電子檔案保管舉措

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對(duì)工作人員進(jìn)行身份驗(yàn)證

根據(jù)管理層級(jí)和權(quán)限，對(duì)工作人員進(jìn)入相應(yīng)的計(jì)算機(jī)或者電子檔案文件管理系統(tǒng)時(shí)設(shè)立相關(guān)的口令作為身份驗(yàn)證。需要注意的是，口令在通常情況下應(yīng)該使用數(shù)字、字母或者特殊的數(shù)學(xué)符號(hào)的組合，口令確定之后，相應(yīng)的工作人員應(yīng)妥善保管。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的使用之后，需要對(duì)該口令進(jìn)行修改或者完善，以維護(hù)其保密性能。

設(shè)置防火墻

防火墻是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，它是一個(gè)具有比較良好的保護(hù)作用的程序，如果入侵者想進(jìn)行入侵工作，就需要穿過(guò)防火墻的安全防線程序，只有順利穿越之后才可能接觸到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)置。防火墻能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的電子檔案的相關(guān)信息資料結(jié)構(gòu)的完整性以及安全性起到一定的保護(hù)作用。

安裝反病毒軟件

侵入計(jì)算機(jī)內(nèi)部的病毒對(duì)電子檔案是一個(gè)非常重要的威脅，它會(huì)在很大程度上破壞電子數(shù)據(jù)或者導(dǎo)致部分電子數(shù)據(jù)的丟失。而防火墻不能夠防止不經(jīng)過(guò)該程序的攻擊，所以，工作人員還應(yīng)該安裝相應(yīng)的反病毒軟件。同時(shí)，工作人員應(yīng)該盡量做到預(yù)防與查殺工作并重。預(yù)防是指要對(duì)反病毒軟件或相應(yīng)的病毒庫(kù)進(jìn)行定期的升級(jí)，定期對(duì)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行全盤(pán)掃描，不使用非法的軟件或者程序，不任意下載各種軟件。查殺病毒是指經(jīng)過(guò)相關(guān)的專業(yè)人員確定存有電子檔案的計(jì)算機(jī)確實(shí)中毒之后，對(duì)其進(jìn)行全盤(pán)殺毒工作，從而徹底清理病毒。

定期備份或者轉(zhuǎn)移

設(shè)置防火墻和安裝反病毒軟件能夠在很大程度上對(duì)電子檔案的保管以及保護(hù)起到幫助作用，然而他們不能夠百分百的保障電子檔案不受到破壞或者數(shù)據(jù)丟失。因此，為了能夠盡量避免記錄載體由于理化性能的轉(zhuǎn)變而導(dǎo)致信息丟失，工作人員需要對(duì)電子檔案中的信息定期進(jìn)行備份。但這種方法僅適用于脫機(jī)的電子檔案的相關(guān)文件，對(duì)于那些依靠電子檔案文件管理系統(tǒng)的電子檔案，假如在相關(guān)的工作系統(tǒng)中并沒(méi)有相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份功能，那么工作人員就需要利用備份數(shù)據(jù)庫(kù)以及程序安裝目錄下面的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行備份工作。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份工作雖然能夠解決一部分問(wèn)題，但它不能解決同一種存儲(chǔ)介質(zhì)因?yàn)橄嚓P(guān)的技術(shù)過(guò)時(shí)而出現(xiàn)的問(wèn)題，要解決這個(gè)問(wèn)題，就需要使用遷移的方法。遷移就是把數(shù)據(jù)從一種存儲(chǔ)載體上轉(zhuǎn)移到另外一種存儲(chǔ)載體內(nèi)部。例如，軟盤(pán)因?yàn)榇鎯?chǔ)容量、存儲(chǔ)和讀取的速度以及工作效率都不是非常好，所以它在實(shí)際工作中已經(jīng)開(kāi)始被淘汰，這樣就需要進(jìn)行相關(guān)的遷移工作，具體來(lái)說(shuō)就是將原先存儲(chǔ)在軟盤(pán)內(nèi)部的電子檔案的信息轉(zhuǎn)移到現(xiàn)在使用數(shù)量比較多的光盤(pán)內(nèi)部，從而能夠更好地進(jìn)行電子檔案的保管保護(hù)工作。

本文作者：李宇紅作者單位：齊齊哈爾市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局