社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展探析

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摘要 ：社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展使社保檔案數(shù)量與日俱增，給社保檔案管理帶來(lái)了一定的壓力。文章分析了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題產(chǎn)生的原因，針對(duì)問(wèn)題提出了改進(jìn)策略。

 關(guān)鍵詞 ：社會(huì)保險(xiǎn)檔案 ；檔案管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們保險(xiǎn)意識(shí)的提高，社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)步入快速發(fā)展時(shí)期，參保人員逐年遞增，隨之而來(lái)的是社保檔案數(shù)量激增，這對(duì)社保檔案的保存和管理提出了更高的要求，因此有必要研究新時(shí)期社保檔案管理存在的問(wèn)題，找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因，進(jìn)而有針對(duì)性地提出改進(jìn)措施，提升社保檔案管理水平，使社保檔案能夠更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)于民生。

 一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀

 （一）社保檔案種類(lèi)多，管理部門(mén)多

 社會(huì)保險(xiǎn)包括基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等險(xiǎn)種，每個(gè)險(xiǎn)種涉及諸多環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)流程較復(fù)雜。這些險(xiǎn)種由多個(gè)部門(mén)管理，比如生育險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)很多歸參保人員工作單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)管理，這兩個(gè)險(xiǎn)種在理賠過(guò)程中形成的材料由參保人所在單位保存和管理。養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等常規(guī)性險(xiǎn)種由政府委托的部門(mén)進(jìn)行管理。由于歸不同的部門(mén)管理，各個(gè)險(xiǎn)種的檔案管理內(nèi)容有所不同，歸檔時(shí)間不同、整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不利于社保檔案的利用。

（二）社保檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)有待進(jìn)一步細(xì)化

對(duì)于社保檔案的規(guī)范化管理，國(guó)家先后出臺(tái)了相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。2009 年國(guó)家出臺(tái)了《社會(huì)保障業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，2015 年國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)批準(zhǔn)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》，對(duì)社保檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了國(guó)家層面的頂層設(shè)計(jì)。部分省份也制定了本省的社保檔案管理辦法，如 2013 年遼寧省檔案局與省社會(huì)保障廳、省民政廳等下發(fā)了《遼寧省社會(huì)保障檔案管理辦法》，對(duì)省內(nèi)社保檔案工作包括歸檔、收集、整理、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)定。縱觀這些規(guī)章制度，在社保檔案管理上做出了方向性、原則性的規(guī)定，但大多數(shù)還是一些籠統(tǒng)、總體上的規(guī)定，在實(shí)際工作中缺乏可操作性，沒(méi)有帶來(lái)明確的、具體的工作指導(dǎo)。

 （三）基層社保檔案工作軟硬件條件較差

 即便是地市一級(jí)的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，也存在檔案工作基礎(chǔ)條件較差的問(wèn)題。有相當(dāng)一部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的檔案管理部門(mén)、沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理人員，還存在經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋落后而且更新不及時(shí)、庫(kù)房面積不足、制度機(jī)制不健全等方面的問(wèn)題。區(qū)縣一級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)面臨的情況則更為嚴(yán)峻。

 （四）社保檔案信息化程度不高

 在社保檔案信息化的進(jìn)程中，各地區(qū)社保檔案信息化程度不統(tǒng)一，導(dǎo)致社保檔案信息化最終無(wú)法統(tǒng)籌發(fā)展。比如在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，社保檔案信息化仍然處于初級(jí)階段。另外，各級(jí)檔案管理規(guī)定中雖然對(duì)社保檔案電子化提出了規(guī)范性的指導(dǎo)意見(jiàn)，但并沒(méi)有明確統(tǒng)一的操作流程，不同的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)采用不同的管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、技術(shù)結(jié)構(gòu)、記錄格式和形式等方面存在差異，造成信息孤島，不利于社保檔案信息資源共建共享，民生服務(wù)水平難以上一個(gè)新的臺(tái)階。

二、現(xiàn)存問(wèn)題的原因

（一）重視不足

 在實(shí)際工作中，很多社保經(jīng)辦單位對(duì)檔案重視程度不夠，認(rèn)為社保業(yè)務(wù)辦理是重要的，而對(duì)經(jīng)辦過(guò)程產(chǎn)生的歷史記錄也就是社保檔案則是抱著無(wú)所謂的態(tài)度。不少基層的社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員則以工作忙、任務(wù)重等為借口將業(yè)務(wù)檔案管理的職責(zé)統(tǒng)統(tǒng)推給檔案管理部門(mén)，認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案管理是檔案部門(mén)的事，與其無(wú)關(guān)。

（二）地區(qū)間檔案信息化發(fā)展水平的差異

 在檔案信息化發(fā)展初期，國(guó)家沒(méi)有及時(shí)出臺(tái)相關(guān)文件對(duì)檔案信息化進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和監(jiān)管，導(dǎo)致了各個(gè)地區(qū)、各個(gè)系統(tǒng)、各個(gè)單位檔案信息化自由發(fā)展的局面。后來(lái)，國(guó)家檔案管理中心出臺(tái)了《全國(guó)檔案電子化實(shí)施計(jì)劃》，在國(guó)家層面對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行了規(guī)范，但文件只是方向性的、原則性的規(guī)定，在具體落實(shí)方面并沒(méi)有制定統(tǒng)一的操作程序和標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了我國(guó)在社保檔案電子化管理方面并沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范。

（三）社保檔案管理是業(yè)務(wù)工作的有機(jī)組成部分

按照“誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)整理，邊經(jīng)辦邊整理的要求”，全國(guó)社保系統(tǒng)明確了前臺(tái)經(jīng)辦檔案整理的責(zé)任，將業(yè)務(wù)材料收集整理立卷與業(yè)務(wù)經(jīng)辦各個(gè)環(huán)節(jié)相融合。也就是社保檔案的收集整理歸檔本就是業(yè)務(wù)工作的一部分，是前臺(tái)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的本職工作，沒(méi)有理由推卸給他人。

 （四）人才引進(jìn)與培訓(xùn)工作落后

社保檔案管理人員不僅要對(duì)社保檔案進(jìn)行管理，還涉及社保業(yè)務(wù)的經(jīng)辦等工作。因此，在人才招聘時(shí)，不僅需要考察檔案專(zhuān)業(yè)的技能和水平，還要全面考核其他各個(gè)方面的能力，尤其是計(jì)算機(jī)操作能力等。社保檔案管理人員一般屬于公務(wù)員編制或者事業(yè)編制，需要通過(guò)公務(wù)員考試或是事業(yè)編制考試才能錄用。招聘的時(shí)候因?yàn)橐ㄟ^(guò)嚴(yán)格的文化考試、專(zhuān)家面試等程序，用人單位只是先期進(jìn)行崗位設(shè)置，在考試和錄用環(huán)節(jié)上對(duì)錄用人員幾乎是沒(méi)有可選擇性的，所錄用的人很可能不是用人單位所需要的。

三、相應(yīng)的改進(jìn)策略

 （一）抓牢要素，夯實(shí)工作基礎(chǔ)

 一是要在檔案人才引進(jìn)和培訓(xùn)上下功夫。社保檔案管理工作要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，不能由其他人隨意兼任，同時(shí)在面向社會(huì)公開(kāi)招聘時(shí)，要明確檔案管理及其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)要求，如對(duì)社保業(yè)務(wù)技能和信息管理技能的要求。加大培訓(xùn)力度，不斷更新檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技能，適應(yīng)新時(shí)期社保檔案管理的變革。二是要改善檔案工作基礎(chǔ)條件。縣級(jí)以上的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)檔案管理區(qū)，有條件的地區(qū)宜建檔案館，并配置符合要求的設(shè)備設(shè)施。三是要制定詳細(xì)的規(guī)章制度。要將規(guī)章制度做實(shí)做細(xì)，細(xì)化每一類(lèi)檔案的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作流程和要求，真正將制度落實(shí)落地，使得每一項(xiàng)檔案工作內(nèi)容都有章可循，有制可依。

 （二）劃定責(zé)任主體，明確崗位職責(zé)

 社保檔案管理涉及的鏈條較長(zhǎng)，人員較多，不同的責(zé)任主體負(fù)責(zé)不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容。《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定 ( 試行 )》對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)工作職責(zé)進(jìn)行了明確的劃分，在實(shí)際的工作中必須嚴(yán)格按照規(guī)定劃分責(zé)任主體，明確崗位職責(zé)。要把社保檔案管理的職責(zé)具體落實(shí)到每一個(gè)人，樹(shù)立人人都是檔案員的理念 , 社保經(jīng)辦人員要對(duì)所形成的業(yè)務(wù)材料進(jìn)行收集整理歸檔，與檔案管理人員共同做好社保檔案的管理工作。

（三）構(gòu)建社保檔案管理新模式

 傳統(tǒng)的社保檔案管理模式越來(lái)越難以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)社保檔案管理工作的要求，因此，構(gòu)建新型社保檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。在實(shí)際工作中，已經(jīng)有個(gè)別省市如江蘇省泰州市為了解決社保檔案工作中存在的問(wèn)題，積極構(gòu)建“大集中、大管理、大服務(wù)”的管理模式，已經(jīng)取得了顯著的成績(jī)且積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。各地區(qū)在開(kāi)展社保檔案管理時(shí)可借鑒這一模式，吸取其中的經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際，不斷創(chuàng)新社保檔案管理模式以滿(mǎn)足新時(shí)期對(duì)社保檔案管理的需求。

參考文獻(xiàn) ：

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作者： 魏曉琳 單位：遼寧金融職業(yè)學(xué)院