城建檔案數(shù)字化建設(shè)途徑探討

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城建檔案是城市規(guī)劃和建設(shè)的真實(shí)記錄，無(wú)論是在社會(huì)管理，公共服務(wù)上，還是在保障城市生活、生產(chǎn)的秩序上等等，都發(fā)揮著舉足輕重的作用。但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)建設(shè)發(fā)展迅速，城市社會(huì)和空間的結(jié)構(gòu)也發(fā)生了相應(yīng)的變化，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式受到了前所未有的嚴(yán)峻考驗(yàn)。建設(shè)數(shù)字化的城建檔案，成為了當(dāng)務(wù)之急。所謂城建檔案數(shù)字化，即是指在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐之下，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依托之下，在多媒體技術(shù)的輔助之下，在大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的存儲(chǔ)基礎(chǔ)之上，將城建的檔案以多媒體的形式錄入到計(jì)算機(jī)之中的整個(gè)過(guò)程。

一、推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

一方面，建設(shè)數(shù)字化的城建檔案是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變的有效辦法。傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案館中，收藏檔案資料的方式大都是以圖紙，照片，文字，錄像等這些載體存在的，紙質(zhì)的檔案居多。這樣采用柜架式的紙張信息保存和目錄管理的方式，占用了大量的儲(chǔ)藏空間，不僅管理成本高，保管易損壞，而且紙質(zhì)資料難以長(zhǎng)久保存，會(huì)出現(xiàn)泛黃，蟲(chóng)蛀等。另外，隨著城市建設(shè)的發(fā)展，各地方案的逐年搜集，整理，導(dǎo)致檔案庫(kù)容量大，分類(lèi)復(fù)雜，單純依靠人工查找，耗時(shí)費(fèi)力，效率較低。利用數(shù)字化的城市檔案管理辦法代替手工管理模式，實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理，不僅可以避免人力和資源的消耗，而且還能有效且高效的滿(mǎn)足社會(huì)各個(gè)方面的需求。另一方面，將設(shè)數(shù)字化的城建檔案是最大限度實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效手段。城建檔案館是依附于檔案信息而存在的，城建檔案最大限度的被社會(huì)利用，為社會(huì)服務(wù)，才是其價(jià)值的最終體現(xiàn)，同樣也是城建檔案館存在和持續(xù)發(fā)展的決定性因素。數(shù)字化的城建檔案，不僅更便捷，更直觀，而且還能提高其對(duì)社會(huì)服務(wù)的效率，有效實(shí)現(xiàn)其真正的自身價(jià)值。

二、推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

對(duì)于如何推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑，筆者想了很多，將具體的想法和做法，總結(jié)如下：首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員能力的培養(yǎng)和檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館的人員基本上都是從事紙質(zhì)檔案的整理和管理，其中即便有利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，也是只用來(lái)做簡(jiǎn)單的檔案接收和管理的工作，并沒(méi)有直接，深入的去研究和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)規(guī)整檔案信息和資源。這多半都是因?yàn)楣ぷ魅藛T對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，檔案信息，檔案資料的淶源，檔案文件的電子格式，知之甚少，導(dǎo)致了檔案管理主體與檔案載體這個(gè)客體之間的聯(lián)系脫節(jié)②。除了以上提到的專(zhuān)兼職檔案干部隊(duì)伍的建設(shè)之外，建立數(shù)字化的城建檔案館，還需要檔案館庫(kù)房，檔案館館藏，檢索工具，規(guī)章制度等方方面面的建設(shè)，因此，想要推動(dòng)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，除了要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，讓每一個(gè)檔案工作人員都能成為檔案工作和現(xiàn)代化技術(shù)的專(zhuān)家之外，還應(yīng)加快數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提供啊計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用程度，為建立現(xiàn)代化數(shù)字檔案資源管理體制提供可實(shí)現(xiàn)和實(shí)施的條件和基礎(chǔ)。其次，應(yīng)更加科學(xué)化，規(guī)范化的進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，就好似是一盤(pán)棋，需要科學(xué)的分析和統(tǒng)籌的規(guī)劃，只有有計(jì)劃，有步驟的進(jìn)行，才能將各項(xiàng)工作做到最好。經(jīng)濟(jì)條件較好的地區(qū)，可以先一步進(jìn)行檔案數(shù)字化的嘗試和探索，將以往利用傳統(tǒng)方式記錄的檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理和存儲(chǔ)，并以其顯著的管理及查詢(xún)優(yōu)勢(shì)，來(lái)帶動(dòng)其他地區(qū)的發(fā)展。還要搞好工作規(guī)范，確保每一項(xiàng)的檔案數(shù)字化工作都是嚴(yán)格按照國(guó)家級(jí)的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范且有秩序的進(jìn)行的，確保數(shù)字檔案在資源格式上的高度統(tǒng)一，確保數(shù)據(jù)規(guī)范，可長(zhǎng)期閱讀，方便各個(gè)地區(qū)之間進(jìn)行資源的共享。再次，應(yīng)有效利用城建檔案數(shù)字化的整合來(lái)帶動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作。城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)的工程，可涉及到檔案工作的方方面面。想要順利的開(kāi)展數(shù)字化的城建檔案，就必須要有扎實(shí)業(yè)務(wù)工作，為城建檔案數(shù)字化的進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案檢索、利用和服務(wù)的質(zhì)量；積極推進(jìn)檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息檢索查詢(xún)，提高服務(wù)的效率和質(zhì)量；此外，還需要其他各部門(mén)的通力合作，為城建檔案數(shù)字化的順利進(jìn)行提供相關(guān)的設(shè)備和人才。只有各項(xiàng)工作共同發(fā)展，才能使得城建檔案事業(yè)邁上一個(gè)新的高度。最后，應(yīng)確保城建檔案數(shù)字化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。城建檔案數(shù)字化的建設(shè)并非一朝一夕就能完成的，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的任務(wù)，在應(yīng)付繁重的大工作量的同時(shí)，還要求要嚴(yán)把質(zhì)量，保證檔案信息能查的全，查的準(zhǔn)，保證檔案信息關(guān)系系統(tǒng)運(yùn)行的安全和可靠。加強(qiáng)電子檔案歸檔的管理工作，加強(qiáng)對(duì)于本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證各單位所產(chǎn)生的電子文件都是真實(shí)、完成且有效的。并制定相關(guān)的電子檔案管理辦法，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)，對(duì)于數(shù)字化條件下涉密檔案的開(kāi)發(fā)利用，一定要將安全防范措施放在首位，對(duì)于更高機(jī)密的檔案，可不采用數(shù)字化的手段，利用其它的保護(hù)和復(fù)制的措施，避免泄露。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的工作是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要不斷的研究和探索。城建檔案館的在職人員要不斷的提高素質(zhì)，探索新的管理道路和辦法，為檔案事業(yè)的不斷發(fā)展貢獻(xiàn)微薄之力。

作者：侯娟 單位：湖南省長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館