城建檔案基礎管理分析
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1）加強城建檔案的接收工作，能從根源上杜絕城建檔案內容殘缺不全、歸檔資料混亂的現象。為此，應對規劃管理檔案和各類建設工程檔案形成部門進行接收之前的制度，并將預先驗收后有可能存在的問題及時的反饋，以保證檔案資料最終移交工作的真實準確和完整齊全。2）城建檔案的整理工作是直接關系到檔案整體質量的關鍵性環節，應根據自身館藏特點，制定相應的管理細則，對檔案整理過程中圖紙的折疊方式、文件的排列順序、頁碼的編寫位置等細節做出相應的細則規定，以實現檔案整理工作的規范化與制定化，不僅能極大的降低了城建檔案基礎管理工作中的隨意性，并且為城建檔案由紙質檔案逐步向電子化轉變鋪墊下良好而且堅實的基礎。3）城建檔案著錄工作的規范化與制度化管理，是部門實行計算機管理的必要保證。應根據我國頒布的《城市建設檔案著錄規范》進行檔案的著錄工作。在具體實施過程中，應將案卷分為幾個小的層次進行，主要包括了項目級著錄、文件級著錄和案卷級著錄。通過這樣的處理方式，能明確的表現出城建檔案的形式特征和內容特點，同時還能達到減少錄入條目和著錄條目的目的，不僅節省了時間和人力，還提高了基礎管理工作的效率。同時，還可利用先進的大幅面掃描儀器，以實現由過去的紙質檔案逐步向電子檔案的轉變。通過不同城建檔案中底色、紙質、文字和線條清晰度的情況，設置掃描儀器的具體技術操作數據，從而保證掃描工作的完整性與連續性。4）在檢索工作的建設中，應規范城建檔案的題名，以避免出現模糊不清或掃描無法識別的情況發生。為此，在著錄的過程中，應注意題名、責任者等要素的完整和準確，避免遺漏的現象發生。同時，對題名過長、含義不清的題名等都應進行處理，以避免對檢索準確率的影響。
做好城建檔案的保護工作
城建檔案的保護工作具體包括了兩個方面，一方面是實體保護，指設置專業的城建檔案庫房，并切實加強保護措施，并制定對破損檔案的修復方案；另一方面則是深入挖掘出城建檔案的信息資源，并通過數字化方式，建立城建檔案目錄與全文數據庫，以電子檔案替代實體檔案加以利用，進而提高城建檔案的保護效果。針對不同的環境特點，對城建檔案的保護也應采取不同的措施，并以預防和治理作為檔案保護的制度思想，并加強對檔案保護室中各種自然環境的控制，以及最大程度上避免出現人為的破壞。同時，對已出現破損的城建檔案，需要采取積極的措施進行有效的補缺和修復。
本文作者：李士霞作者單位：淮南市市政管理處
