城建檔案使用問題及對策分析

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摘要：隨著我國經濟實力的不斷增強，城市建設的發展越來越快。作為城市發展真實記錄的城建檔案，對城市的可持續發展起著至關重要的作用。然而，城建檔案這一寶貴資源在利用過程中也存在著各個方面的問題。本文在分析這些問題的基礎上，從不同的角度提出了相應的解決對策。

關鍵詞：城建檔案；利用問題；對策

城建檔案本身具有很大的社會和經濟效益，自20世紀80年代全國科技檔案工作會議召開至今，城建檔案的收集、管理、利用等已經延伸到社會各個領域之中。城建檔案的作用主要在于向城建工程決策者和技術人員提供各種經過整理分析過的城建信息。然而，從當前的城建檔案利用來看，還存在很多問題。例如管理模式和服務形式落后、信息資源不完善、政府規定過于原則化和檔案利用收費較高等[1]。而要充分利用城建檔案的資源，必須針對這些問題做出相應改變。

一、城建檔案利用中存在的問題

（一）管理模式和服務形式落后。

城建檔案的管理模式長期以來都比較封閉，自我保護性很強，導致信息閉塞，難以得到充分利用。如今社會的發展已經步入了現代化和信息化，但是許多城建檔案管理部門還是以傳統的方式進行人工查找翻閱，加上城建檔案具有數量巨大、種類繁多的特點，為檔案的管理工作帶來了很大的困難。管理方式的落后直接影響到其服務水平的下降，當城建人員需要調取一些相關檔案資料時，不得不經過一個費時費力的過程。而且一些城建檔案經常處在半閑置甚至完全閑置的狀態，如果沒有人上門查閱，一般不會主動提供服務，這種被動的利用方式成為城建檔案工作發展的一大制約因素[2]。

（二）信息資源不完善。

我國當前的城建工程日益增多，技術性要求也越來越高。城建檔案就是在城市建設的過程中記錄的文字、數據分析表、圖紙等相關的文件材料，是城市規劃建設以及擴建改造的憑據。對社會和國家都有很高的利用價值。城建檔案的來源較為寬廣，其形成和處理的過程涉及到多個部門和多項專業技術。城建檔案的利用價值基于其完整、準確的保存，而實際上城建檔案館所收集的內容還不夠豐富，來源也不夠均衡。整體上看城建檔案收集存在地上多于地下的情況，而具體需要利用城建檔案的工作人員查詢的內容則是地下多于地上，這種收集和利用產生錯位的情況也常有出現。另外，有些城建檔案館只注重檔案的存儲數量，不分范圍地盲目收集，使城建檔案的質量難以得到保證。信息資源的不完善使得城建檔案利用價值大打折扣，出現無檔可查、有檔查不到等各種現象[3]。

（三）政府規定過于原則化。

按照《中華人民共和國檔案法》對于檔案開放內容和開放時間的限制規定，國家保管的檔案向社會開放的時間期限一般為30年，科學技術和文化等類型的檔案可以少于30年，而涉及到國家利益和安全的有關檔案不宜向社會開放的可以多于30年。檔案館為開放的檔案資料創造了可利用的條件，然而對于城建檔案的操作卻沒有可以依據的具體章程。因為城建檔案涉及到的大部分內容都是公共信息，所以其公開的時間和范圍應該寬于檔案法的相關要求[4]。（四）城建檔案利用收費較高。城建檔案的利用一般是需要收取相關費用的，例如綜合性的服務費、檔案的查詢費和復制費等。而且城建檔案館的收費標準要比其他綜合性的檔案館高一些，機構組織需要查閱非本單位城建檔案的收費標準也要比個人高出許多。查閱費用也會隨著查閱次數的增加不斷增大。

二、處理城建檔案利用問題的相關對策

（一）轉變城建檔案的管理模式和服務形式。

目前，城建檔案的管理模式正在逐漸邁向數字化，這也是順應時展提高城建檔案利用價值的必然要求。因此，城建檔案的管理者不能固步自封，要積極促進數字化檔案管理模式的建設。數字檔案的優勢在于不但能夠提高檢索查詢的效率，而且能夠大大提升城建檔案管理部門的檔案存儲能力。基于這一轉變，城建檔案館的服務形式也應該加以變革。數字化檔案管理模式帶來的便捷并不等于降低了對城建檔案館的服務要求，城建檔案不能一直以被動的形式向需要者提供服務，而是應該面向社會積極主動地提供服務。這就需要城建檔案的管理者著眼于利用者的潛在需求，拓展服務渠道，以更加完善的服務來滿足城建工作者或其他個人的多種需要，從而提高城建檔案的利用價值[5]。

（二）完善城建檔案信息資源的內容。

城建檔案的利用前提是其真實的存在，要想增加城建檔案的利用價值，必須具有豐富準確的相關資源信息。只有通過多種渠道擴大城建資料的收集范圍，才能不斷地對城建檔案的信息資源內容加以完善。首先可以從調查研究的方面出發，根據城市建設的實際情況，通過合理收集方案，有計劃地進行資料收集工作。對于可能散存在不同人員手中或其他部門之中的城建檔案資料，需要通過各種渠道，做好征集工作。其次可以從利用要求的轉變出發，使城建檔案的收集更加具有時效性和針對性。從當前的情況來看，根據城建檔案的利用需求，應當加大地下檔案的收集力度。需要注意的是各大醫院、學校等社會機構建設檔案的收集工作，因為這些機構的建設從某些方面反映了城市的變化發展。最后可以將年度計劃的制定和工作目標相結合，形成有序的工作機制，確保收集到的城建檔案的可分類性和有效性。

（三）加強制度建設，放寬城建檔案的相關限制。

政府行政權利的行使流程，除了涉及到國家秘密或公民隱私等內容外，都應當依法公開。因此，檔案管理部門應當轉變過去內部為主的服務方式，及時接收政府發出的政策、規范文件，依法將這些信息合理公開，增強民眾對相關政策、規范的認同。檔案管理部門應當在遵循《檔案法》和其他有關法律條文的基礎上，明確檔案開放的內容和范圍。城建檔案的內容通常情況下只是社會公共信息，并不涉及到國家安全和社會利益等方面，應當放寬相應的管理限制，從而進一步利用這些信息資源，為做好城建工作發揮其應有的作用。

（四）采取合理的利用收費制度。

城建檔案館應當堅持其公益性的基本原則，盡量向普通民眾收取少量的服務費或者免費。可以根據利用檔案所需的服務時長和相對的勞動量適當收取一些費用。而且這些收費應當與經營性收費區分開來，這是由城建檔案館的基本性質所決定的。當前城建檔案利用中的問題仍然存在，其應有的作用并沒有得到充分發揮。作為城市建設工作的憑證和依據，城建檔案主要價值在于服務于城市建設。出于特定的社會因素這一重要的信息資源并沒有向大眾全面開放，加上自身存在的一些諸如信息資源不足等問題，使得城建檔案利用中的問題遲遲沒有得到解決。本文從城建檔案的發展走向以及對相關問題的分析，所提出的策略是實際可行的。只有重視城建檔案的利用，才能不斷促進其提升服務質量，積極為城市建設服務。

參考文獻：

[1]仲燕.淺議城建檔案價值如何在檔案利用服務工作中體現[J].城建檔案,2013,(05):46-48.

[2]楊曉娟,李為鋒.城建檔案的利用應做好四個環節[J].工程與建設,2014,(01):84-85.

[3]黃新星.切實轉變思想觀念提升城建檔案利用服務水平[J].城建檔案,2013,(12):28-29.

[4]祝慶.城建檔案利用存在的問題及對策[J].城建檔案,2014,(09):21-23.

[5]劉婷.城建檔案利用服務的問題與對策分析[J].城建檔案,2013,(02):73-74.

作者：許英 單位：山東省威海市文登區城建檔案館