城建檔案管理工作的對策探析

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摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被運用到了城建檔案管理工作當中，對城建檔案管理工作帶了一定的機遇和挑戰(zhàn)。因此，城建部門需要認識到城建檔案管理工作的重要性，完善管理制度，建設數(shù)字化檔案管理平臺，促進新時期城建檔案管理工作發(fā)展?；诖耍恼潞喴治隽顺墙n案工作的意義，隨后從五個方面分析了新時期背景下如何創(chuàng)新城建檔案管理工作，以此來供相關人士交流參考。

關鍵詞：城建；檔案管理工作；創(chuàng)新策略

隨著城鎮(zhèn)經(jīng)濟的發(fā)展產(chǎn)生了龐大的數(shù)據(jù)和檔案資料，給城建檔案管理工作增加壓力。近幾年，我國城建檔案的法律法規(guī)逐步完善，業(yè)務管理也逐漸地規(guī)范化，但由于城建檔案的業(yè)務管理工作量的增加，檔案管理當中依然存在很多問題。所以，城建檔案管理工作需要提高管理人員的責任意識，建立信息化管理平臺。

1城建檔案工作的意義

城建檔案是城市規(guī)劃和城市改造的主要依據(jù)，由此可見這項工作對城市發(fā)展來說有著重要的作用，并且城建檔案還可以為城市發(fā)展提供相應的信息資源。城市發(fā)展建設內(nèi)容比較多，比如說園林設計、城市綠化、城市供電等。城市的建設和發(fā)展對城市檔案管理工作提出了更高的要求。城市改造可能會涉及居民拆遷、搬遷和道路建設等工作，城建檔案建設對于這些工作可以提供相應信息資源保障。城市建設檔案還可以為城市建設和城市改造提供檔案數(shù)據(jù)。除此之外，城市檔案管理人員需要了解城建檔案的重要性，使它發(fā)揮出自己的價值。

2城建檔案管理工作作用的概述

檔案不僅可以記載歷史，還可以記錄歷史和還原歷史。城建檔案具有一定的專業(yè)性和技術(shù)性、真實性，它記錄整個城市的發(fā)展、建設，對于城市未來的發(fā)展和建設有著一定的參考價值。城市建設是一個循序漸進的過程，具有自己的發(fā)展規(guī)律。

3新時期下信息化管理城建檔案的必要性

3.1提高城市建設檔案的效率

在新時期創(chuàng)新城建檔案管理工作可以提高城建檔案管理效率。在工作當中管理人員輸入需要查找的資料名稱就可以搜索到想要的資料，滿足城建工作的需求，并且還可以實現(xiàn)城建檔案信息資源共享，提高城建檔案的利用率。

3.2多樣化信息輸出方式

之前的城建檔案管理工作主要是依靠人工收集和整理資料?，F(xiàn)如今，我國城市規(guī)模越來越大，檔案管理人員需要對大量的城建檔案信息進行整理，不僅消耗大量的人力和物力，還會降低工作效率。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)被運用到了城建檔案管理工作當中，信息化技術(shù)的應用在一定程度上減少了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理工作效率，并且輸出方式也變得更加的多樣化。

3.3提供參考

城市建設檔案可以作為城市發(fā)展和記錄城市建設的主要依據(jù)，涉及城市規(guī)劃、城市建設等多方面。實現(xiàn)數(shù)字化和信息化城建檔案管理，可以為城市建設和城市規(guī)劃提供相應的數(shù)據(jù)信息，促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

4城建檔案管理工作中存在的主要問題

4.1城市建設檔案管理工作人員的整體素質(zhì)還有待提高

相關部門和領導對于城建檔案管理工作認識不足，在工作當中并沒有正確認識到這項工作的重要性，所以城建檔案管理工作并沒有受到足夠的重視。很多政府部門都認為建設管理工作只是保存資料，與城市發(fā)展并沒有關聯(lián)。這種工作態(tài)度直接影響了城建管理工人工作積極性，有的員工甚至已經(jīng)產(chǎn)生了消極的心態(tài)，在工作當中玩忽職守。另外一方面，部分城市建設檔案管理人員所學的并不是本專業(yè)，對于城建檔案管理工作內(nèi)容并不了解，所以在工作當中很難高效完成檔案管理工作，導致城建檔案管理工作效率低下。

4.2城建檔案管理不夠規(guī)范

城建檔案管理工作當中會涉及到很多內(nèi)容，比如檔案的整理、搜集、錄入等，在管理當中會受到很多因素的影響，所以很難形成規(guī)范化的管理標準。其主要表現(xiàn)為檔案管理建設不夠規(guī)范，沒有把管理制度落實到實際工作當中。長久下去，城建檔案管理工作就很難滿足城市建設發(fā)展需求。

4.3認識上的問題

個別領導并不是很重視城建檔案管理工作，在日常的工作當中對城建檔案管理工作的認識不足，并且也沒有給予檔案管理工作相應的支持。城建檔案管理工作看似非常簡單，但實際工作量比較大內(nèi)容比較復雜，并且城建檔案管理工作具有一定的保密性。在實際的工作當中城建檔案管理工作并沒有受到領導的重視，也沒有得到其他部門的理解和支持，這也使得企業(yè)城建檔案管理工作開展比較困難。現(xiàn)階段企業(yè)的人員調(diào)動比較頻繁，這給城建檔案管理工作帶來了一定的壓力。

4.4檔案管理制度不夠健全

城建檔案管理工作一直以來都沒有受到領導的高度重視，再加上一些管理人員的忽視，導致檔案管理工作出現(xiàn)松懈。有的檔案管理制度不夠健全，在管理當中檔案管理人員并沒有按照相關的手續(xù)和流程辦公。其他部門在借用檔案時沒有留下具體的部門名稱和聯(lián)系方式，導致后期資料丟失、破碎。有的人員甚至在借閱之后批改檔案，使得檔案失去了原本的價值。

5新時期背景下如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

5.1樹立新型的檔案管理理念，推進檔案信息化建設

新時期，城建檔案管理系統(tǒng)由硬件設備和軟件設備等幾個部分組成。硬件設備和軟件設備都需要在外部采購，其中數(shù)據(jù)資料是城建檔案的主要核心，需要管理人員在工作當中認真維護。因此，在工作當中需要相關單位開展培訓活動幫助管理人員樹立正確的管理理念，以認真積極的工作態(tài)度開展檔案管理工作。首先，城建檔案建設需要立足于實際城建需求上，并提出相應的建設規(guī)范和建設步驟，保證城建檔案信息化可以逐步實現(xiàn)。其次，在工作當中需要運用現(xiàn)代化技術(shù)手段構(gòu)建城建檔案平臺，提高構(gòu)建效率。

5.2建設城建電子信息化數(shù)據(jù)庫，提高城建檔案查閱和利用效率

信息化城建檔案管理工作建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡發(fā)展的基礎上，信息科學技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)人事檔案管理工作提供了技術(shù)支持。同時，網(wǎng)絡信息技術(shù)是人事檔案數(shù)字化發(fā)展的基本保障。隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，城建檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，在工作當中可以運用掃描儀等設備把文件信息直接傳遞到電腦當中，并且還可以利用硬盤和電腦的儲存系統(tǒng)，把數(shù)據(jù)和信息儲存到系統(tǒng)當中，這樣不僅可以節(jié)省大量的紙張，還可以提高檔案管理的安全性和工作效率。除此之外，還可以通過信息技術(shù)把檔案信息上傳到云端，盡管電腦出現(xiàn)故障也可以在云端找回數(shù)據(jù)和信息。在上傳到云端之后還可以根據(jù)實際情況制定平臺管理制度，提高系統(tǒng)的安全性。除此之外，還可以提高整體檔案管理隊伍素質(zhì)，管理隊伍的整體素質(zhì)是檔案管理工作開展的基礎保障。除此之外，數(shù)字化管理還可以提高管理人員的專業(yè)技能。

5.3加快隊伍建設，提升服務水平

相關單位需要在日常工作當中加大培訓力度，根據(jù)實際的工作情況，開展專業(yè)化、多層次的培訓教育活動，通過多樣化的培訓活動可以成立和打造一個優(yōu)秀、高質(zhì)量的專業(yè)化城建檔案團隊。其次需要加強業(yè)務溝通。相關部門可以組織和開展多樣化的考察活動和網(wǎng)絡交流活動，城建檔案管理人員可以互相溝通、互相交流，提高自己的業(yè)務能力和業(yè)務水平，并且還可以拉近各個部門之間的聯(lián)系。除此之外，還需要做好相應的研究工作，員工在工作當中需要及時提出自己的想法和意見，提高城建檔案管理質(zhì)量。最后，在培訓活動當中需要融入德育教育理念，創(chuàng)新服務模式，完善管理制度，提高相關人員的職業(yè)素養(yǎng)。

5.4建立數(shù)字化管理平臺，加強組織安全信息建設

檔案數(shù)字化是城建檔案管理工作的基礎保障，信息安全是檔案管理工作的主要難點，城建檔案管理工作和城市建設、城市發(fā)展有著一定的關聯(lián)，如果忽視檔案管理可能會對管理工作帶來一定安全隱患。數(shù)字化檔案管理可以在一定程度上提高檔案管理工作的安全性。城建檔案管理工作內(nèi)容比較多，流程也相對比較復雜。和企業(yè)管理工作相比，城建檔案工作不僅比較枯燥還比較繁瑣，并且會涉及到信息的錄入、收集、分析、管理等。如果依舊采用人工管理模式，長久下去可能會導致信息泄漏的情況，還會增加工作人員的工作量。因此，在建立數(shù)字檔案的同時，還需要對數(shù)據(jù)信息進行備份，防止病毒入侵。預防風險最好的方式就是提高管理人員的安全意識，在日常當中對工作人員加強培訓。

5.5服務技術(shù)的創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是城建檔案管理工作效率提高的首要條件，不僅可以增加工作人員的工作動力，還可以提高城建檔案工作效率。技術(shù)創(chuàng)新也是開展城建檔案工作的必要條件，在工作當中只有不斷地創(chuàng)新技術(shù)才能保證城建檔案工作獲得可持續(xù)發(fā)展。近幾年，我國信息技術(shù)發(fā)展比較快，很多信息技術(shù)都被運用到了城建檔案工作當中，提高了城建工作效率。

5.6加強規(guī)范化管理

想要提供城建檔案管理質(zhì)量，首先規(guī)范檔案管理制度和程序。因此在工作當中，城建部門需要做到以下幾點：首先需要對原有的檔案進行合理的減產(chǎn)，特別是城建當中一些竣工的工程，在資料移交過程當中，需要保證資料的完整性和合理性，對于一些沒有特殊用處的資料只留檔一份即可。對于一些比較重要的資料，不僅需要準備紙質(zhì)文件同時還需要備份電子文件。其次，著錄是城建檔案建設的基礎內(nèi)容，因為每個城建檔案部門的條件都不相同，所以城建檔案管理部門需要根據(jù)自身的實際情況制定著錄細則，實現(xiàn)檔案管理的標準化。再次，保證案卷的合理化和標準化。在整理檔案過程當中如果發(fā)現(xiàn)方案有丟失或者是編碼錯誤的情況，需要第一時間去處理，使得案卷可以更加的規(guī)范化和合理化，這對于城建檔案管理工作的有效開展有著很大的幫助。最后還需要整理好所有的編碼，使其準確無誤。除此之外，相關人員還需要評估建成檔案管理工作當中的風險，對風險進行等級劃分，并制定出相關的方式來降低和避免風險。

5.7創(chuàng)新工作觀念

在新時期下，提高檔案管理工作的有效性和實效性，需要具備嚴謹?shù)墓ぷ髦贫群凸ぷ髁鞒?。在前期的準備工作當中，檔案管理人員需要收集和整合一定的檔案資料，資料需要具有一定合理性和科學性，否則后期工作會非常的艱難，在資料收集和整理完成之后，需要把檔案歸檔，在歸檔當中需要保證資料的完整性，城建檔案管理工作需要嚴格按照工作流程。因此，城建部門需要制定出一套符合流程的操作規(guī)范和管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅需要說明檔案管理工作的流程，還需要體現(xiàn)每個環(huán)節(jié)當中所涉及到的工作和責任，只有這樣才能保證檔案管理工作的有效開展。但是我國很多地區(qū)的城建檔案管理工作都存在很多問題，比如說管理人員的責任不明晰，在出現(xiàn)問題時互相推卸責任，還有的工作人員在工作當中態(tài)度比較消極，工作質(zhì)量比較差。因此，相關單位需要重視城建檔案管理工作的開展。

5.8服務方式的創(chuàng)新

檔案服務工作是檔案工作的核心，城建檔案管理工作只有通過檔案管理服務，才能提高檔案管理工作的效率，才能使得檔案管理工作和社會經(jīng)濟發(fā)展相互協(xié)調(diào)，為檔案管理工作注入新的生機，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，在城建檔案管理工作當中需要改變工作人員的服務理念，提高工作人員的服務意識。在新時期中，城建檔案管理工作需要找到新的發(fā)展方向?qū)n案管理工作進行改革，把新的管理理念融入到檔案管理工作當中，制定出一套新型的管理模式。

5.9健全檔案管理制度

檔案管理制度建設和城建檔案管理水平有著直接性的關聯(lián)。首先，相關部門需要根據(jù)管理條例劃分員工的職責，明確部門員工的職責，使得檔案管理工作開展更加的順利。城建檔案管理工作主要包含檔案收集、整理、保管等多項內(nèi)容，因此，相關部門可以把管理條例細分，把管理制度作為員工工作的主要依據(jù)。除此之外，在健全檔案管理制度的同時，還要堅持“公平、公正”的原則。明確檔案管理工作流程。最后，需要宣傳管理制度，使得檔案管理人員可以了解檔案管理工作的重要性。在融媒時代下，相關部門可以通過新媒體宣傳城建檔案管理工作，使管理人員在工作當中可以主動遵守相關紀律，保證城建檔案管理工作順利開展。

6結(jié)束語

綜上所述，在新時期下城建檔案管理工作的開展需要相關企業(yè)提高員工的責任意識，運用多樣化培訓可以加快檔案管理隊伍建設，提高檔案管理工作效率。除此之外，工作人員在工作當中還需要提高檔案建設標準，不斷的探索新的建設技術(shù)和建設方法，實現(xiàn)城建檔案價值。

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作者：張紅燕   單位：蘭州市城建檔案館