高校檔案室工作計劃

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高校檔案室工作計劃范文第1篇

【關鍵詞】檔案鑒定銷毀;檔案館;困難問題;對策

高校檔案作為記錄高校管理活動、學生信息資料、科研等重要資料的載體，其工作的科學度和完善度，與高校日常工作的效率及質量密切相關。尤其是在最近幾年，伴隨學校規模擴大、生源的擴招，檔案的銷毀工作量及難度都有所提升。一方面，源源不斷的新檔案占據大量檔案裝具和檔案室場所，并具有極大價值。另一方面，鑒定與銷毀的不及時與缺乏科學性，對檔案管理工作產生了一定滯礙。

一、當前我國高校檔案鑒定銷毀工作現狀

高校檔案的鑒定銷毀工作，即對于相關檔案資料價值進行判斷與甄別。經過科學合理挑選，將具有一定價值的部分加以妥善保存，并將不具有保存意義的部分予以適當處理甚至廢棄。從內容上講，可分為歸檔前、后的鑒定及銷毀。通常，由于高校日常事務繁多，學生數量龐大，科研信息量繁雜，因此相關檔案的鑒定和銷毀工作表現出很多問題。從宏觀上來看（以會計檔案管理為例），學校財務實行統一管理，會計檔案管理任務重、時間緊。一方面，很多檔案僅僅交由檔案館并做了數目清點和核對，而缺乏必要的后續鑒定和銷毀工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而會計檔案的合并工作并沒有跟上步伐。再以科研檔案為例，很多高校建校歷史悠久，現存的科研檔案資料數額龐大，不乏很多有期限保管變成了無期限保管，然而保存空間有限，造成了檔案庫房面積緊張的現狀。

二、我國高校檔案鑒定銷毀工作的若干問題

（一）未對檔案材料進行準確性鑒定。盡管檔案理應作為高校日常工作的詳盡記錄，然而由于檔案資料的形成容易受到客觀條件及主觀意愿的影響，因此在實際運行當中其內容并不一定真實、原始。很多情況下，檔案資料會對于當下情形夸大、縮小及扭曲，且因不同存在時期和工作模塊而情況各異。例如，會計檔案資料中統計數字的虛報、科研工作成績的夸大及學校基建檔案資料與實際不符等。這些主觀錯誤及客觀過失，都會造成檔案材料有失準確性，檔案鑒定工作者有義務和責任降低甚至杜絕此類現象的出現。

（二） 亟待鑒定和銷毀的檔案資料數額龐大。通常，這類問題是由以下兩點引起的：其一，鑒于很多高校檔案室都錯誤地將館藏量作為工作質量的衡量標準之一，因此為了實現一定的規模要求，將一些不具備實際價值的檔案引入檔案室，片面追求檔案數額的升級。其二，很多檔案在入管時缺乏及時地鑒定，導致工作長期累積，負擔日漸增重。在上述情況下，很多檔案室需要完成的鑒定和銷毀工作需要涵蓋如約到期檔案，且還要涵蓋很多被輔以永久保存之名，而實則毫無價值的部分。

（三）未進行完整性鑒定。在如今的高校檔案室工作中能夠發現，很多歸檔資料文件擁有一定的價值，但卻缺乏必要的完整性。一方面，歸檔部門缺乏必要的健全性。學校日常事務繁雜，各個部門擁有的職能各異，所產生的檔案數量、內容不具有一致性，很多僅僅是綜合部門形成一定紅頭文件，而其他部門檔案材料形成較少甚至沒有，從而缺乏成體系的檔案歸整。另一方面，檔案材料門類不全。很多學校除了財務、科研、學生信息等檔案之外，其他方面信息缺失。同時，檔案資料自身不完整。很多檔案資料缺頁、缺補充附件等，甚至很多核心部分漏失。

（四）缺乏鑒定檔案的條理性。很多檔案室管理僅將檔案資料保管期限作為鑒定依據，缺少了一定的鑒定條理性，如忽視了檔案文件本身的價值高低。然而，檔案資料最為關鍵的并非為其館藏是永久性還是暫時性，真正重要的是其在高校發展過程中實際蘊含的價值和作用的發揮。因此，在檔案管理工作中，要分次重地進行檔案保護、搶救，突出關鍵性檔案的地位。

三、如何應對存在于檔案鑒定銷毀工作的相關問題

（一）提升進館檔案的質量，強化檔案價值鑒定。在檔案進館之前，篩選工作就已經屬于檔案鑒定工作的一部分，若能工作到位，將會為后期檔案鑒定和銷毀工作省卻很多麻煩。在篩選和鑒定檔案價值、立卷及確定檔案報關期限的過程中，工作人員需做到詳細縝密，堅持有價值的檔案入館，無實際用處的檔案不盲目接收。相關指導部門工作人員要定期、保質進行案卷質量抽查檢驗，檔案室需要在檢查案卷之后入檔。憑借全面合理的檔案鑒定與銷毀，檔案才可以立卷。在此過程中，相關工作人員要以認真負責的態度，對待每一步檔案管理環節。

（二）提升監督與指導力度，完善檔案鑒定銷毀制度。作為檔案管理工作的指導力量，領導層面要加強對于檔案管理工作的監督，嚴格按照《檔案法》的相關規定安排工作，次重點分明，依法依章辦事，有部署、有安排、有檢查，形成上行下效的完善檔案管理體制。因此，要成立高效負責的領導班子，通過劃定出鑒定委員會、領導小組，分工落實成員責任。同時，要制定周密的工作計劃，按照一定時間、重要性等有序完善鑒定與銷毀工作。對于不存在保存意義的檔案資料，要在建立完善的書面記錄且經上級領導審核后進行銷毀。

（三）加強檔案管理從業人員的整體素質。作為一項對于高校事業發展意義深重的工作，檔案管理從業人員需要具備良好的職業素養和綜合能力。很多高校檔案室的管理人員身兼數職，甚至由其他部門人員監管相關工作，這樣做 有失檔案管理工作的完善性。高校在重視檔案管理工作的同時，要首先重視起從業人員的選拔和任職環節，以必要的標準挑選專業檔案管理人員。在日常工作當中，定期安排相關培訓與講座，為工作人員充電，為其介紹和普及最新、高效的檔案鑒定和銷毀知識。經過專業化培訓，幫助工作人員形成科學的工作流程。

（四）健全檔案鑒定和銷毀體系。完善的檔案鑒定和銷毀體系是保障高校檔案管理高效、高質量完成的前提，很多檔案室工作人員仍舊沿用傳統標準，且忽視了對于電子檔案管理工具的使用。如今，高校的檔案管理工作不應再沿用過去的期限管理模式，應將檔案價值視為首要，例如，一些會計檔案資料，如會議出差發票等，那樣的話不必要進行永久保存，不僅占用庫存，而且缺乏必要的價值。通過綜合權衡各檔案資料價值，形成明確的管理規定。

檔案鑒定銷毀工作質量的高低關系到高校生存及長遠質量，在本文中，筆者針對當前我國高校檔案鑒定銷毀工作現狀、存在的若干問題（未對于檔案材料進行準確性鑒定、亟待鑒定和銷毀的檔案資料數額龐大、未進行完整性鑒定、缺乏鑒定檔案的條理性）及有效的應對措施展開相關探討，提出了提升進館檔案的質量、強化檔案價值鑒定、提升監督指導力度及完善檔案鑒定銷毀制度、加強檔案管理從業人員的整體素質及健全檔案鑒定和銷毀體系等相關策略，以期為行業提供一定借鑒。

【參考文獻】

[1] 楊齊蘊. 檔案鑒定標準與檔案法規及檔案標準化關系探析[J]. 辦公室業務， 2012（21）.

[2] 劉琳. 檔案鑒定標準與檔案法規及檔案標準化關系探析[J]. 辦公室業務， 2013（01）.

高校檔案室工作計劃范文第2篇

科研檔案主要指科技工作者在科技創新活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件資料或實物，主要包括文字資料、圖表（紙）、數據等，科研檔案能完整地展現一個單位每一個科研項目從科研準備、科學研究實驗、總結鑒定、社會評價、成果獎勵及推廣應用全過程的各類材料。科研檔案建設是高校科研管理部門的重要內容之一，將其納入到高校科研管理的日常性工作并進行規劃化建設越來越成為高等學校科研管理水平的重要前提。

科研檔案的規范化建設主要包括管理規范和內容規范。管理規范是指有專門人員進行管理，建設要有檔案形成、積累和歸檔的規范程序，規劃化建設要納入學校工作計劃，科學管理業績要與崗位職責考核相關聯；內容規范是指從項目申報到研究過程中形成各種原始記錄、實驗數據到鑒定驗收的各類總結，到成果的形成、獎勵申報材料以及推廣應用過程中設計文件、合同、用戶反饋、市場調查等，缺少任何一個環節都會影響科研檔案的完整性。

科研檔案不僅僅是高校科研活動的歷史記錄，還是對科技工作者科研創新活動評價的重要客觀依據，是科技評價的重要指標，是對學校科研活動總結規劃的重要參考，是高校服務于地方和社會經濟活動重要源泉，另外，對科研檔案的科學化、規范化建設也是對高校科研管理部門科研管理規劃化的重要體現。重視科研檔案的管理和應用，加強科研檔案的規范化、科學化建設對提高科研管理水平、充分利用和挖掘科研項目價值、提高科學研究水平將起到重要作用。

二、目前高校科研檔案建設存在問題

1.收集不全

據了解，對科研檔案的建設最大問題就是收集不全，體現在以下幾個方面：一是項目不全，能收集到的就收集，收集不到的就不管了，特別是一些歷史檔案，殘缺不全；二是科技人員對檔案意識不高，不知道科研檔案的價值，不知道存留一些科技資料，特別是信息類的東西；三是類別不全，成果材料有，項目材料沒有；成功的經驗有，失敗的教訓沒有；紙質的有，實驗數據卻沒有；圖紙有，實物沒有；缺少對科研檔案建設的頂層規劃，沒有建立科研檔案收集體系。

2.管理不善

科研檔案建設的重點實際不在收集，而在管理。管理的難點不在資金，而在人員。科研檔案收集上來，如何管理？沒有科研檔案的管理體系建設，沒有科研檔案人員培養計劃，沒有對科研檔案進行分類而僅僅是檔案的存放，等于前功盡棄。

3.利用率低

科研檔案有價值不在于管理，而是如何利用。高校目前對科研檔案建設普遍還停留在收集和整理上，而對于科研檔案的后期利用還沒有做更多的工作，對科研檔案的利用還僅僅是資料的查詢，對成果的推廣和科研經驗有分享方面還是零。所以，加強科研檔案利用是科研檔案建設的根本所在，也是建設科研檔案管理體系的目的所在。

三、規范化建設對管理人員素質的新要求

高校檔案管理隊伍建設往往不會提上學校重點建設的任務單上，管理隊伍呈現“三低一高”現象。即學歷低、管理能力低、工作效率低、平均年齡高。高校檔案室不是年輕人愿意去的地方，檔案管理人員始終處于被安排的地步。現代高水平大學建設要求對高校的每個崗位都提出新的要求。

1.管理能力

人事檔案、公文檔案、建筑檔案等其他檔案的價值在于查詢，重點中在于收集，檔案材料要完整、齊全，而科研檔案不同于它們，不是的收集、保管和查詢，科研檔案的價值體現在于使用，在收集、整理有過程中，要求管理人員要從繁多的科研檔案中發現有價值的成果進行重點的管理和推介，在后期的科研或成果應用中發揮更大的作用。這就要求管理人員不僅要有將科研檔案收集起來，還要在檔案管理過程中對科研檔案進行鑒別和分類管理，甚至于對科研檔案為外部所用。

2.新技術應用能力

目前，科研檔案不再只有紙質材料，而是有數字的、影像的、實物的等多種形式，存放條件也不再是簡單的櫥柜而要自動化管理、信息化管理、安全化管理，大批的新型的設備或安全裝置投入使用，以傳統的老弱病殘來管理檔案已遠不能適應現代信息社會對檔案管理的需要，更不用說，存在的本身就是高科技價值含量的科研檔案。

3.溝通能力

科研檔案在高校檔案工作中應當占據相當重要的一部分，但很多高校卻都存在收集不全、管理不善、利用率低等諸類問題，這些問題的存在相當程度上是因為管理人員溝通能力不夠造成的。一是科技人員對科研檔案的重視程度不夠，對科研檔案管理支持不夠；二是科研檔案工作歷史欠賬太多，大量基礎性工作需要去協調、去溝通；三是科研檔案的使用需要管理人員與產學研單位進行溝通聯系。科研檔案管理人員面對的不再是沒有生命有一堆資料，而是有價值、有生命，可以指導科技工作者創新，可以產生經濟價值和效益的寶貴財富。

4.專業能力

高校科研檔案一定程度上代表了一個學校的研究水平和能力，是學校各個專業、團隊、研究方向的科研檔案信息的總和。管理人員不僅要有檔案管理方面的能力和水平，還要具備一定的專業識別能力，能夠對收集上來的各專業的科研檔案進行初步的甄別，對其科技價值、保管需求要有識別能力。否則，會嚴重影響科研檔案的利用價值，而這種影響卻又是隱性的。

四、高校科研檔案管理新模式

隨著時代的發展，科研檔案管理人員的觀念也要與時俱進，科研檔案要轉化為科研信息，檔案的查詢、利用將轉化為信息的交流，交流在場所也不再局限于檔案室，而是網絡化的、可遠程的。所以信息的真實性、內容的完整性，管理方式的多樣性對科研檔案規范化建設至關重要，是科研檔案形成、后期的利用的重要基礎和前提。

1.加強科研檔案的現代化管理水平

科研檔案的現代化管理將促進科研管理水平的提高，計算機技術應用和網絡化管理用為現階段主要管理手段，也要快速地應用到科研檔案的管理中去。新技術的應用拓寬了信息交換的渠道，縮短了信息交換的時間，科研檔案的管理要順應時代的要求，提高科研檔案的電子化水平，通過網絡為遠程查詢和利用科研檔案提供了有利條件。

加強現代化管理水平需要高校加大資金投入，增加硬件建設，開發或購置科研檔案管理系統，將收集整理的科研檔案轉化為電子化資料分類存放，并為廣大科技工作者和決策者提供網上查詢服務。

2.不斷拓展科研檔案服務的方式和途徑

首先，科研檔案服務要走出檔案室面向廣大科技工作者、走向社會。科研檔案不再是一個單位的檔案，要圍繞社會需求展開科研服務，無論是管理人員的思想觀念和認識，還是利用方式和服務手段都應社會化，也只這樣，才能充分發揮科研檔案的價值，才能走出陰暗的檔案室，走到陽光下面去。如舉辦科研成果展、學校科研歷程展，召開不定期的科研信息新聞會、信息交流會，舉辦科研檔案建設的討論會、座談會、知識講座等，使科研檔案的利用工作和利用方式更貼近科技工作者，更貼近社會，更符合廣大師生的要求，甚至走出校園，實現科研檔案服務的社會化服務。

其次，實現科研檔案服務的網絡化。通過實現科研檔案的數字化，開啟科研檔案服務的網絡窗口，管理人員要盡快掌握先進的科技手段，介入網絡服務領域。如實現科研檔案信息的網上傳送和查閱，實現科研成果的網上推介，建立與科技工作者的網上交流窗口等等，讓廣大科技工作者真正體會到科研檔案的真實存在，改善檔案管理的傳統印象，用科技的手段，以科研檔案服務為先導，樹立檔案服務的新形象。

高校檔案室工作計劃范文第3篇

一、近年來高校畢業生就業工作回顧

（一）高校畢業生就業政策制定不斷完善

自2009年以來，我區先后出臺的相關文件形成了促進高校畢業生就業的“1+9”政策體系，組織實施的相關就業計劃形成了 “大學生村官”、“三支一扶”、西部志愿者、特崗教師、社區民生工作志愿服務、中小企業人才儲備等6項高校畢業生服務基層項目，加上機關和事業單位招考、市場就業、人才派遣以及創業培訓和就業見習，總計12項促進高校畢業生就業工作。自治區財政及其就業專項資金每年都要至少拿出兩個億的資金用于促進高校畢業生就業工作。

（二）高校畢業生就業政策宣傳逐步擴大

通過電視臺、電臺等多家媒體開辟專欄，宣傳我區促進高校畢業生就業的各項政策；向全區廣大高校畢業生和有關部門發放了《高校畢業生就業計劃政策宣傳》的宣傳單頁和《高校畢業生就業政策問答》宣傳手冊。另外，舉辦了高校畢業生就業政策宣傳培訓班，向各盟市負責高校畢業生就工作的工作人員和各高校負責就業指導工作人員宣講我區高校畢業生就業政策。

（三）人才市場成為高校畢業生就業主渠道

通過舉辦人才交流大會、專場招聘會和網上招聘等方式，積極為畢業生就業服務。人才市場是主渠道，中小企業是主方向，2010年通過人才市場實現就業人數為5萬人。據統計，2009年和2010年，通過人才市場實現就業的應屆高校畢業生占其當年總數的比率分別為53.4%和58%，都在50%以上，總數達10萬多人，是促進高校畢業生就業工作中名符其實的主渠道。

（四）其它人才公共服務項目發揮著積極的輔助作用

全區各級人才交流服務機構及人才市場已經成為促進高校畢業生就業的主要平臺和服務窗口，集“政策、項目、資金、平臺和窗口”建設于一體的體系框架初見端倪，“政府促進就業、人才市場調節就業、高校畢業生自主擇業”的工作格局初步形成。全區人才交流服務機構接收、調轉、存放和管理高校畢業生檔案達20萬份以上，并提供了社會保障、職稱評定、戶口托管、評價派遣、流動黨員管理、鑒證仲裁等相應的人才公共服務，有力地促進了高校畢業生就業。人才派遣計劃就是根據企業人才需求為各類企業特別是大中型企業提供人才派遣服務。2010年我區人才派遣服務已派遣高校畢業生5234人。

（五）創業培訓和就業見習力促高校畢業生就業

2010年我區共有就業見習基地300多家，國家級就業見習基地6家。我區共有8333名高校畢業生參加了就業見習。2010年我區共有3601名高校畢業生參加了創業培訓。

二、當前高校畢業生就業工作的進展情況

今年年初，自治區政府專門召開了全區電視電話會議，明確了今年我區就業工作的主要目標和任務：適應加快轉變經濟發展方式的需要，進一步加大工作力度，不斷完善政策措施，多渠道開發就業崗位，積極開展就業指導和服務，充分發揮高校畢業生服務基層、機關事業單位招考、人才儲備、創業培訓和就業見習等促進高校畢業生就業計劃的載體作用，力爭到年底使9.5萬名高校畢業生實現就業或落實就業去向。

今年，我區應屆高校畢業生首次突破10萬人，達10.1萬人，比上年增加7000余人，創歷史新高。自治區人才公共服務部門負責開展12項就業計劃中的市場就業、人才派遣、創業培訓和就業見習。截至5月底，全區舉辦各類人才招聘會329場次，共有23746名高校畢業生簽訂了就業協議；為大中型企業派遣3279名高校畢業生；組織1617名和2130名高校畢業生分別進行了創業培訓和就業見習。通過組織實施上述計劃和其他8項工作計劃，今年前5個月，我區共有3.2萬余名高校畢業生實現了就業或落實了就業去向，占應屆高校畢業生總數的32%。

三、存在的問題和思考

（一）存在的問題

經過多年的改革探索，我區人才公共服務平臺為促進我區高校畢業生就業做出了重大貢獻。但是，人才公共服務體系建設在我區這樣一個經濟社會欠發達的少數民族自治區還存在諸多困難和問題，想更好地促進高校畢業生就業還有諸多制約和阻礙。

一是高校畢業生人數增長迅速，結構性矛盾十分突出。近年來高校畢業生人數大幅增長。2011年我區畢業生首次突破10萬人。據統計，十二五期間每年高校畢業生人數仍將保持高位，我區將連續三年在10萬人以上。多數高校畢業生希望在機關事業單位和國有企業就業，希望在經濟發達地區和城市生活和就業，到基層、中小企業就業的積極性不高，結構性矛盾依然十分突出。

二是服務經費不足，沒有列入財政預算。作為基本公共服務，人才公共服務應該主要依賴財政的支持。由于高校擴招以來畢業生總量激增等原因，打破了原有的人才市場供求的相對平衡。而現行有關政策法規還難以根據社會需求變化及時修訂，人才公共服務機構的服務職能還沒完全得到“正名”，所需經費沒有列入財政預算，處于“一事一議”地臨時撥款甚至缺位狀態，對人才公共服務體系發展形成嚴重制約。

高校檔案室工作計劃范文第4篇

關鍵詞：高校；科研檔案；規范化

1高校科研檔案管理工作的內涵及作用

高校科研檔案管理是指高等學校在科學技術研究過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科研活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實地記述了科研、生產活動的過程和成果及有關科研人員的科技思想、方法和經驗，具有原始記錄的基本屬性，同時具有法律憑證、促進交流、提供資源再開發利用物質基礎等作用。

2高校科研檔案管理的歸檔范圍

對于高校科研檔案管理必須集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全，以利開發利用。目前，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定(1987)》高校科研檔案管理包括五個階段，即科研準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用。

2．1科研準備階段

許多檔案工作者會忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(含經費預算)、項目審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件。

2．2研究實驗階段

各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質筆記等)，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等，同時，應注意收集項目的年度進展報告。

2．3總結鑒定驗收階段

工作總結，科研報告，科研成果(專利、論文、專著)，技術鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。

2．4成果和獎勵申報階段

成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。

2．5推廣應用階段

推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。根據教育部令第27號文件:《高等學校檔案管理辦法》科研類檔案應當在項目完成后兩個月歸檔。

3科研檔案的規范化管理

3．1完善科研檔案管理制度

目前，高校科研檔案管理大多數是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統、準確、完整，各高校應當根據自身實際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細節整理要求、各部門職能分工、歸檔責任人、歸檔時間截點、歸檔后管理及保管期限。

3．2實現科研檔案管理信息化

檔案管理并不是一成不變的，隨著時代的不斷進步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時俱進，定期組織檔案管理人員進行學習。學校科研處應有功能完善的科研信息管理系統，并對該系統的維護落實到人。構建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設，加強信息化管理的規劃。信息管理系統日新月異，在舊有系統的基礎上不斷完善是必要的，新建的系統也必須要有“先行一步”的預知感，能夠彰顯人性化并做到短期內不落后。科研信息系統應實現每個科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時登陸以便能對檔案進行收集、整理、歸檔，實現科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個合格的科研信息管理系統，應實現科研項目管理的數據化，各項指標有據可查;科研資料管理標簽化，檔案資料進行分類整理，做出詳細目錄;資料信息整理標準化，一是對每一個項目做統一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實現項目數據標簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］

3．3提高科研人員歸檔意識

在很多的一段時間里，高校科研項目管理的過程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環節非常重視，對科研項目數量和到賬經費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負責人來說，他更多的精力在于項目的研究與結題，而忽視了項目由申報到結題的資料整理，待項目結題時該項目的前期資料已經遺失。由于高校科研項目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數工作人員，根本無從掌握項目現實的研究階段，更無法完成每個項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產，許多具有歸檔價值的資料，如獲獎證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業計劃，納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用。科研檔案工作就應該納入高校工作計劃、納入校領導的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責中。明確知識產權為判定高校科研實力與核心競爭力的主要標準，應采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應該實現資料歸檔的各級責任人，以實現科研項目歸檔的系統、準確、完整。項目立項之時，應要項目負責人提交《科研項目責任書》，該文件中應明確項目組成員及個人分工(含檔案管理人)。各二級學院應有專職科研秘書，對各學院科研教師全面掌握，督促各項目負責人在時間截點內交材料，并統一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交校科研處，一份留在二級學院，二級學院應該小型科研資料檔案室。校科研處在全校科研材料歸檔方面責無旁貸，應配專職人員對全校科研檔案進行管理，對項目全過程材料進行整理，保護材料完整性，注意材料裝訂細節，在科研系統對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，能否及時督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質量、提高科研檔案內在價值和利用率的關鍵一環，也是為經濟建設和科技服務的一個必要前提。［3］

3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性

針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱評定、再次申請項目、獎項申報等時候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒有固定的申報書、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進行規范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責任書，監督教師定期進行中期檢查，對符合驗收條件的項目應敦促其盡快結題。對于經常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產生誤會、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導致科研項目的不完整。由不同時間段出現的分散資料到一個完整的科研檔案的出現，并不是一個人努力的結果，它需要一個團隊付出精力，需要制度來規范團隊中每一個人的行為，為此，科研處應制定相關條例，對不能按時提交材料的項目進行處理，例如，未能交《責任書》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結題手續，未能辦結題手續就要預留響應百分比的項目經費等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發出更多創作的火花。

作者:歐建韶 單位:電子科技大學中山學院科技與研究生處

參考文獻:

［1］李俊霖．高校科研檔案管理信息化的研究［J］．技術與創新管理．2011，11(32)．

高校檔案室工作計劃范文第5篇

[文章編號]：1002-2139(2013)-2--01

一、總括

檔案管理是管理中的一項重要內容，檔案管理不僅僅體現在一個良好的制度方面，更是要求在復雜的形勢下，尤其在經濟、社會快速變化的情況下，需要我們把握好檔案管理工作的時代性特點，不斷的發現檔案管理工作中的不足與失誤，并緊跟社會發展的步伐，不斷創新。提高學生檔案管理工作水平，為高職院校的長遠發展提供更優質的服務。隨著高校擴招政策的推行,辦學規模逐年擴大，在校學生人數不斷增加，給高職院校的學生檔案管理工作帶來很多問題和挑戰，在新形勢新要求下，傳統的手工管理模式已經體現出諸多弊端，這需要我們應用現代化的信息技術手段進行學生檔案的數字化管理。

二、高職院校學生檔案管理存在的問題

（一）學生檔案管理體制不完善

高職院校通常上只設立檔案室，沒有按有關政策成立檔案館。檔案工作的層次很難隨學校的發展而提高，由于人員配置問題，檔案管理人員基本限制在對檔案收集、整理、歸檔、利用等工作中；學生檔案數量多、收集分散，學生檔案管理人員多認為將學籍材料歸檔移交便完成任務，因此高職院校學生檔案管理經常處于被忽視的狀態。由于高職院校逐年擴招，學生人數不斷增加，大量的檔案材料如果不規范入檔，必然導致學生檔案不完整，無法全面反映學生在校表現。

(二)學生檔案管理程序漏洞多

由于學生檔案的形成涉及面廣，內容多數量大，部門之間協調困難，高職院校在學生檔案管理模式上多采用分散管理，學校學生部門有學生檔案室，但經常由于檔案管理人員專業知識欠缺，而導致學生檔案歸檔不規范，學生學籍歸檔移交過程中會出現班級混亂，丟檔等現象，影像材料的收集和歸檔質量，容易出現檔案收集不齊全，檔案移交不及時，隨意歸檔。雖然加大了在人力物力上的投資，但在不同程度上出現統一性欠缺，效率低下等問題。

（三）學生檔案管理信息化存在不足

現代化管理是以管理的集合為特征的，任何一項管理制度幾乎都以獨自發揮效應。而檔案管理信息化建設的落后導致了檔案管理整體效率的降低，大部分檔案管理單位到現在還是有手工錄入、手工查檔、手工登記，這導致檔案管理工作量的增加，也降低了檔案管理的整體效率。檔案管理被認為是一項不能創造效益的工作，這種偏見導致檔案管理工作沒有足夠的經費來支撐，檔案管理工作人員也較少經過培訓，很少有工作人員能了解和利用信息管理，更加導致了檔案信息化程度的低下。要實現學生檔案管理信息化，一般需要學校根據自身情況自行開發或者購買使用管理平臺，學生人數多，流動性大，因此學生檔案信息化工作量巨大，學生各項檔案很難融合成完整電子版學生檔案。而檔案信息管理人才欠缺，因此學生檔案無法實現全面信息化，即便有些院校的學生學籍檔案信息化，但日常學習思想表現、社會實踐以及活動等仍無法全面信息化。信息化檔案仍不能很好地應用于高職院校學生檔案管理的過程中，大多數院校的學生畢業前仍要用紙質打印放入檔案移交用人單位，信息化真正意義無法落到實際應用當中。

三、改進高職院校學生檔案管理工作的方法

針對高職院校學生檔案管理中存在的種種問題，以及高職院校管理要適應信息化時代的需要，當前高職院校檔案管理工作應更新觀念，科學管理，充分利用現代信息技術手段，做好以下幾方面工作。

（一）改善相應的檔案管理制度體系

制度是運行的保障，要做好高職院校學生檔案工作，首先要強化檔案管理意識，提高檔案管理工作的地位，應建立高職院校檔案管理小組，各部門設立相應的兼職檔案員，使全校檔案管理形成網絡，形成領導負責、組織落實、分工明確、責任到人的檔案管理體系，把檔案管理工作落到實處。應把檔案現代化管理工作納入學校工作計劃和議事日程中，重視學生檔案管理，為學校檔案部門提供良好的工作條件。

（二）加強學生檔案檔案信息化建設

改變收集、整理、進庫、取卷等繁瑣低效的學生檔案管理模式，將豐富的檔案信息予以數字化，及時有效地將學生各項信息轉變為高效的網絡化服務，高職院校檔案管理工作對管理科技化、信息化的水平越來越高。從現有發達國家檔案管理的情況看，他們普遍的建立起了完善的檔案數據庫，借助科技信息優勢，形成了強大的高職院校檔案信息檢索能力。

（三）加快高職院校檔案管理工作信息化進程