城建檔案工作的服務探討

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一、服務方式的創新

隨著市場經濟的發展和城市建設高潮的到來，建設系統和社會各界對檔案需求在內容上越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務領域上越來越寬，在服務方式上越來越活。為此，檔案部門要緊跟形勢，抓住機遇，加快城建檔案信息化工作的發展步伐，改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式，按照“堅持創新，突出服務”的思路加強城建檔案部門的業務建設。首先，城建檔案開發利用要向深層次服務轉化。大力開發城建檔案資源，應根據使用優先、保護優先、特色優先的原則，制定城建檔案數字化策略，分批分期將重點城建檔案數字化，建立數據庫并開展查閱利用，如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網檔案等。在提供主動服務、超前服務上下功夫，比如根據工作的需求編研一些資料。其次，要向多種服務轉化。除做好上門利用服務外，還要主動與科研、行政管理部門共同研發有關項目，建立咨詢服務等。改進服務方法，更新服務手段，提高服務水平，提升服務功能，最大限度地滿足城市建設對檔案利用的要求。服務方式上，要充分考慮用戶對檔案利用的潛在需求，有針對性地策劃，設計不同層次的服務內容和范圍、形式，主動提供面向用戶的信息利用平臺；要在詳細調查了解的基礎上，有計劃地對檔案信息資源進行收集、開發、加工、篩選并轉化，制作成信息產品以供用戶需求，使查檔者獲得最大限度的信息滿足。服務方式的多元化。隨著公眾利用檔案意識的增強，城建檔案開放力度加大，社會對城建檔案需求呈多元化趨勢，傳統的檔案利用服務模式面臨新的挑戰，到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式，隨著信息時代的到來將被改變。檔案館不再是簡單的實體保管員，而應成為信息、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰，更好地滿足社會公眾對檔案信息的需求，實現檔案館的社會功能，檔案的利用模式必須進行變革。一方面要優化傳統的服務方式。傳統的提供利用是提供檔案的原件，或是提供專題匯編，都屬于是實體性檔案信息服務，而對文件的深加工做得很少，隨著社會信息化的提高，這種服務的有效性和適應性便會出現問題，新的服務方式要開展信息的深加工，提供信息資源的范圍和載體要比以往廣泛得多，檔案館將從文獻資料的收藏者和提供者，轉變為信息產品的生產者、開發者和提供者，要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，要利用城建聲像檔案的優勢，用專題片、照片等方式解決規劃、設計人員必須到現場的問題，從內容、形式上實現完全不同與以往的主動服務。另一方面，在延續面對面的服務方式的同時，利用網絡環境為我們提供的得天獨厚的良好機遇，為社會提供優質服務，努力實現不同方式之間的優勢互補。新形勢下城建檔案館創新服務工作應立足館藏檔案，面向整個社會，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。

二、服務手段的創新

現代化技術手段的應用，既能把檔案工作者從繁重的手工勞動中解放出來，又能使大力開發和科學、有效地利用城建檔案信息資源成為現實，也為檔案資源的共享打下堅實的基礎。可以說，服務手段的創新是城建檔案館服務工作創新的載體。城建檔案館數字化建設是21世紀檔案館業務建設的重點，國內許多檔案館已啟動數字化建設的規劃和實踐，一是將現有館藏檔案有計劃、有步驟、有重點地進行掃描刻錄等數字化處理；二是大力收集整理電子文件。各檔案館電子檔案館藏比例與日俱增，為便于查檔者隨時查閱數量較多的電子檔案文獻，城建檔案館應順應時勢，盡早著手籌建多媒體閱覽室，購置設施，完善條件，給查檔者提供多視角、多角度的空間。加快城建檔案館局域網和信息網建設進程搞好城建檔案館網與政府網的有效連接，建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，建立電子文件（檔案）數據管理中心，開展現行文件閱覽服務，開展在線服務，建立聯合目錄等。此外，在服務管理方面，還要注重反饋，以便及時進行分析研究更深層次地開發檔案信息，提高檔案信息資源開發利用的合理性、科學性、系統性。當然，城建檔案服務創新是多方面的，也有很多環節相聯系。城建檔案服務工作的創新是一個艱苦探索的過程，同時也是一個實踐的過程。要大膽探索，勇于創新，使城建檔案工作與時俱進，更好地服于社會主義現代化建設。

作者：王錦清單位：遼寧省錦州市城市建設檔案館