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一、信息化是實現城建檔案管理現代化的必由之路
由于對信息化的重要意義缺乏明確認識,目前有些地方的城建檔案工作無論是管理方式,還是利用手段,都難以適應經濟社會對城建檔案信息利用數量和質量日益提高的要求。因此,必須把加快信息化建設作為改變傳統檔案管理與利用方式,帶動和促進各項業務建設的動力,著力推動城建檔案業務建設的重心向信息化建設全面轉移,從根本上促進檔案管理水平的提高和服務工作的創新。
二、樹立全新的檔案工作理念,積極應對信息化給檔案管理帶來的變革
城建檔案信息管理系統,由軟件、硬件、數據三部分組成。其中,硬件設備和軟件平臺可以通過引進得到,唯獨數據庫的構筑只能依靠自己扎實建設。因為信息管理系統的實施和成功運作,要靠基礎數據的支撐和對基礎數據的科學管理。為此,必須努力將檔案管理工作的每個環節,都調整到適應信息化建設上來。一方面,要根據檔案管理的要求,對信息化的總體規劃和建設任務提出明確要求,聯系實際,不斷加大信息管理系統研發應用工作的力度,積極擴展研發成果和實際應用。另一方面,要充分運用信息化的技術手段和網絡平臺,積極開展檔案管理和檔案數字化工作,推動主要業務工作重點有序向信息化建設全面轉移。
三、在城建檔案信息化建設中應注意把握的幾個問題
1.數字化、網絡化不等于信息化。城建檔案的信息化建設具有廣泛的內容,它包括城建檔案信息資源的有序整理、信息數據庫與信息網絡的建設、信息資源的開發利用、信息化人才隊伍的建設以及促進信息資源開發利用的政策法規、規范標準的制定等等。因此,不能簡單地把檔案資料的數字化、檔案信息網絡的建設等同于信息化建設,而應從多方面入手促進城建檔案信息化建設。
2.立足現實,加強標準化建設。城建檔案信息技術處理,既有地域上的差異性,又有業務上的共同性。目前,各地城建檔案館普遍單獨進行計算機管理系統的開發,無論是經濟性、通用性都不利于協調統一。當務之急是加強城建檔案館之間的橫向聯系,按照統一的標準、規范,把計算機應用及適合共性特點的軟件開發作為信息化建設的切入點。要力求軟件功能設計既具有相對的統一性,又具有一定的靈活性和較強的應用性,爭取在最大范圍內建立統一的網絡平臺,整合檔案信息資源,以整體優勢最大限度地實現信息資源共享。
3.確保“城市記憶”功能的實現。城建檔案集中、系統地保存了城市規劃建設與管理的重要信息資源,具有很強的信息優勢。因此,信息化建設不僅要解決好與城市建設系統各專業、各行業及其管理環節上的合作,實現城建檔案信息與相關信息的融合貫通,還要解決好信息數據的長期保存和安全傳輸問題,確保“城市記憶”功能的實現。
4.注重質量,加強特色建設。信息化不應流于表面和形式,而是要注重由信息技術支持的檔案信息是否適合用戶需求,是否實現了檔案服務功能的全面拓展和最大優化。如果傳輸的檔案信息不能被接受和利用,那么信息化就意義不大。為此,城建檔案工作必須與社會廣泛聯系,了解社會需求,掌握信息利用規律,深入挖掘館藏潛力,注重特色建設,在檔案信息服務方面充分體現吸引用戶的魅力。
5.著重用戶的實際與需求。不同方面的用戶是信息化建設成果的直接受用者,但由于受計算機知識等因素的制約,使城建檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設一種便捷的、更加適應用戶需求的新型檔案信息服務關系,充分照顧用戶需求,保持與社會同步發展。
6.以人為本,加強人才培養。城建檔案管理現代化與電子設備的廣泛應用,使原來傳統的檔案管理方式發生了根本變化。為適應這種變化,著力培養一支復合型的人才隊伍,對完成信息化建設任務至關重要。首先,要重視對現有管理人員和專業技術人員的崗位培訓和繼續教育,為大家創造學習現代科學知識與先進技術的機會。其次,有計劃、有針對性地招聘信息化建設專業人才。招聘信息化專業人才要長期、中期、短期相結合,實行用人制度上的社會化運作。通過實行培養現有人員和引進專業人員的辦法,不斷提高信息化建設隊伍的綜合素質和創新能力,保證在完成信息化建設任務時得心應手。
7.以信息化建設推動城建檔案工作的改革。信息化建設既是城建檔案工作發展和改革的需要,同時又為城建檔案工作的改革和發展創造了有利條件。在信息化建設中,應當將城建檔案工作中最迫切進行變革的方面列入優先研究解決的內容,借助信息化的進步,促進城建檔案工作的深入改革和全面發展。
作者:郭大可單位:長春市城市建設檔案館