高校學籍檔案信息整合利用探究

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高校學籍檔案和高校日常教育活動、科研工作等密切相連，也是學生日后就業、工作的重要參考，因此加強對高校學籍檔案的科學管理，對保證學籍檔案的真實性、實用性具有重要作用。但是從目前高校學籍檔案管理來看，存在信息化管理落后、數字化平臺建設不規范等問題，導致高校學籍檔案信息整合利用模式發展受到阻礙［1］。鑒于此，立足于數字化平臺建設，對高校學籍檔案信息整合利用模式進行探討具有重要的現實意義。

一、數字化平臺高校學籍檔案信息整合利用模式構建的意義

傳統的高校學籍檔案以紙質檔案為主，檔案類型主要有證書、個人介紹、學歷證明等，主要記錄學生的整體概況，是學生就業、工作重要的憑證參考。在信息化時代下，還以傳統管理模式對高校學籍檔案進行管理，學生檔案信息很難達到高效的運用，在這種情況下積極構建數字化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式，能有效解決傳統紙質檔案管理的弊端。一方面簡化了檔案利用程序，在非必要的情況下，不用去檔案室進行檔案資料的查詢，只需借助計算機就能完成；另一方面保護了紙質檔案，減少了檔案破損率。積極構建數字化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式，不僅有效解決了檔案利用的弊端，解決了檔案流通問題，還滿足了當前檔案的應用需求，這對實現高校學籍檔案高效運用具有重要意義。

二、數字化平臺高校學籍檔案信息整合利用模式的策略探討

（一）建立健全檔案信息化平臺的管理制度

第一，為了保障高校學籍檔案數字化平臺建設落到實處，應成立專門的高校學籍數字化平臺領導機構，并對數字化工作內容進行細分，將工作內容落實到具體個人，以此保證高校學籍檔案信息整合利用數字化平臺建設高效完成。并且，需明確檔案信息化建設需求，聘請相關的專家團隊對數字化平臺建設進行研究，以此確保數字化平臺建設滿足應用需求，并能夠有效解決檔案建設過程中遇到的難題。第二，高校學籍檔案信息較多，想要實現檔案信息整合利用，一方面需要對現有的高校檔案信息進行有效的匯總，使其形成一個龐大的信息數據資源庫；另一方面需要統一檔案信息數字化建設標準，使檔案管理統一化、標準化，以此實現學籍檔案信息有效的整合利用。對此我國提出了紙質檔案向數字化檔案轉化的相關規范，其中規定了檔案數字化過程中掃描參數、加工操作、質量標準等相關的制度，在具體的工作中應遵循國家的標準要求進行。此外，針對數字化檔案建立管理制度。當高校學籍檔案由紙質檔案向電子檔案過渡之后，電子檔案需要遵循相應的標準，如電子檔案分類標準、電子檔案歸檔標準、電子檔案文件數據標準等［2］。以此形成科學的電子檔案管理體系，保證電子檔案滿足實用性、全面性、數據可靠性、檔案真實性的檔案處理要求。

（二）構建高校學籍檔案信息化平臺

第一，構建高校學籍檔案數字化處理模式，對傳統的檔案模式進行改革，實現信息化轉變。比如傳統高校學籍檔案處理的過程中，需要對檔案進行采集和整理，在采集和整理的過程中，需要和學生本人建立聯系，并進行相應溝通，工作效率非常低。而數字化信息平臺的建設，可以簡化傳統檔案管理程序，只需要學生按照相應的數字化標準提供信息即可。第二，高校學籍檔案管理、應用、收集等是一個系統、復雜的過程。為了提高檔案的利用效率，高校應構建學籍檔案信息化平臺。信息化平臺內容應多樣化，不僅能夠進行學籍檔案信息管理，還可以實現檔案服務、檔案信息共享、檔案收集和處理等應用需求，以此形成高校學籍檔案信息整合利用數字化平臺模式，為滿足多方面的應用需求提供保障。

（三）構建電子文件歸檔管理系統

首先，電子檔案是紙質檔案信息化的結果。在完成紙質檔案信息化轉變之后，應構建電子檔案管理系統，保證檔案能夠及時歸檔，以此滿足不同的應用檔案應用需求。其次，為了保證電子檔案的高效運用，電子檔案管理系統應和學校其他信息化建設有效接軌。比如和高校研究生教育系統、繼續教育系統、本科教育系統等進行連接，不僅有利于電子檔案的高效運用，還能確保檔案信息及時更新、歸檔。此外，電子檔案的管理中應考慮現代辦公需求，以及不同辦公設備的應用需求，在電子檔案處理的過程中，應具有拓展性、外延性，滿足多接口的應用需求，以此保證學籍檔案信息可以實現有效的整合、匯總，達到高效運用的目的。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質

高校檔案信息管理的內容復雜，信息量較大，雖然構建了學籍檔案信息化平臺，但是要提升信息化平臺的管理質量和效果，還需要相關管理人員付出努力。由此可見，檔案信息管理人員的素質對檔案信息管理的質量有直接的決定作用。作為高校領導人員一定要重視人才的培養，使檔案信息管理人員的專業知識和工作技能以及職業道德素養都能得到全面提升，這樣才能提高數字化平臺的高校學籍檔案信息整合利用率。為此高校應該從以下方面加強人才的培訓：首先，加強思想道德教育，提升工作人員的思想道德修養水平；其次，加強信息化培訓，讓相關工作人員能夠熟練掌握先進的信息化技術，可以靈活運用數字化平臺；最后，提升工作人員的法律意識。高校學籍檔案信息涉及眾多學生的學籍信息，對學生后期發展有重要作用。高校一定要保護好學生學籍檔案信息，相關工作人員應該熟知相關法律，遵紀守法，不能靠關系出賣檔案，對于違法相關法律制度的行為應該給予相應處罰。

三、數字化平臺高校學籍檔案信息整合利用模式構建中需要注意的問題

（一）要選擇專業的數字化平臺業務公司首先，選擇數字化平臺業務公司需要對公司的綜合情況進行充分的了解。一方面要嚴格審查外包公司的技術水平，能夠滿足數字化平臺建設的需求，能否為高校檔案信息整合提供相應服務。另一方面要審核企業的經營狀況是否良好，有沒有財務問題等。此外還要審核企業的科研能力，對新技術的利用能力以及開發能力，以此確保數字化建設滿足時展需求。其次，對外包商服務經驗進行考核，查看外包商類似的作品，以及這些作品顧客的滿意度情況，以此減少數字化平臺構建中出現問題無法順利解決的情況。

（二）信息化平臺要有明確的目標

首先，高校學生學籍檔案應統一標準，明確處理流程，以此形成統一、標準化的數據，方便檔案數據的流通和應用。比如，規定高校學生檔案電子版處理要求、存檔要求、借閱要求等，以此形成電子化應用管理程序，為保障學籍檔案信息高效運用提供有利條件。其次，滿足現代化辦公需求。當前階段下，辦公方式、辦公設備出現了多樣化的現象。在這種情況下，學籍檔案相應平臺的建設應具有兼容性、拓展性，能夠滿足不同辦公需求。最后，高校學籍檔案資源應具有系統化特點，能夠實現學籍檔案的有效匯總，并利用大數據技術，進行數字資源的運用［3］。

（三）應注重信息化檔案專業人才的培養

高校學習檔案信息數字化平臺模式的構建，需要檔案管理者具備專業的檔案數字化知識，能夠熟練處理數字化檔案管理中遇到的各種問題。但是從目前高校數字化檔案管理來看，檔案管理人員素質不高，思想意識落后，認為檔案數字化管理就是將學籍檔案進行數字化處理的過程，導致僅僅進行數字化轉化，無法形成檔案信息整合、匯總，在運用的時候，出現了零散、資料不全的現象。因此，應重視檔案專業人才的培養力度。一方面對現有的檔案管理人員進行培訓，提升其檔案信息化專業水平，并設置相應的考核制度，保證將信息化管理落實到日常工作中；另一方面進行數字化人才引進，為實現高校學籍檔案信息整合利用數字化平臺的構建提供人員支持［4］。

四、結語

高校學籍檔案信息化整合利用模式的構建，需要建立在數字化平臺的建設上，在此基礎上健全檔案信息化平臺的管理制度，積極構建高校學籍信息化平臺，使高校學籍檔案形成標準化、統一化的數字管理體系，形成高效學籍電子檔案管理系統，并與校內多個網站進行有效的對接。科學的數據化學籍檔案信息化建設，能夠為滿足檔案信息整合利用提供有利條件。

參考文獻：

［1］李鳳蓮，孫華.基于信息化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式與方法研究［J］.山東檔案，2020（5）：57-59.

［2］邱慧.淺析信息化建設大背景下高校學籍檔案管理建設［J］數碼世界，2020（9）：220-221.

［3］傅敏燕.大數據環境下的高校學籍檔案信息安全管理探析［J］中國市場，2019（23）：192-194.

［4］謝文倩.新時代下高校學籍檔案服務利用探析——以福建師范大學檔案館為例［J］.城建檔案，2019（12）：24-26.

作者:李松 單位:嘉應學院