醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理問題探究

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1醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理的含義

醫(yī)院的檔案主要可以分為以下幾大類，比如財務(wù)檔案、病歷檔案、科技檔案等其他文書。財務(wù)病歷檔案都已經(jīng)有相應(yīng)的規(guī)范管理，但對于整體醫(yī)院文檔管理來說還沒有完全規(guī)范。除此之外，醫(yī)院檔案是醫(yī)院信息的一個主要載體，雖然說檔案的工作結(jié)果不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益。但是醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案對于醫(yī)院來說具有很大的參考價值和重要意義，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理也非常重視，要求也是非常的嚴格。技術(shù)檔案體現(xiàn)的醫(yī)學(xué)者個人成果和工作上的優(yōu)異表現(xiàn)，對不同病例進行分析重要數(shù)據(jù)也是每一個醫(yī)院重要核心，也是代表醫(yī)院的醫(yī)學(xué)水平象征，有利于快速提升醫(yī)院價值和聲望。互聯(lián)網(wǎng)的時代，使檔案管理更加快速，檔案管理還有個人詳細信息，包括在學(xué)校獲得榮譽或者其他不良現(xiàn)象都會有記錄，會伴隨著你的工作晉升，對個人信用也有一定影響，在人員選拔時候檔案管理也是參考標準，記錄著從開始到現(xiàn)在對醫(yī)院貢獻和自己個人價值的體現(xiàn)都有詳細標注。競爭變的和諧和有效數(shù)據(jù)體現(xiàn)公正選拔。在互聯(lián)網(wǎng)的時代，不能保證檔案技術(shù)管理絕對安全，可能會導(dǎo)致信息的泄露，對個人對醫(yī)院都是很大損失，對待醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)管理檔案的技術(shù)方面也在不斷地提高，技術(shù)方面難度也在不斷增加。

2醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題

2.1檔案管理制度不完善。無論是醫(yī)院還是政府的管理方面都有所欠缺，檔案管理工作人員高學(xué)歷少之又少，專業(yè)能力也是非常的薄弱，沒有系統(tǒng)的進行培訓(xùn)，標準化的流程缺少，相比較傳統(tǒng)的技術(shù)檔案管理都沒有一定的制度去保護，隨著信息量的增多，人員流動性大，信息保存也不穩(wěn)定，人員的待遇也并不穩(wěn)定，在各個方面薄弱性非常大，管理模式?jīng)]有特定的規(guī)范，對于檔案信息泄露沒有更有效的去追蹤，監(jiān)督意識不強，未建立相關(guān)的制度導(dǎo)致管理的不強，工作人員重視度也隨之降低，隨意性也更大，缺少系統(tǒng)的記錄和要求。檔案管理的整體水平也不斷下降，對管理中存在的問題未能及時發(fā)現(xiàn)，集體沒有去有效討論分析解決。

2.2檔案管理技術(shù)低下。信息時代的來臨，每個人的信息都要通過檔案記錄保存，每天的信息量不斷的增大，技術(shù)不達標，錄入不及時，有時電腦出現(xiàn)了漏洞導(dǎo)致信息丟失，人員錄入不及時等問題都會出現(xiàn)。甚至也會用傳統(tǒng)的記錄方式，信息輸入慢，時間要求有限。醫(yī)院信息需求不能及時滿足，在需要信息作為參考時需要等很長時間。檔案庫房要求也是非常高的，技術(shù)落后，許多資料還是需要在庫房里存放，對庫房的溫度濕度，有害生物氣體防治要求不斷提高。每個醫(yī)院技術(shù)管理要求不一致，沒有一個統(tǒng)一的標準，信息管理技術(shù)落后也是檔案管理存在問題的一個重要因素。

2.3檔案管理工作人員素質(zhì)欠缺。醫(yī)院檔案管理工作人員在管理上面缺乏專業(yè)能力，沒有統(tǒng)一化標準流程，對人員學(xué)歷各方面把控不嚴格，專業(yè)針對性不強，在工作方面效率低下，在管理檔案信息過程中遇到的瓶勁，不能及時解決，電腦信息更新人員操作分類不及時，導(dǎo)致許多信息沒有及時上傳，人才培養(yǎng)欠缺，工作中的漏洞很有可能導(dǎo)致信息丟失，沒有相應(yīng)的專業(yè)操作，沒有一套完整的系統(tǒng)培訓(xùn)。檔案管理人重視度不高，每一個成果和數(shù)據(jù)分析都極為重要，要及時去錄入信息，方便以后再尋找信息時有相應(yīng)的案例作為借鑒。檔案工作人員日復(fù)一日工作，在封閉環(huán)境下，積極性容易懈怠，思想教育方面有所落后，對檔案工作理解能力不熟透，沒有集中進行工作規(guī)劃，人員整體水平需有待調(diào)整。

2.4檔案調(diào)動程序復(fù)雜。醫(yī)院職工在調(diào)用信息過程中，需要很多復(fù)雜的手續(xù)，每個部門有每一個部門要求，導(dǎo)致審批慢，不能及時調(diào)用信息。各個部門配合默契度不高，不能及時溝通配合，在輸入信息過程中系統(tǒng)更新慢，在獲取信息過程中需要很長時間等待。檔案管理歸屬于很多部門，不集中也是一個重要的弊端。導(dǎo)致效率低下，安全性不斷增加，醫(yī)院職工在需要獲取信息進行科研工作時，因為信息調(diào)動復(fù)雜，不能及時滿足科研學(xué)術(shù)上的工作，進度和效率也是非常慢的。醫(yī)院職工的檔案管理對醫(yī)院來說重視度非常高，重視度高并不代表審批過程簡化，信息大量分散于各個部門管理，不利于快速有效獲得信息。沒有進行系統(tǒng)的管理，對檔案的調(diào)動復(fù)雜沒有一個明確有效的解決方案。

3加強醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理的對策

3.1完善專業(yè)技術(shù)檔案管理制度。針對上述醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理制度，對檔案管理漏洞問題及時指出，進行集中的解決避免重要信息的泄露，規(guī)劃統(tǒng)一流程標準，對信息監(jiān)督力不段加強，建立相應(yīng)治理體系，管理模式進行一系列改革，各個部門在信息管理力度上不段加強，醫(yī)院分為不同科，每個部進行統(tǒng)一管理，相比傳統(tǒng)檔案管理復(fù)雜程序，新的管理模式可以更加簡化，方面醫(yī)護人員第一時間獲得有效檔案信息。上級的領(lǐng)導(dǎo)對管理模式進行合理規(guī)劃，重視度不斷提高，力求工作效率提升。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓管理更加的便捷。不定時的進行抽查，審視，看到問題要及時指出進行開會商討，每個部門配合度要不斷提高，不定時的開會商討對檔案有效管理計策。更加集中化的管理模式有利于避免差錯，使檔案的安全性不斷提高，工作者警惕性不斷增強。

3.2不斷提高人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作者對專業(yè)能力有所欠缺，在遇到突發(fā)緊急事件時很難進行有效處理，需要找專業(yè)人士解決，這一過程消耗時間，金錢。為了防止這一情況的發(fā)生對檔案管理工作者進行培訓(xùn)，增加自己專業(yè)素養(yǎng)，每年進行績效考核為標準，增強技術(shù)人員對專業(yè)素養(yǎng)重視度。樹立正確意識觀念，明確自己工作重要性，醫(yī)院對檔案管理工作者要求要把控非常嚴格，不斷豐富個人技能素養(yǎng)和管理知識。保證檔案管理保存質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度。檔案管理工作者對所接觸檔案信息要有保密性，切勿去泄露，否則會有相應(yīng)的處罰，人員福利待遇可以根據(jù)工作量進行適當(dāng)調(diào)整，保證工作狀態(tài)的積極性，每天接觸大量信息需要統(tǒng)計要合理安排人員休息時間。檔案管理工作者知道自己所在職位，遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，明確自己也是醫(yī)院發(fā)展的助力者，服務(wù)好每一位科研人員。

3.3提升檔案管理信息技術(shù)。指導(dǎo)庫房管理工作者標準規(guī)范和現(xiàn)代化技術(shù)知識，保護檔案安全。對檔案庫房管理的安全防范系統(tǒng)不斷升級追蹤，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速對周圍環(huán)境進行有效的偵查，對檔案管理進行智能化處理，運用現(xiàn)代技術(shù)進行系統(tǒng)的更新，每天進行系統(tǒng)排查，每個部門設(shè)置配備完善，達到每位科研人員信息量的需求，醫(yī)療，護理，行政后勤等進行模塊劃分，對系統(tǒng)技術(shù)的要求不斷提高可以引用國外先進技術(shù)系統(tǒng)進行工作，對于網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，平臺技術(shù)等要求要不斷完善。工程師定期進行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的測定，檔案管理者進行學(xué)習(xí)提高信息操作能力，技術(shù)升級帶動效率的提高，讓檔案管理工作者的積極性大幅提高。

3.4優(yōu)化與規(guī)范檔案調(diào)動程序。如前面所提到的醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理存在調(diào)動程序復(fù)雜的問題。眾所周知檔案的存管主要是為了方便一些而醫(yī)院工作人員的借鑒學(xué)習(xí)。而且對于醫(yī)學(xué)研究來參考文獻和病人病例是非常重要的。如果是由于檔案調(diào)動程序的復(fù)雜，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)研究人員無法及時接觸到相關(guān)的病人病例，以及相關(guān)文獻的研究，那么對醫(yī)學(xué)的治療是非常不利。因此對于檔案調(diào)動程序的簡化與規(guī)范尤其重要。醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案對個人研究成果方案，對醫(yī)學(xué)重要病例的分析和重要參考數(shù)據(jù)的記錄和保存，具有一定借鑒意義。醫(yī)院職工專業(yè)技術(shù)檔案管理要對數(shù)據(jù)和病例等進行收集，有條不紊的整理出來，進行分類便于以后查找更加便捷，電腦系統(tǒng)進行保管，按時統(tǒng)計個人檔案的情況，以便更好服務(wù)醫(yī)學(xué)工作者和系統(tǒng)管理保存這一過程。因此面對規(guī)范于簡化檔案調(diào)動程序，我認為可以從以下幾點來進行改善。首先由于現(xiàn)在的檔案調(diào)動，申請時需要層層的手續(xù)批準。因為醫(yī)院的工作都很忙，如果需要到每個部門去拿批準報告的話會耽誤很多的有效時間，所以我建議醫(yī)院第一步可以推出預(yù)約功能。需要調(diào)報告的人可以提出申請，根據(jù)不同的層次領(lǐng)導(dǎo)可以設(shè)置不同的批準標準。不同部門可以直接通過預(yù)約系統(tǒng)中的窗口進行點擊批準。這樣操作不僅有序而且節(jié)省時間。其次就是檔案歸還的程序，畢竟有一句話說有借有還再借不難，那么不管借什么東西，他的歸還都需要一個規(guī)范的程序。在歸還的時候可以通過科學(xué)技術(shù)的運用，就像在圖書館借書一樣，可以通過卡或者掃描二維碼，然后根據(jù)信息記錄直接歸還。除此之外，建議在檔案借出之后有一個歸還期限，這樣的話也可以方便下一個需要病人病例子以及文獻的人能夠及時借到并且進行學(xué)習(xí)。

4總結(jié)

綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)只要有以下問題：如檔案管理制度不完善；檔案管理技術(shù)低下；檔案管理工作人員素質(zhì)欠缺；檔案調(diào)動程序復(fù)雜。總的來說產(chǎn)生這四大的問題主要原因有:管理人員的不專業(yè)、人事流動性大，以及管理技術(shù)還需要有待提高，因為不同性質(zhì)的醫(yī)院它面臨保存的資料、病人病例、樣本對于技術(shù)的要求都是不同的。其次可能是由于各部門的交流不夠?qū)е碌臋n案調(diào)動程序復(fù)雜。面臨上面問題提出的主要對策有：完善專業(yè)技術(shù)檔案管理制度，不斷提高人員專業(yè)素質(zhì)。提升檔案管理信息技術(shù)，優(yōu)化與規(guī)范檔案調(diào)動程序。毋庸置疑，加強醫(yī)院職工技術(shù)管理對醫(yī)院來說是重中之重，積極指出檔案管理所面臨的問題和現(xiàn)狀進行系列指導(dǎo)改革，做到檔案管理信息的效率提高，在人員大幅流動下保證信息安全性，這體現(xiàn)管理工作者的警惕性和謹慎性。對于提供重要數(shù)據(jù)要進行分類整合。促進醫(yī)院信息保存，為醫(yī)院科研工作者提供有效價值，從而促進醫(yī)院醫(yī)療水平和未來發(fā)展情況。可見，檔案管理信息技術(shù)重要意義無論是在醫(yī)院還是政府都是具有重要的核心價值，不僅滿足醫(yī)院需求更致力于貢獻社會，全心全意為人民服務(wù)，創(chuàng)造出更好的價值，為后輩也具有醫(yī)學(xué)價值參考意義，為學(xué)術(shù)界發(fā)展貢獻一份力。

作者:譚振國 單位:臨朐縣東城街道衛(wèi)生院七賢分院