論水平與操作技能不斷提高，能夠基本適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下檔案管理的需要。當(dāng)然，學(xué)無止境，自己按照規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化管理的要求，還有一定的差距，仍然需要百尺竿頭，更進(jìn)一步。

二、工作中的不足和今后打算

1、加大專業(yè)學(xué)習(xí)力度，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

機(jī)關(guān)庫(kù)房管理制度范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案保密

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案保密工作中的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)

從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

（二）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。

（三）檔案情況的變化

檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總的趨勢(shì)是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級(jí)文件作用的變化，原來的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級(jí)自然消除了。三是保密時(shí)限的變化。原館室所存檔案文件，只標(biāo)有密級(jí)而沒有保密時(shí)限，多數(shù)都是超期服役。

（四）做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作

1、在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2、要建立起法制的新秩序。對(duì)檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：一是建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二是建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案館室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；三是建立檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)。

3、要加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理。對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2、隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

3、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。

（二）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

由檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足而產(chǎn)生的一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。

三、進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作

在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。

3、做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：

（1）提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。

（2）建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。

機(jī)關(guān)庫(kù)房管理制度范文第4篇

保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié),是保證檔案在利用過程中安全的必要手段,二者具有相輔相成、良性互動(dòng)的關(guān)系,現(xiàn)就當(dāng)前新形勢(shì)下加強(qiáng)保密工作的新思路、新舉措和新方法談一下檔案保管利用過程中的保密工作自己的粗淺認(rèn)識(shí)。

一、積極做好檔案保管利用過程中公文管理與保密工作

在檔案保管利用過程中公文管理與保密,是機(jī)關(guān)文檔管理的一項(xiàng)重要工作。做好公文管理與保密,對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)工作,確保公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn),提高機(jī)關(guān)工作效率,具有十分重要的意義。

二、提高檔案保管工作人員的職責(zé)和素養(yǎng),加強(qiáng)保密意識(shí)

1.檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案,要及時(shí)搶救。不丟,就是使檔案絕對(duì)安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實(shí)體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對(duì)集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。

2.檔案管理人員的素養(yǎng)。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策。客觀地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題,維護(hù)歷史的真實(shí)面目,懂得黨的路線、方針、政策及黨和國(guó)家關(guān)于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。(2)檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。檔案是歷史的真實(shí)記錄,是極為豐富的知識(shí)資源,其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、外交、科學(xué)等廣泛的領(lǐng)域;其知識(shí)涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個(gè)方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí),要具有一定的古漢語(yǔ)、現(xiàn)代漢語(yǔ)和外事知識(shí)、一般法律知識(shí)和一定歷史知識(shí),在當(dāng)今信息社會(huì)里更要有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來,人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)始終存在誤差和偏見,認(rèn)為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實(shí),恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動(dòng),又有體力勞動(dòng),工作艱辛而又煩瑣,細(xì)致而又嚴(yán)格,常年不懈,周而復(fù)始,沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個(gè)檔案人員所必備的條件。(4)加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。就是要維護(hù)檔案的完整與安全,因此必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)。要通過培訓(xùn)手段來增強(qiáng)檔案管理人員的法制意識(shí)和保密意識(shí)。

三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施:

1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。

2.隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識(shí),熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識(shí),能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的,掌握其心理和思想動(dòng)機(jī),加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者,要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);二是眼勤,勤觀察動(dòng)態(tài),置每個(gè)利用者于視覺之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前,仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處,并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時(shí)查處,挽回?fù)p失。

機(jī)關(guān)庫(kù)房管理制度范文第5篇

近幾年，筆者每年組織本單位保衛(wèi)部門、總務(wù)部門、物業(yè)管理部門和消防、電視監(jiān)視、空調(diào)等系統(tǒng)維保單位進(jìn)行火災(zāi)仿真演練。演練開始，庫(kù)房火災(zāi)信號(hào)發(fā)送到中控室，中控室和庫(kù)房警鈴響成—片，值班員“打破”中控室玻璃面板取出相應(yīng)庫(kù)房鑰匙，跑到庫(kù)房門外開庫(kù)房大門，卻怎么也打不開庫(kù)房門，而使用庫(kù)房管理人員保管的鑰匙，馬上就打開了庫(kù)房門。即使后面的消防演練再順利，“滅火”再成功，也無法彌補(bǔ)拿錯(cuò)鑰匙耽誤的十幾分鐘，給檔案帶來的損失也將會(huì)是巨大的和無法彌補(bǔ)的。

演練結(jié)束后，使用保衛(wèi)部門封存的鑰匙再次開啟庫(kù)房門發(fā)現(xiàn)，極個(gè)別的庫(kù)房鑰匙也無法開啟所對(duì)應(yīng)的庫(kù)房門，這種情況引起了領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的高度重視。經(jīng)過認(rèn)真分析和查找工作記錄發(fā)現(xiàn)，由于個(gè)別庫(kù)房門鎖經(jīng)過長(zhǎng)期使用出現(xiàn)鎖芯故障，庫(kù)房管理人員通知物業(yè)部門工人更換鎖芯，庫(kù)房門鎖修好后新鑰匙交給庫(kù)房管理部門的職工，而這名職工并不知道將門鎖的其他鑰匙交給保衛(wèi)部門和中控室管理人員，或者只交給了保衛(wèi)部門而沒有交給中控室管理人員，造成“火災(zāi)”發(fā)生后真正要使用鑰匙的值班人員無法進(jìn)入庫(kù)房。也就是“火災(zāi)”發(fā)生在上班時(shí)間，還可以找到庫(kù)房管理人員拿到鑰匙開門，如果“火災(zāi)”發(fā)生在周末，將會(huì)給庫(kù)房中的檔案帶來滅頂之災(zāi)。

由于門鎖損壞或者鑰匙沒在現(xiàn)場(chǎng)無法開門所引起的災(zāi)難并不鮮見。2011年11月13日晚9時(shí)許，北京市大興區(qū)舊宮鎮(zhèn)一座大型庫(kù)房發(fā)生火災(zāi)，火災(zāi)的過火面積約800平方米，火災(zāi)是由于庫(kù)房?jī)?nèi)電線短路起火并迅速蔓延，救火車很快就趕到現(xiàn)場(chǎng)，但是現(xiàn)場(chǎng)工人都沒有庫(kù)房鑰匙，30多輛救火車只能從庫(kù)房四周和屋頂滅火。截至第二天凌晨3時(shí)30分，大火持續(xù)燃燒了約6個(gè)小時(shí)后終于被徹底撲滅。消防部門出動(dòng)了7個(gè)中隊(duì)的近40輛消防車、220余名消防官兵趕赴現(xiàn)場(chǎng)參與滅火。由于庫(kù)房?jī)?nèi)保存的是十幾家服裝廣、印刷廣、家具廠等易燃的貨物，雖然沒有人員傷亡，但是經(jīng)濟(jì)損失慘重。

所以，檔案庫(kù)房門鎖和鑰匙必須保持匹配，這樣，在庫(kù)房發(fā)生火災(zāi)等特殊情況時(shí)，相關(guān)人員才能夠及時(shí)進(jìn)入庫(kù)房確認(rèn)火情，做出正確處理。要做到這一點(diǎn)，筆者認(rèn)為應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

1.檔案庫(kù)房管理制度中明確規(guī)定庫(kù)房鑰匙由專職庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)保管，不得轉(zhuǎn)借他人。非檔案館人員禁止進(jìn)入庫(kù)房。專職庫(kù)房管理人員因出差、休假、生病等情況，應(yīng)該經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意更換庫(kù)房管理人員，同時(shí)記錄工作日志。庫(kù)房鎖具由于各種原因損壞需要更換，應(yīng)該經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)同意并報(bào)保衛(wèi)部門備案，由保衛(wèi)部門牽頭維修、保養(yǎng)或更換庫(kù)房鎖具。

2.庫(kù)房管理人員上崗前必須經(jīng)過嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，熟記庫(kù)房管理流程。保衛(wèi)部門做好庫(kù)房安全宣傳工作，并且經(jīng)常到庫(kù)房檢查鎖具等各種設(shè)備設(shè)施的正常使用。

3.中控室管理人員定期和不定期地檢查庫(kù)房門鎖，并檢驗(yàn)鑰匙是否能夠順暢地打開相應(yīng)的庫(kù)房門。

《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》第三十七條規(guī)定，檔案館建筑應(yīng)設(shè)置門禁、報(bào)警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。筆者建議，新建檔案館或檔案館庫(kù)房需要改造，如果經(jīng)費(fèi)和施工條件許可，庫(kù)房安裝電子門禁系統(tǒng)，這樣就能從根本上杜絕上述必須用鑰匙開門所帶來的安全隱患。在注重安全、防恐和防盜的今天，工作人員進(jìn)出一些重要機(jī)關(guān)、博物館、檔案館、科研實(shí)驗(yàn)室以及關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的公用事業(yè)單位的控制中心、民航機(jī)場(chǎng)等場(chǎng)所，門禁系統(tǒng)都給予進(jìn)出授權(quán)控制。門禁系統(tǒng)作為高科技安全設(shè)施，近幾年在國(guó)內(nèi)得到廣泛的普及。在現(xiàn)代化智能檔案館建筑中，門禁系統(tǒng)不僅起到提升檔案庫(kù)房智能化程度的作用，同時(shí)更是檔案館建筑安全防范系統(tǒng)的重要組成部分。

門禁系統(tǒng)按照識(shí)別方式劃分為磁卡式門禁、生物識(shí)別門禁。生物識(shí)別門禁包括指紋識(shí)別門禁、掌紋識(shí)別門禁、人臉識(shí)別門禁和虹膜識(shí)別門禁等。

磁卡式門禁系統(tǒng)

該系統(tǒng)由識(shí)讀部分、傳輸部分、管理/控制部分和執(zhí)行部分以及相應(yīng)的系統(tǒng)軟件組成，一般包括讀卡器、控制器、電磁鎖、出門按鈕、卡片和計(jì)算機(jī)等。當(dāng)一個(gè)有效的感應(yīng)卡在讀卡器的有效范圍內(nèi)晃動(dòng)時(shí)，卡內(nèi)線圈在“激發(fā)信號(hào)”的感應(yīng)下產(chǎn)生微弱的電流，作為卡內(nèi)集成電路的電源，而卡內(nèi)集成電路芯片貯存有輸入的數(shù)字辨識(shí)碼及發(fā)卡時(shí)所寫入的用戶信息。卡內(nèi)電路在收到激發(fā)信號(hào)后，將卡內(nèi)所有信息反饋給讀卡器，讀卡器再傳送給現(xiàn)場(chǎng)控制器，現(xiàn)場(chǎng)控制器通過比較和處理，并對(duì)執(zhí)行裝置（電鎖）發(fā)出指令。磁卡式門禁系統(tǒng)包括：

1.單向感應(yīng)式（讀卡器+控制器+出門按鈕+電鎖）

使用者在門外出示經(jīng)過授權(quán)的感應(yīng)卡，經(jīng)讀卡器識(shí)別確認(rèn)合法身份后，控制器驅(qū)動(dòng)電鎖開門放行，同時(shí)記錄進(jìn)門時(shí)間。出門則按開門按鈕直接外出。這種方式適用于安全級(jí)別一般的環(huán)境，可以有效地防止外來人員的非法進(jìn)入，是最常用的管理模式。

2.雙向感應(yīng)式（讀卡器+控制器+讀卡器+電鎖）

與單向感應(yīng)式門禁的區(qū)別在于使用者離開庫(kù)房時(shí)，在門內(nèi)同樣要出示經(jīng)過授權(quán)的感應(yīng)卡，經(jīng)讀卡器識(shí)別確認(rèn)合法身份后，控制器驅(qū)動(dòng)電鎖開門放行，同時(shí)記錄出門時(shí)間。這種方式適用于安全級(jí)別較高的環(huán)境，不但可以有效地防止外來人員的非法進(jìn)入，而且可以查詢最后一個(gè)離開庫(kù)房的人，便于特定時(shí)期（例如失竊時(shí)）落實(shí)責(zé)任，提供證據(jù)。

3.磁卡+密碼式

這種方式的門禁是在雙向感應(yīng)式門禁的基礎(chǔ)上，另外須輸入密碼，經(jīng)主控微機(jī)校驗(yàn)后，方可進(jìn)入庫(kù)房。這樣做適用于安全性更高的場(chǎng)合，即使磁卡被他人揀到也無法進(jìn)入庫(kù)房。密碼是個(gè)性化的密碼，即一人一密碼。另外系統(tǒng)還可以方便地、靈活地進(jìn)行模式設(shè)置，例如對(duì)于同一個(gè)門，有些人必須刷卡+密碼才允許進(jìn)入，有些人只需刷卡就可以進(jìn)入，有些人輸入密碼即可放行。

生物識(shí)別門禁

誕生于20世紀(jì)70年代末期的生物識(shí)別技術(shù)，是應(yīng)用電子學(xué)、生物學(xué)、生物統(tǒng)計(jì)學(xué)的原理，以人體的生理特性作為辨別條件，通過圖像、頻率等特征點(diǎn)的比較，以確定被檢驗(yàn)人員的身份。生物識(shí)別技術(shù)的出現(xiàn)，逐漸取代了“認(rèn)卡不認(rèn)人”的感應(yīng)式磁卡，因此更加具有發(fā)展前景。

1.指紋識(shí)別門禁

指紋門禁系統(tǒng)在各行業(yè)運(yùn)用非常普遍，是目前使用最多的門禁系統(tǒng)，有效解決了庫(kù)房管理人員出入需帶鑰匙開門等繁雜工作，提高了辦事效率，規(guī)范了出入庫(kù)房制度，消除了安全隱患。指紋識(shí)別門禁還可以選配感應(yīng)卡驗(yàn)證功能，比如指紋+密碼，指紋+感應(yīng)卡等，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況選用。目前，國(guó)內(nèi)指紋門禁生產(chǎn)廠家已經(jīng)開發(fā)出真皮指紋驗(yàn)證技術(shù)，該技術(shù)專門探測(cè)具有生命的內(nèi)層皮膚，對(duì)沒有生命的人造材料制作的指模有很好的鑒別能力，是真正的指紋門禁。

2.掌紋識(shí)別門禁

掌紋識(shí)別門禁是以手掌的三維特征為判斷依據(jù)，在掌形儀的內(nèi)部自動(dòng)對(duì)手掌進(jìn)行紅外掃描，將手掌的俯視圖、側(cè)視圖及每個(gè)手指的長(zhǎng)度、寬度、厚度、指關(guān)節(jié)位置等特征點(diǎn)記錄下來。每個(gè)人手掌的三維特征具有唯一性，數(shù)據(jù)庫(kù)將每個(gè)人的手掌以32000個(gè)信息點(diǎn)圖像構(gòu)成的手掌的部分特征，通過數(shù)據(jù)壓縮，把手掌的圖像縮小，作為用戶標(biāo)準(zhǔn)模板貯存起來。以后每次伸入手掌，掌形儀通過建立用戶手型的數(shù)字化模塊，再與記憶體中的模板進(jìn)行比較，吻合則通過，反之則為非法。

3.人臉識(shí)別門禁

人臉識(shí)別門禁作為生物識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)在技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟。人臉識(shí)別作為生物特征識(shí)別技術(shù)中最為直觀的一種識(shí)別方法，具有簡(jiǎn)便、衛(wèi)生、準(zhǔn)確、不可替代、不可被盜用以及擴(kuò)展性能良好等其他識(shí)別技術(shù)不可比擬的優(yōu)勢(shì)。人臉識(shí)別門禁管理系統(tǒng)是通過人臉識(shí)別門禁一體機(jī)捕捉使用者的人臉信息，并將捕捉到的人臉信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中預(yù)先錄入的人臉照片模板進(jìn)行快速比對(duì)，從而識(shí)別每張人臉的身份。如果與已授權(quán)用戶匹配，則比對(duì)成功，系統(tǒng)發(fā)出開門指令。如今人臉識(shí)別門禁系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)用到檔案館庫(kù)房，為實(shí)現(xiàn)平安檔案館做出了技術(shù)保障。

4.虹膜識(shí)別門禁