基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作發(fā)展分析

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我國的社會(huì)保險(xiǎn)制度改革從局部試點(diǎn)到全面推開，已經(jīng)走過了二十多年的歷程，各級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)積累了大量的業(yè)務(wù)檔案材料，但由于沒有全國性的社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)定，各地業(yè)務(wù)檔案管理不盡統(tǒng)一。2009年7月，由人社部和國家檔案局共同起草的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（第3號令）的頒布，標(biāo)志著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理從此走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

一、目前福工作開展?fàn)顩r

2010年以來，全省各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)根據(jù)省社保局提出的“全面建設(shè)、整體推進(jìn)、分步實(shí)施”的思路，全面開展業(yè)務(wù)檔案管理工作。目前已基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化、信息化、專業(yè)化管理，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)經(jīng)辦管理水平得到了全面的提高。以順昌縣為例，目前已全面完成2007年至2014年社保業(yè)務(wù)檔案共1019卷的歸整組卷入庫工作，并實(shí)現(xiàn)所有已入庫檔案數(shù)據(jù)同期導(dǎo)入全省檔案管理信息系統(tǒng)。

二、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題

推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、信息化工作雖取得了一定的成效，但部分基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依然還存在著檔案管理工作人員短缺、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、檔案收集整理及時(shí)性有待于提高、檔案利用率不高等問題。

（一）基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)人少任務(wù)重，造成檔案管理工作人員短缺，導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。以順昌縣為例：目前社保中心內(nèi)設(shè)的業(yè)務(wù)服務(wù)窗口面對的服務(wù)對象近7萬人，服務(wù)企業(yè)上千家，社保中心配備的工作人員僅有十余人，在任務(wù)如此繁重人手又少的情況下，根本無力安排專職檔案管理人員。目前絕大多數(shù)的基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都存在只能設(shè)兼職檔案管理人員的現(xiàn)象，而檔案管理工作人員短缺勢必導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。

（二）基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。2009年12月福建省社保局下發(fā)《福建省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化達(dá)標(biāo)考評內(nèi)容》，對業(yè)務(wù)檔案設(shè)施建設(shè)做出了具體規(guī)定，其中最重要的當(dāng)屬檔案庫房建設(shè)項(xiàng)目。目前各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均按規(guī)定設(shè)置檔案庫房、查閱室等業(yè)務(wù)檔案用房，但由于受各地辦公條件的限制，部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案庫房容量不足，與社保業(yè)務(wù)檔案量大且增速快形成了極大的反差，將難以滿足未來檔案管理的需要。

（三）檔案收集整理及時(shí)性有待于提高。以順昌縣為例：2007年的社保業(yè)務(wù)檔案僅88卷，到2014年已增加到162卷；業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在辦理日常業(yè)務(wù)的同時(shí)還需抽空整理上年度業(yè)務(wù)檔案，往往顯得力不從心，且由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作起步晚，依然還存在歷年業(yè)務(wù)檔案無法歸檔整理的狀況，因此如何較好提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案歸檔及時(shí)性，是擺在我們面前一個(gè)急需解決的難題。

（四）因基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化程度較低，查詢利用社保業(yè)務(wù)檔案大多只能以手工為主，利用率不高。由于2013年開始啟用的全省檔案管理信息系統(tǒng)功能模塊較為簡單，且目前只有小部分有條件的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)部分年度實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，因此當(dāng)前查詢利用業(yè)務(wù)檔案依然只能以手工查詢?yōu)橹鳎蕴幱诜喖堎|(zhì)檔案完成的狀態(tài),檔案數(shù)字化進(jìn)程的快慢將直接決定檔案利用率的高低。

三、做好檔案管理工作的對策建議

（一）各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)配備專職檔案管理人員，而且要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)知識及檔案管理信息系統(tǒng)操作使用的培訓(xùn)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理是密不可分的，專職檔案管理人員需具備檔案管理專業(yè)及社會(huì)保險(xiǎn)專業(yè)兩方面知識，要對整個(gè)社保業(yè)務(wù)流程了如指掌，只有不斷提升檔案管理人員的能力和水平，才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化提供人才保證。

（二）因地制宜創(chuàng)造條件，不斷完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案設(shè)施和條件。各地應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體可參照建設(shè)部和國家發(fā)改委關(guān)于《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》努力創(chuàng)造條件建設(shè)專用檔案庫房，以確保檔案庫房能滿足中長期需要。

（三）業(yè)務(wù)檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證，檔案及時(shí)歸檔是確保檔案安全和實(shí)時(shí)利用的重要前提。應(yīng)盡量避免檔案長時(shí)間滯留在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員手中，當(dāng)年新增各業(yè)務(wù)部門檔案應(yīng)于當(dāng)月歸檔移交，做到“日清月結(jié)”。按照“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰歸檔的原則，由經(jīng)辦人員在每項(xiàng)業(yè)務(wù)辦結(jié)時(shí)即時(shí)將形成的檔案原始資料進(jìn)行收集整理并編號立卷，并于月底移交檔案室。檔案管理人員對移交來的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行核對，在確保每份檔案入庫完整準(zhǔn)確后掃描歸檔，同時(shí)實(shí)現(xiàn)次月提供查詢利用。

（四）通過不斷加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)信息化建設(shè)和提升檔案數(shù)字化程度，有效提高檔案查詢利用率。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理不能只是局限于規(guī)范收集、整理、歸檔、保管等方面，而應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理對業(yè)務(wù)經(jīng)辦起到促進(jìn)和監(jiān)督作用。社保業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)應(yīng)以信息化為依托，逐步實(shí)現(xiàn)社保電子檔案實(shí)時(shí)生成于業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)，將業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，不斷提高業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化程度，方便參保人員快速調(diào)閱所需檔案影像資料，提高檔案查詢利用率。

作者：王勤 單位：順昌縣社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理中心