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一、企業內部會計制度不健全
企業內部會計核算和崗位制度不完善,甚至部分企業根本沒有制定內部會計制度 。這些企業直接以企業會計準則和行業統一的會計制度 、企業財務通則以及上級發的各種文件作為企業內部會計制度,企業財務管理力度明顯不足,這就會出現擠占成本 、虛報成本 、數據虛假 、會計失真的情況,致使企業日常會計核算工作隨意性過強,直接影響到會計信息的質量,影響會計決算的正確性 。一些企業在設計內部會計制度時,沒與充分考慮到它的系統性和可操作性,從而無法使內部會計制度真正融會 、貫穿于企業管理制度的各個方面,使得它不能有效運轉 。因為大多數企業認為本企業經營業務少,資金往來單一,不需要建立內部會計制度 。
還有一些企業只注重其形而忘其實,草草建立一套內部會計制度主要用以應付上級檢查,而沒有起到實質性作用,因此,內部會計制度沒有得到真正貫徹和執行 。如珠海市躍華石油化工公司由輝煌轉向衰落的主要原因之一便是企業內部會計制度管理混亂,經濟業務不依據會計制度進行反映和監督,賬目記錄混亂,無法確認資產 、收入 、支出的數額,導致公司走向破產 。
內部會計制度是企業的一種經濟政策。根據企業發展理論,企業在其生命周期的不同階段,都會采用不同的經濟政策,即使在同一生命周期上,面對不同的市場也會選擇不同的經濟政策,如擴張政策、收縮政策 。企業經濟政策的實現,需要多種條件配合 。企業內部會計制度為企業經濟發展起決策支持作用,為經濟政策的實施保駕護航 。作為企業內部制度,應該具有一定的穩定性,但隨著會計政策的變化企業內部會計制度也應該配合不同的經濟政策作出選擇 。會計系統對企業經濟政策的制定和實施提供信息支持,內部會計制度保證會計信息的有用性,屬于企業經濟政策中不可缺少的內容。
二、企業內部會計業務缺乏監督
良好的內部稽查結合一定的審計方式可以在企業內部各職能部門、各相關工作人員之間以及在處理經濟業務過程中形成相互聯系、相互制約的一種管理制度,可以保證企業業務活動的有效進行,保護財產安全和完整,防止、發現并糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整。
而目前,很多企業在制定內部會計制度時,未能有效的貫徹內部審計制度,這樣就無法確保管理部門制定的方針政策得到實施,無法保證管理信息的準確可靠和財產的安全完整。很多企業往往認為一旦建立起內部會計制度,便可以順利實施,而缺乏必要和有效的監控,內部會計制度只能形同虛設,很難嚴格執行下去。
三、企業財務人員素質不高
一些企業普遍存在著會計人員素質較差、不具備相應的專業知識和職業道德欠缺的情況。據統計在我國1 200萬會計人員中,受過正規教育的人比重偏低,會計人員的素質可見一斑。同時職業道德水準也較低。有些會計人員置會計的真實公允性于不顧,為迎合某些特定需要而制造虛假會計信息,侵害他方合法利益,缺乏主動性和創造性。會計人員往往只局限于對已發生經濟業務的核算、報告,參與管理的意識淡薄,會計的作用得不到全面發揮 。究其原因,一方面是單位領導不夠重視,另一方面會計人員沒有樹立經營觀念和市場觀念,更主要的則是會計人員缺乏內在動力。
四、企業外部缺乏監督
某電子研究所是系中央駐陜事業單位,是一個擁有兩千多人的中型企業。在這個較大的組織體系中,企業制度建設就顯得非常重要,但是現階段也存在一些問題:研究所現階段由于對機關的業績無法準確評價,針對機關特色,制定了一套KPI體系,機關部門有一個重要的指標就是根據制定文件的數量、字數等來進行業績評分,這樣的評價體系直接造成機關為了提高自己的分值,大量的起草制度,增加制度中的文字數量,將一個簡單的表述寫的冗長,并且出現了大量空洞的、不切實際的、甚至與企業愿景相悖的制度,而這些制度的出現,撼動了制度的權威性,使得人們無法判斷出哪個制度是真正為了解決大家問題的,哪個制度是為了解決起草者問題的。制度的執行力出了問題,最重要是企業文化建設不到位所導致的。企業的各職能部門對文化建設認識不足,導致各職能部門的制度建設沒能和企業愿景保持一致,甚至相悖,這樣的制度無疑無法貫徹實施企業的最終目標。并且,企業的執行力不足,主要和職能部門對企業文化的理解有關。由于個人差異,每個人對企業文化的理解可能也會有所區別,如果在沒有理解透徹的情況下進行制度建設,可能會背道而馳。某電子研究所是成立40余年的老國有企業,企業制度制定工作缺乏科學、規范、合理、全面的方法,轉換國有企業的呆板體制,建立現代的企業制度是急需解決的問題。現代企業制度是指以市場經濟為基礎,以完善的企業法人制度為主體,以有限責任制度為核心,以公司企業為主要形式,以產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學為條件的新型企業制度,其主要內容包括:企業法人制度、企業自負盈虧制度、出資者有限責任制度、科學的領導體制與組織管理制度。而現代企業管理的出現,是符合市場規律的,是適應社會發展的,企業作為社會的一種組織形式,進行現代企業制度改革是企業發展的必經之路。
解決問題的方法
針對研究所制度現狀,我們制定好制度就可以收到很好的效果。針對制度的良莠不齊,只能用嚴格的審批制度去約束。面對現階段對機關部門的績效體制,對擬發的制度進行嚴格的審批,可以約束制度起草部門只管量不管質的問題。有實際意義的制度,使制度具有可操作性,這樣才能逐漸增強制度在人們眼中的嚴肅性,提高制度的權威。企業制度建設是企業文化中重要的組成部分,企業制度應該與企業愿景保持高度一致,只有將企業制度做扎實,不浮于形式,才能增加其可操作性。首先,制度的制訂者要深入調研,認真征求相關部門的意見,切忌照抄照搬,要避免制度間的內在沖突,使制度具有可操作性和可考核性。新制度出臺在試行期內,制度制定部門要追蹤制度的執行情況,及時發現問題,總結修正后再正式頒布實施。其次,企業全體人員特別是領導干部一定要從思想上高度重視制度的作用,形成人人認同制度、自覺遵守制度的良好氛圍,如果一項制度只是寫在紙上而沒有刻在人們的心里,那將形同虛設。最后,要維護制度的嚴肅性。制度是企業內部的“法律準則”,具有權威性和強制性,一旦頒布必須認真執行,否則,有令不行,有禁不止,制度將會失去嚴肅性,管理會處于混亂狀態,所以做到制度面前人人平等,一旦發現違反制度的現象,就要堅決處理,以維護制度的嚴肅性。3現代企業制度是一種先進的管理制度,通過建立現代企業制度來轉換國有企業的經營機制,是建立社會主義市場經濟體制的關鍵環節之一。所以,轉換國有企業的經營機制不能就機制談機制,必須進行企業制度創新或企業制度變革。建立現代企業制度,可以增強國有企業的活力,是在社會主義市場經濟體制條件下公有制的有效的微觀實現形式。但是,在變革中,我們也應該清楚,由于國有企業的特殊性質,完全依據現代企業制度的概念去改革也是不切實際的,因為產權問題,政企問題都是無法逾越的鴻溝,所以在國有企業改制中,現在企業制度思想只是一種改革的新思路,不能照搬照抄,只能進行有針對性的、有特色的變革。
多年來企業制度建設一直作為提高企業管理能力,加強企業內部控制水平的重要立足點,很多企業也都將此作為一項重要的考核內容。國內大多數企業都能依照公司總部下發的企業制度建設目錄,不斷地完善補充各項制度,取得了很多進步。但隨之而來的問題是,從表面上看,不少企業該有制度都有了,但制度寫得越多,公司管理就越有效嗎?企業制度建設只是簡單的做加法嗎?如果增加一項制度對企業管理不產生實質的影響,那么這項制度就是無效的多余的制度;如果一項制度執行不順暢,過于復雜,對于企業整體而言,執行成本大于帶來的效益,這也是一項無效的制度。有些情形下為了寫制度而制定制度,制定大量的不科學的制度,而后出現執行不力,埋怨制度設計不合理,這在企業管理與社會管理中是經常可見的。制度建設不應成為口號,制度建設不是目的,而應是以問題為導向的解決方式。
(二)制度應當是系統性的,存在高低層級與左右關聯性
在組織的對相關企業檢查時,查閱到制度時,對著看似完備的制度目錄,很少有人能說得明白哪幾項制度對哪些業務或活動做出了規定。細查部制度條款內容,規定出現矛盾互相不統一是每個企業都或多或少存在的現象。制度一詞在英文中對應的單詞是“System”,指遵循一系列規則或固定的計劃,去組織、實施事務的一種方法。System翻譯成中文,首先的意思就是“系統”。在中文中“制度”、“系統”是兩個不太相關的詞,而在英文中就是一個詞“System”。系統最優才是最優,每個要素都最優不是最優。因而,花費大量資源在個體要素最優上的思維方式值得反思,應當在更大的一個系統上思考各項制度與制度之間的配合。一項制度安排的效率不是獨立于其他制度安排之外的運作結果,每一項制度安排都必定內在地聯結著其他制度安排,共同鑲嵌在制度結構中,一項制度的效率還取決于其他制度安排實現它們的外部環境。目前,現行的制定制度的做法通常是企業內部各部門各做各的,對于避免相互矛盾甚至都做不到,更何況期望制度與制度之間的呼應與配合?建議可以根據企業自身的業務性質、組織架構、企業文化,從企業各項管理功能,或是主要業務活動,或是從價值鏈等維度對企業整體進行制度框架設計,畫出整體的結構樹,在結構樹上標出各項規則需要規范的基本要素,再列出各項要素的具體控制標準,最后按照上述框架對具體制度規則進行詳細的文字描述,按照這樣的思路來設計企業制度可以基本保證制度的系統性與協調性。
(三)好的制度能讓參與者在博弈平衡中自動執行
充分利用制度執行過程中的參與者利益博弈,借助系統的制度設計,將導向預定目標,實現制度的自動執行。有博弈的世界是流動的,公平與有序的,能夠在流動中趨于美妙的平衡。博弈縱然不會產生皆大歡喜,但會進行自我診斷與自我修復。將博弈理念貫穿于制度內容設計,基于對相關參與主體的利益與責任的公平性考慮,使相關主體在自覺執行制度的過程中,得以合理的承擔責任與獲得應得的利益,讓制度的執行參與者對制度本身的邏輯公平合理性獲得認可。這樣的制度才不會朝令夕改,才不會因為過高的執行管理成本而被樹之高擱或是費力的玩著貓抓老鼠的游戲。同時也應當借用法律制定的公序良俗的原則,設計出來的制度不應使參與者中由于正當的、善意的目的而導致行為違反規則。當然,透明與公開是降低制度的執行成本,保證制度執行效果的利器。
(四)制度應當對參與者賦予有限責任
一、現代內部控制概念及內容
內部控制制度是企業管理者為防范經營風險,保護資產的安全、完整,促進各項經營活動有效實施而制定的各種業務操作程序、管理方法、控制措施的總稱。內部控制是企業管理現代化的產物,是管理當局為實現經營目標而設計的自律系統。
內部控制制度由五個要素組成:控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督。
1.控制環境:控制環境由反映最高管理當局、董事和企業所有者對內部控制重要性的態度的各種控制行為、政策和程序組成。內部控制結構是人制定的,也是由人完成的,為企業提供了自律架構,樹立員工的控制意識和企業文化的氛圍。企業的誠信原則、道德價值觀、員工的素質、企業文化等對內部控制結構的效果有重要影響。
2.風險評估:每個企業都面臨著來自各個方面的風險,正確認識風險,就要對這些風險進行評估。風險評估受制于企業的經濟環境、規章制度、經營環境等因素,必須與企業的經營目標、生產、銷售、財務等指標結合起來,以使錯誤和不合法行為的發生降低到最低水平。
3.信息與溝通:指企業的各部門管理人員能夠取得在執行、管理、控制過程中所需要的信息,這些信息包括經營、財務等方面的信息,并且能夠交換。
4.控制活動:控制活動是指管理當局為保證管理目標實現而建立的各種政策和程序。任何企業都可能有許多這類的政策和程序,但一般都可歸納為以下幾種:職責分工、授權與批準、充分的憑證和紀錄、資產和記錄的實物控制、獨立檢查。
5.監督:監督活動是有管理當局對內部控制結構的設計和運行效果進行經常或定期的質量評估,以確定內部控制結構是否按照既定的目的運行,以及對特定情況下發生的變化進行適當的修正。對內部控制監督所需的信息,來自于多種渠道,包括內部審計人員的報告、有關控制活動的例外報告、有關管理機構提交的報告、經營人員的反饋信息以及顧客對賬單費用的意見等各個方面。
二、關于內部控制的目標
內部控制制度的目標是指企業管理當局實施內部控制所要達到的效果,歸納有四個目標:
1.保護企業資產的安全、完整及對其的有效使用。
2.保證會計信息及其他各種管理信息的存在、可靠和及時提供。
3.保證企業經營管理活動的經濟性、效率性和效果性。
4.保證各項法律和規范的遵守,以使企業各項生產和經營活動有序進行。
三、內部控制固有的局限
內部控制只能為企業達到其經營目標提供合理的保證,因為內部控制還有其固有的局限,管理當局在制定內部制度時許多無法預料的因素及許多對于內部控制本身就無法控制,例如:
1.內部控制只適于正常且經常反復出現的業務活動,而不能對特殊的、非正規的業務活動(例外事項)進行控制。
2.內部控制可能因企業員工的粗心大意、精力分散、判斷失誤或誤解上級指令而失效。
3.內部控制還受到控制成本的限制,企業內部控制制度設立的成本不應高于因舞弊和錯誤所造成的可能損失。
4.當企業員工相互勾結、內外串通共謀時也無法控制。
5.當管理人員濫用職權或不能正確使用權力時無法控制。
6.內部控制可能因經營環境、業務性質的變化,使內部控制削弱或失效。
盡管管理當局力爭取得有效的控制效果,但由于上述及其他限制因素存在,內部控制不可能完美無缺,這是企業在制定內部控制制度時要認真思考的問題,內部控制制度的建立也存在著經濟性和有效性的關系。
四、當前企業內部控制存在的一些問題
由于受長期計劃經濟的束縛,我國在企業內部控制制度建設上還存在不少問題,表現在:
1.企業管理層重生產、輕經營、重開發、輕內部管理,甚至把內部控制制度看成僅僅是財務管理部門的事,而沒有把內部控制放在整個企業經營管理的高度來考慮。
2.有的企業雖建立了財會規章制度,但僅是紙上談兵,流于形式,而未得到切實的貫徹執行。
3.忽視財務內部稽核和內部審計的作用。有的企業沒有財會部門的稽核,有的內部稽核不規范,未形成制度。
4.在日常經營管理方面,比較麻木,內部管理缺陷視而不見,使一些事故隱患長期得不到發現和解決。
五、加強企業的內部控制
《會計法》對建立內部控制制度做出了明確規定,建立現代企業制度更要求企業建立和完善內部控制制度,針對當前企業在內部控制方面出現的一些主要問題,應從以下幾方面著手:
(-)加強企業各方面的內部牽制制度
內部牽制是指對具體業務進行分工時,必須做到不相容職務的分離。企業內部不相容職務有:授權審批職務、業務經辦職務、財產保管職務、會計記錄職務、審核監督職務。
在內部牽制中,必須對關鍵崗位采取工作輪換制,這樣才能更好地達到牽制的效果。工作輪換制是指根據不同崗位在管理系統中的重要程度,明確規定并嚴格控制每一員工在某一崗位的履職時間。對關鍵崗位應輪換頻繁一些,次要的崗位可少一些。從輪換中暴露出存在的問題,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷,如會計人員的委派制和輪崗制的結合。
(二)加強企業財務內部控制
建立科學、嚴密的企業財務內部控制制度是安全、有效的財務管理的基礎。結合企業實際,嚴格按《會計法》和《會計基礎工作規范》的要求設立財務控制的程序和崗位、稽核監督的辦法。
(三)加強企業內部稽核制度
在激烈的競爭壓力下,企業較多地強調發展生產,追求經濟目標的實現,不同程度地放松了內部管理。沒有正確處理好發展與管理的關系,輕視內部稽核作用,企業的經營者認為,稽核部門不能創造效益,還要占用人員編制,增加經營成本,沒有從根本上重視內部稽核制度建設。
企業經營管理的很多案例表明,一些問題的發生,并不是因為沒有制度,而是沒有嚴格執行制度,缺少內部稽核制度。
(四)加強企業的內部審計制度
關鍵詞:企業制度;建設管理
中圖分類號:F279.2 文獻標識碼: A 文章編號:1001-828X(2015)010-000-01
規章制度建設是企業長期的基礎管理工作之一,是內部控制體系貫徹執行的保障,同時它也是對企業各項管理工作和生產要素組合所做的規定,是企業成員必須共同遵守的辦事規程和行為準則,是實現一切管理活動的手段和載體。為了加強制度建設,堅持“簡明、實用、系統、高效”的原則,是企業加速推進制度建設步伐的根本。
一、一些企業制度建設管理現狀
本文就制度建設情況對一些公司進行了調研,通過調研,這些公司在基于內控體系建設的情況下,已經建立了較為完善的規章制度體系。但從執行層面上看,存在以下問題:
(一)業務領域制度缺失比較嚴重
有效制度覆蓋不全面,另有一部分制度在用,但沒有以正式文件形式下發執行,缺乏一定的效力。
(二)現行制度缺乏統一的管理
由于管理權限分散,沒有負責規章制度整體規劃和綜合管理的職能部門,各業務部門都可以獨立地制度,不可避免地出現從自身業務需求出發考慮管理要素和條款內容的情況,導致制度的局部功能大于整體功能,沒有形成管理的合力。
(三)管理層級多
從制度的制定與渠道看,大部分企業分為公司、公司機關、基層單位、生產單元等4個層級。各個層級制定制度的標準和程序不統一,公司級別的制度沒有自己的制度程序,參照公文進行管理,基層單位和生產單元的制度在管理上缺乏統一的規范,編寫和缺乏統一的標準。
(四)規章制度內容的可操作性不強
有的制度規定程序復雜,不夠簡潔實用,有的制度一經出臺,長期不進行修訂,不能支持實際工作。由于缺乏統一的管理,部分規章制度存在錯位、交叉和職能真空。
(五)規章制度的落實執行不到位
規章制度一經出臺,就明確了企業運營的秩序和規則,但由于相應的培訓宣傳不同步,違規違紀行為的查處監督機制不配套,導致制度的實際執行效力弱化,企業內部仍存在有章不循、有禁不止的現象,按章辦事、依法合規的意識和氛圍還沒有有效建立。
針對以上問題,企業需要從全局出發,立足頂層設計,構建科學規范的規章制度管理體系。
二、立足頂層設計,建立科學規范的體系制度
整體結構:統領發展戰略,強化頂層設計,集中強化管理,努力實現戰略保障和法律合規功能。具體為:
公司層面:以《制度管理辦法》為依據,加強制度的管理;
二級單位:主要作為總部制度的具體貫徹執行者,不再單獨制度。
在制度的管理上,實現集中管理:進一步加強規章制度歸口管理,嚴格把關管理程序。
(一)制定詳細《規章制度管理細則》,實現歸口管理
在制度的審查程序上,本著先立項再審核的原則,把好立項關。立項階段:立項部門需要提出立項申請,說明立項的原因、依據等,經領導審核通過后方可立項。審查、審定與頒布階段:首先進行沖突性和專業審查,其次根據制度內容進行專業辦公會審查或經理辦公會審查,為保證制度的效力,審查通過的制度以紅頭文件形式下發執行,使制度的設立過程更加嚴謹。
在制度的監督執行上,充分發揮職能部門的監察力度。業務部門可以每隔一段時間對照制度檢查執行情況,是否按章行事,是否履行簽字審批程序,是否做到了有效授權,同時也要定期檢查制度是否跟得上形式的發展,能否滿足企業內部管理的需要,需要根據實際情況對制度進行時時的修改;審計監察部門要充分發揮監察職能,對制度執行情況進行檢查。同時以公司年度經營業績考核為載體,對制度的實際執行效果進行客觀記錄和評估,以發現執行效果偏差。針對檢查考核結果,對制度落實不到位情況進行查處,對規章制度本身的不足進行調整,實現規章制度的自我改良和完善,有效提高制度執行力。
(二)編撰《規章制度手冊大綱》,構建科學化、規范化的制度結構體系
通過加強對各職能部門業務的綜合分析,按照少而精的原則構建制度體系,并在相應制度結構上進行配套整合與優化,形成《制度手冊編撰大綱》。
從結構設置上,《大綱》由“部分―篇―章”三層結構組成。
該制度手冊編撰大綱將為公司搭建起未來規章制度體系的框架,為體系規范奠定基礎。
(三)完善制度計劃管理,確保清理整合工作有序進行
結合《規章制度手冊編撰大綱》確定體系架構和規范要求,按照優化結構、完善體系、控制數量、提高質量的要求,結合自身生產管理特點,制定分階段建設規劃和目標,保證各項工作有章可循。
在制定制度計劃時,要充分考慮以下幾個因素:
1.逐一對照手冊編撰大綱,結合各部室的職能定位,系統梳理現有制度,確認是否有遺漏的制度,是否存在職能真空的情況。
2.結合內控測試發現的問題,就流程涉及的需要完善和修訂的制度列入制度建設計劃。
3.公司領導在各類會議中明確要求建立或完善的制度內容;
4.年度重點關注的工作,尤其缺乏制度支撐或制度不完善的要列入制度建設計劃。
(四)編制基層隊管理(操作)手冊,推進基層管理制度的結構優化
為有效解決管理體系多,基層負擔重,崗位標準不統一、制度落實不到位的問題,在基層小隊建立《基層隊(站)管理手冊》和《基層隊(站)標準化操作手冊》,按照簡單、實用、標準化的要求,運用信息化手段,編制、應用兩冊,整合制度、流程、標準、體系、資料、表單等各項管理要素,進一步明晰崗位職責,建立統一的工作標準,切實減輕基層工作負擔,實現崗位管理標準化、精益化、信息化。
通過制訂《管理手冊編制規范》和《操作手冊編寫規范》,由前期的“手冊標準文本”向“手冊管理標準”的轉變,以此來推進基層管理制度的結構優化,切實簡化基層管理制度。
(五)構建規章制度管理平臺,借助信息化手段提升管理效率
傳統的制度管理手段面臨著制度查詢不全、宣傳不廣、執行情況反饋渠道不暢通等問題,而且,制度審查人員對相關制度的內容參考難度較大。構建規章制度管理平臺,借助信息化手段提升管理效率成為一種必然的趨勢。
三、幾點認識
(一)制度承載著公司的戰略規劃,承載著企業文化的傳承,更承載著一種集權還是分權的管理模式,體現公司的管理意志,所以制度頂層設計尤為重要,特別是在新舊體系交迭、清理整合的關鍵時期,必須設計嚴謹,穩扎穩打,不能急于求成。