城建檔案整理工作問題研究

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摘要：按照國家和有關部門的規定，城建檔案管理部門的整理工作，主要是兩個方面:一個是歸檔前的整理，一個是歸檔后的整理。由于城建檔案工作起步晚，且涉及面廣，在實際工作中把兩個方面的工作都承擔了。本文就歸檔前的整理工作談點看法。

關鍵詞：城建檔案管理；檔案整理；系統化

所謂城建檔案的整理，就完整意義上講包括兩個方面：一個是歸檔前的整理，一個是歸檔后的整理。前者整理的對象是城建文件材料，整理工作就是城建文件材料的系統化，整理的結果是形成一個一個的保管單位（卷、冊、盒、袋）。后者整理的對象是保管單位，整理工作是對檔案管理部門（館、室）接收的所有保管單位進行分類、排列和編號、編目，也就是實現保管單位的系統化。

一、城建文件材料的收集和接收

城建文件材料是在城市規劃、建設、管理等工作中形成，并為城市規劃、建設、管理等工作服務而應歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是城市規劃、建設及其管理工作的真實記錄，是城市建設和發展的重要依據。由于城建檔案工作起步晚，在城建檔案（館、室）建立初期，大量的工作是收集分散在有關部門和個人手中的城建檔案和零散的文件材料。隨著人們對城建檔案工作的認識和各種法規、管理制度的建立和健全，城建檔案有些門類收集工作量減少，而接手工作量增大。但是還有不少門類的收集工作就是長期的。就如四川省眉山市彭山區城建檔案室在成立初期，大量工作是收集分散在有關部門和本系統業務部門股、室的城建文件材料。而現在本系統業務形成的城建文件材料。但是對于外系統所產生的城建檔案的收集工作將是長期和較困難的。城建文件材料的收集是城建檔案工作的基礎，城建文件材料收集是否齊全、系統、準確直接影響到城建檔案案卷質量和利用。

城建文件（材料檔案）的收集，對于城建系統來說，由于每個單位都有專職或兼職檔案工作人員，城建檔案室對他們在業務工作上有指導和監督的責任。所以相對而言對本系統的城建檔案（文件材料）的收集、接收工作較順利。而對系統外的一些單位，由于對城建檔案接收范圍認識不統一，各自都認為自己部門工作產生的文件材料很重要，需要保密，交出后怕泄密。還有的人認為現在講經濟效益，他們提供的專業檔案數量不多。但是這個收集工作將是長期要做的，現在收集、接收較好的是建筑工程檔案。每個基建項目在工程竣工后都要到城建檔案室辦理檔案審核意見書，工程竣工驗收時，請檔案室參加，在驗收會上檔案室工作人員會對工程檔案文件材料是否齊全，是否是原件，是否準確等提出意見。在報送竣工檔案時，按照檔案室在辦理審核意見書時，發給建設單位的《彭山區城建檔案室建筑工程施工檔案檔案歸檔范圍及組卷順序》辦理，對報送的工程檔案材料進行檢查，對建設單位、施工單位各自應形成的文件材料有哪些，竣工圖怎樣編制等都有明確的要求。

二、城建文件材料的整理

城建文件材料的形成，是伴隨著城市規劃、建設管理等互動的進程，自然完成的，有其自身“固有的次序”，或者說自身的形成規律和特點。在整理工作中，要遵循城建文件材料的自然形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，而不能任意地把成套完整的城建文件材料分散和打亂，或者沒有任何根據地把一堆互不相關的文件材料拼湊起來，搞得有頭無尾，首尾分離。由于城建文件材料的成套性、系統性強，在組成保管單位時應符合如下要求：

（一）一個保管單位的城建文件材料必須是有機聯系的，并要盡量保持保管單位內城建文件材料的完整性和系統性。這就是說一個完整成套的城建文件，應組成一個保管單位，如果數量較多，可按內部聯系分開組成若干個保管單位。

（二）不同價值的城建文件材料應分別組成保管單位。但是，如果因此有損于文件材料的有機聯系，就不要硬性分開。

（三）機密、絕密的城建文件材料應單獨組卷，不應不加區別地同一般材料混在一起組卷。假如密級不同，而聯系密切必須組成一卷時，那么在保管利用上一般的或密級低的應服從密級高的城建文件材料。

（四）組成的保管單位要便于保管和提供利用，要整齊、美觀。城建檔案收集、接收的范圍廣，門類多。按照修改后的《城市建設檔案分類大綱》，設18個大類、102個屬類。根據彭山區城建檔案收集和接收的情況看，民用建筑類接收較多，占整個館藏的50%，其次為工業建筑類檔案和村鎮建筑類檔案。對接收到的建筑工程文件材料進行整理時，首先要再一次檢查材料是否齊全、完整、文字材料是否需要貼邊，竣工圖有多少，是否需要分開組卷。對保管單位內城建文件材料進行次序排列時，應注意以下三方面：一是城建文件材料的自然形成過程；二是按文件材料所反映的對象在結構上的隸屬關系或工作程序上的銜接關系；三是城建文件材料的重要程度。以上三者是既相互區別又彼此聯系，應當通盤考慮，全面權衡，不要只孤立地抓住一個方面。保管單位內城建檔案文件材料排列的順序：綜合性文字材料→施工文字材料→竣工文字材料→建筑竣工圖→結構竣工圖→給排水竣工圖→電氣竣工圖。如果文件材料較多，需要組成幾個保管單位，一定要符合前面講的組成保管單位的要求。

三、城建檔案保管單位的編目

城建文件材料組成保管單位并進行系統排列以后就要對保管單位進行編目，通過編目來固定保管單位內城建文件材料的位置，并且初步揭示出保管單位內城建文件材料的內容和成分，以便于維護保管單位的完整和安全，便于日后的利用。保管單位編目的內容有：

（一）編張號（也就是打頁碼），就是每張城建文件材料在保管單位內的排列順序號。用阿拉伯數字按流水號從頭到尾，在每一張城建文件材料的右下角編上張號。（竣工圖編在右上角）。如果一個工程的文件材料多，組成了幾個保管單位，每個保管單位內城建文件材料的張號都是從1開始，不接上一個保管單位內的張號（但在進行檔案編號時，一定要注意系統性、成套性）。

（二）填寫保管單位內城建文件材料目錄。主要內容有：順序號，文件材料名稱或圖紙名稱，文件字號或圖號，編制日期，所在張號，備注。

（三）填寫備考表。此表是在保管單位內城建文件材料的最后一頁。它是用來記載和說明保管單位內城建文件材料基本情況的一種工具。這些對于保管單位的管理、使用乃至鑒定和統計都有一定的價值。

（四）填寫保管單位封面。它是以一定的格式概要介紹保管單位內城建文件內容的一種工具，同時它又對保管單位內的城建文件材料起著保護作用。保管單位封面的質量和水平，將直接影響到城建檔案索查工具的編制，關系到能否迅速地查到所需要的城建檔案。所以，它在保管單位編目中是一項比較重要的工作，在填寫保管單位封面時，除按封面預先印制好的項目填寫外，擬寫保管單位標題是封面內容很重要的部分。它概況地反映了保管單位的主要內容，是幫助利用者查找使用的向導，也是后期管理城建檔案的依據。所以，擬制保管單位標題要注意概況性，做到文字簡練、準確，同時要注意完整、全面、能夠充分地揭示出保管單位內城建文件材料的內容，成份，避免不適當的簡化和不必要的繁雜。

建筑工程保管單位標題擬寫主要內容有：文字材料部分：按卷內排列順序，把每份文件的問題概括、簡要地揭示出來。建筑竣工部分：設計總說明，基礎平面、屋面、立面、剖面及詳圖。結構竣工圖部分：基礎、各層機構平面布置及詳圖。排水、電氣、暖通竣工圖。

參考文獻：

[1]四川省城鄉建設檔案從業人員培訓教材.

[2]城鄉建設檔案管理上、下冊.

[3]城鄉建設檔案管理工作.

[4]城鄉建設檔案管理工作文件匯編.四川省建設廳、四川省城科會城建檔案專委會.

作者：楊彥 單位：四川省眉山市彭山區住房和城鄉建設局