城建檔案服務方式和方法創新探析

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摘要：將創新思維充分地運用于實踐中，通過對服務方式和方法的不斷創新，對利用者的需求進行準確把握，才能將城建檔案在城市和經濟建設中的作用充分發揮出來，使城建部門在市場競爭中保持優勢地位。

關鍵詞：城建檔案；檔案服務；檔案編研；創新方法；檔案編研

城建檔案是城市管理、建設及規劃等相關的科研活動中形成的各種具有保存價值的原始記錄，對城市的管理和發展意義重大。如何與中國城市建設呈現出的迅猛發展態勢相適應，將城建檔案的作用充分發揮出來，已經成為新時期城建檔案管理人員亟待解決的問題。[1]本文從創新城建檔案服務方式方法方面，提出了加快建設數字化城建檔案、提升城建檔案編制質量、建立共享機制等策略，以及對城建檔案的社會化功能方面，進行了探索。

1轉變服務觀念，對新的服務空間進行拓展

社會進步的源泉就是創新，對于城建檔案工作，只有不斷創新，才能與市場需求及社會發展需要相適應。作為信息資源組成部分的城建檔案，在開展各項服務性活動的同時，應以市場需求為導向，進行業務建設，緊密結合信息資源的服務利用與開發，瞄準市場，積極主動展開內容豐富、形式多樣的信息服務。[2]從根本上轉變服務觀念，明確用戶需求，加大改革力度，積極推進各項工作，進一步加強城建檔案工作的吸引力。認真執行《建設工程文件歸檔整理規范》的相關規定，對建設工程竣工檔案的質量進行有效控制。[3]城建檔案工作者應充分意識到城建檔案規范和科學管理的重要性。立足于工作實際和社會需求，從服務管理、機制、功能和專業技術、資源等方面，將城建檔案社會化服務的大舞臺搭建起來，發揮其應有的功能。

2改進服務方式，對新的服務需求給予滿足

保障檔案質量，是城建檔案社會化服務的宗旨。應從不同載體的服務需求出發，不斷創新服務方式。

2.1開展主動式服務。積極主動對服務領域進行拓展，贏取服務信譽。城建檔案管理人員應將搞好服務作為己任，對進館檔案的接收、在建工程中的檔案接收，都應提供滿意、高效和優質的服務。[4]為了保障服務對象滿意和竣工檔案驗收合格，應在具體的工作中，實施“一人一項一表”業務指導服務責任量化考核制。

2.2超前式服務。城建檔案搜集和歸檔工作相對漫長，從初始化做起，并進行跟蹤服務，在制作聲像檔案、編制施工技術材料和補繪竣工圖方面，需要城建檔案館簽訂責任書時了解和掌握。在簽訂委托協議書時，應對施工單位及檔案館雙方履行的責任予以明確。通過檔案人員的及時介入，增強服務的主動性和預見性，做好跟蹤和服務工作。[5]

2.3開放式服務。知識爆炸的時代，進一步拓展了城建檔案的開放式服務。為提高服務水平，應充分利用各種現代化科技手段，對社會跨館際查詢檔案信息的需求給予滿足。

3更新服務方法，對信息資源進行有效利用

3.1加快城建檔案數字化建設。現代化技術手段的廣泛應用，使城建檔案信息資源有效和科學利用成為現實。創新城建檔案館服務工作的重要載體，即對服務方法的創新。而二十一世紀檔案館業務建設的重點即數字化建設。[6]目前，國內許多圖書館開始實踐和規劃數字化建設：一是有重點、有計劃地將現有館藏進行數字化掃描和刻錄等處理；二是對電子文件大力整理和搜集，并開始增加各種電子檔案的入藏比例。城建檔案館為方便查檔者對電子化檔案文獻的即時查詢，應與時勢相順應，對電子閱覽室著手籌建，并對各類設施進行購置，完善條件，為查檔者提供多角度和多視覺的檢索空間。加快信息網和檔案局域網的建設工程，有效連接Internet和政府網以及城建檔案館網，利用聯機系統的電子郵件和網上服務等手段，實現網絡化的檔案信息傳遞方式。[7]利用多媒體技術，對電子檔案環境予以改善，吸引更多查檔者，進行館藏信息資源的利用和開發。同時，還應做好網絡宣傳、培訓以及咨詢工作，幫助查檔者對網絡信息知識熟悉和掌握，能夠對查詢網絡信息的技能駕輕就熟。在實踐的過程中，更好地使用各種網絡技術。

3.2提升城建檔案編研質量。為了更好地服務于社會，需要科學加工、有機組合城建檔案的信息，所以檔案的編研工作至關重要。目前城建檔案館還沒有充分重視編研質量，僅能提供一些以資料匯編為主的淺層次服務。對于檔案的深加工上，不管是質量還是數量，提升空間都非常的顯著。[8]檔案工作者在對歷史檔案研究之余，還應為今天的城市建設提供科學合理的建議和參考，準確提煉和研究城市管理與建設的規律，進行總結概括，為城市管理者提供有價值的參考，這是檔案人員應盡的職責。

3.3優化館藏機構，建立“大共享”機制。為了最大限度地發揮城市檔案的利用價值，必須充分實現信息的共享。而“大共享”就是有機結合“橫向共享”和“縱向共享”。“縱向共享”就是對信息化手段充分利用，共享相互關聯的檔案以及各級政府所屬的城建檔案信息，使館際間的合作進一步加強。[9]利用互聯網技術，實現遠程的調用和檢索，打破城建檔案服務的級別限制，真正實現“為我所用”的共享機制，對科學研究和經濟建設給予最大程度的支持。“橫向共享”就是共享和整合城市規劃建設管理整個系統的檔案，因為目前已經明確劃分了各個行政職能，城建系統與多個部門的工作密切相關。如果割裂檔案信息資源，不僅不利于使用者的查閱，同時還會遺失各類重要的檔案，或者形成“死檔”。[10]因此城建檔案部門應積極主動地協商和配合城市管理、建設和規劃等相關部門的工作，以為城市發展和建設做貢獻為立足點和出發點，能夠完整、及時征集城市建設中的各類珍貴檔案資料。提升城建檔案的社會服務功能，為厚實館藏夯實基礎。同時，應完善規章、規范，保障各項制度的健全，確保各種規范性和長效性的城建檔案信息共享。城建檔案館服務工作的創新，是一個實踐的過程，也是一個不斷探索的過程，需要檔案工作者勇于開拓，大膽去闖，使城建檔案服務工作的方式和方法不斷創新，真正做到與時俱進，更好地為經濟建設服務。

作者:何向 單位:張家港市城建檔案館