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摘要:智能化、信息化是城建檔案管理的發展方向,能夠有效提高檔案管理效能,最大程度地實現檔案資源的整合、開放和共享。但作為一項復雜的系統工程,城建檔案智能化建設中面臨著普查難、投入高、標準少、資源開發利用不足、安全系數亟待提高等問題。筆者認為,當務之急應根據公眾服務需求,立足當前發展環境,通過建立數據采集協同機制、強化信息化基礎建設、加強管理制度設計、著力檔案資源開發利用、保障網絡化平臺安全等手段,積極穩妥地推進城建檔案智能化建設。
關鍵詞:智能化;資源共享;開發利用;安全管理
智能化、信息化是城建檔案管理的發展方向。2015年5月山東省威海市按照“市域一體、統一架構、資源共享”的原則,建設并投入運營了智慧城建檔案管理平臺,實現了以建筑物為核心,提供從地上設施到地下管線,從項目開工到項目竣工,從電子文本到測繪數據等復合型信息查詢和利用服務。作為平臺建設與管理的基層參與者,筆者結合工作實際,就推進城建檔案智能化建設中發現的一些問題,提出幾點看法。
一、山東省威海市城建檔案智能化建設的基本情況
2014年10月,作為國家“智慧城市”試點工作的重要組成部分,山東省威海市依托市云計算中心,采用4G移動APP、二維碼、物聯網等先進技術,投資350多萬元建設了“智慧城建檔案管理平臺”項目,并于2015年5月投入試運營。該平臺先后搭建“智慧地下管線信息共享平臺”、“智慧城建檔案數據中心”等模塊,對各類城市建設數據進行互動型、智能型、動態型采集、處理和存儲,實現共建共享,為領導決策、項目論證、規劃設計、工程施工、道路挖掘、建筑拆遷、搶險救災、城市管理、民生服務等提供方便、快捷、高效的查詢、檢索和利用。特別是在地下管線管理上,平臺采集了全市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信等6大類、共計13994公里管線數據,基本摸清了全市地下管線“家底”,有效避免了盲目施工造成對地下線路的破壞,為安全施工提供了可靠依據。
二、當前檔案智能化建設中面臨的主要問題
(一)普查工作協調難度大。
城建數據信息采集是檔案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多個管線單位和政府部門,國家層面缺乏相對細致的法規制度,沒有一個聯合機制,這使得檔案資料特別是地下管線資料的收集難以順利實施。一直以來,全國各地檔案普遍缺乏完整連貫性,市政管線檔案入庫率低,有重建設、輕檔案的現象。如,某地自來水管改道,施工隊在改道工程結束后,并沒有在覆土前通知相關單位來進行測量,或者未把更新信息告訴測量單位,普查就難以有一個客觀的反映。這種局面急需建立統一的部門聯動工作機制,大力推進管線數據利用和更新。
(二)數字化投入成本高。
檔案資源實現信息化、網絡化,需要具有一定的基礎設施設備和經濟實力。包括配置高容量的計算機、服務器、掃描儀、數碼攝像機、復印機、打印機等檔案數字化處理設備,構建檔案信息處理的硬件環境。當前,各地普遍存在經費投入少、設備更新慢等問題。許多基層檔案館專用計算機容量低、配置差,多以單機版檔案信息系統管理為主,網絡化建設仍然處于比較原始的階段,還是對檔案手工管理工作的簡單重復和低水平建設。
(三)政策規定及標準體系少。
檔案智能化建設是對傳統檔案工作的一場變革,是一項全新技術,必須以相應的法律法規和標準作保障。如網絡環境下電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理、檔案系統應用軟件等都要有嚴格的制度規定和標準可循,形成有效的檔案存檔和利用的完善機制。雖然一些地方規章或規范性文件正在積極嘗試,但目前行之有效的制度少之又少,在業務操作上缺乏科學規范的執行標準,且在檔案資源開發中可能面臨不可預知的法律風險。
(四)檔案資源開發利用程度不高。
作為重要的公共信息資源“集散地”,城建檔案信息資源應得到最大程度的開發利用,更好地為城市建設和經濟發展服務。在推進智能化建設過程中,部分基層檔案館雖然也采用了機讀、電子檢索等信息化手段,但管理觀念卻沒有相應提升,工作重心還停留在檔案接收、立卷、存儲、查閱幾個環節,重收集歸檔,輕開發利用,在滿足群眾需求上手段和方法不多,沒能充分讓“死”的檔案變成“活”的信息。
(五)網絡安全可靠性不足。
城建檔案智能化建設使檔案管理應用躍升到一個新的層次,極大地方便了群眾查閱和使用。但很多檔案信息涉及國家的安全和利益、涉及經濟技術秘密、涉及社會秩序和個人隱私等方面的內容。因此,檔案部門如何在強調檔案保密、重視檔案保密的前提下,加大檔案開放利用力度,處理好網站檔案開放利用和檔案保密之間的矛盾,是一個需要認真解決的難題。
三、關于加強城建檔案智能化建設的建議
(一)建立檔案資源收集聯合工作機制。
沒有一個各部門、各單位之間的聯合機制,智能化城建檔案管理平臺的信息普查、收集難以順利實施。基于當前各地城建檔案管理機構相對獨立、級別不高的現狀,建議由各級政府建設管理部門牽頭,把各建筑物、管線等權屬單位聯系在一起,通過日常化運作聯席會議,共同推動綜合規劃編制、施工管理、竣工測繪等涉及城建檔案管理的工作,以進一步提高檔案資源采集的準確性和效率。
(二)加強檔案信息化基礎設施建設。
各級政府要建立穩定的資金投入機制,并在市場化運營方面進行有益的探索,確保在計算機軟硬件配備、網絡體系的建設(包括局域網的建設、與政府網的連接、國際互聯網的利用)、信息化工作流程等方面持續投入。特別是加快應用物聯網、云計算、大數據等最新的信息技術,整合提升現有工程項目管理應用系統的應用深度和廣度,對檔案信息資源進行全面收集、科學管理、系統開發,真正讓社會利用者有據可查、查必有果,提供方便、快捷、全面、系統的信息資源利用服務。
(三)加快完善檔案智能化管理制度。
各級政府及建設行政主管部門要加大工作調研力度,加快出臺相關規劃、法律、規章和規定等,在檔案信息數據庫建設、聲像檔案一體化管理、館際間異地數據備份、災難恢復機制等方面,建立起完備的工作規范和責任機制,為推進城建檔案智能化建設提供可靠的立法依據和指導標準,推動城建檔案智能化建設向制度化、規范化、法治化方向發展。
(四)加大檔案資源開發利用力度。
城建檔案工作的出發點和落腳點就是為當地經濟社會發展服務。各級檔案管理機構要以推進檔案智能化建設為契機,切實把服務工作的重點轉向對信息資源的開發利用上來,豐富檔案信息資源加工手段,將城建檔案管理部門從文獻資料的收藏、提供者,轉變為信息產品的生產、開發和提供者。要想方設法使檔案利用更方便、更快捷,提高社會各界利用城建檔案的積極性,從而讓檔案工作的社會效益實現最大化。
(五)加強數字化檔案的安全管理。
對智能化平臺用戶,要建立安全可靠的登錄管理制度,通過實時監控登錄行為、形成訪問日志、嚴厲追究管理人員安全責任等手段,加強對用戶登錄行為的監管。對數字化文檔數據,要建立數據信息安全等級,根據在線式保護——一般備份系統——高級備份系統——相應紙質備份的安全級別,建立綜合的備份系統,安裝服務器防火墻和防病毒軟件,避免非法訪問和病毒感染。
作者:叢華玲 單位:山東省威海火炬高新技術產業開發區建設局