高校電子檔案管理研究

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一、高校電子檔案管理存在的問題

（一）高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和基層組織檔案管理意識(shí)薄弱

高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和基層組織檔案管理意識(shí)薄弱，主要表現(xiàn)在：第一，不嚴(yán)格遵守《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》中關(guān)于權(quán)利和義務(wù)的約定。第二，沒有對(duì)檔案的管理建設(shè)進(jìn)行全面地規(guī)劃，有的甚至不配合各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)和人員的工作。第三，在公文起草和簽發(fā)中使用鉛筆、圓珠筆等不符合檔案管理要求的書寫工具。

（二）高校電子檔案服務(wù)的層面狹隘

許多高校的電子檔案管理部門把為學(xué)校的黨政部門服務(wù)作為其主要任務(wù)，狹隘的服務(wù)面導(dǎo)致電子檔案的利用率低。電子檔案的管理人員缺乏積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)。在業(yè)務(wù)上表現(xiàn)生疏，盡管是電子檔案，查閱的速度還是偏低。這些都會(huì)直接影響檔案的利用率。其次，高校在電子檔案方面的宣傳力度不夠，師生對(duì)電子檔案的使用意識(shí)模糊。

（三）專業(yè)管理人才缺乏，技術(shù)水平落后

目前，根據(jù)調(diào)查，90%以上的高校電子檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的、系統(tǒng)的、正規(guī)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)培訓(xùn)。他們?nèi)狈I(yè)系統(tǒng)的電子檔案管理知識(shí)。同時(shí)，高校也缺乏先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備及相關(guān)的軟件。相對(duì)與高校優(yōu)秀的教學(xué)資源來說，大部分高校在電子檔案管理方面的計(jì)算機(jī)水平是落后的。

（四）電子檔案存在安全隱患

網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是通過重重傳輸分段傳送至目的地的，其中的任何站點(diǎn)都可以攔截、讀取或者破壞信息。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展日新月異，隨著新技術(shù)的產(chǎn)生會(huì)不斷產(chǎn)生新的應(yīng)用方式，而安全技術(shù)總是在對(duì)抗中產(chǎn)生的，是滯后的。因此，這就給電子檔案的管理帶來了不安全的因素，甚至?xí)a(chǎn)生泄密的風(fēng)險(xiǎn)。這樣就會(huì)給電子檔案的管理造成一定的影響。

二、解決高校電子檔案存在問題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)和提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視和關(guān)注

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視和關(guān)注是搞好高校電子檔案管理的基礎(chǔ)。電子檔案管理工作是一項(xiàng)瑣碎、細(xì)致的工作，做起來是很不容易的，這就需要全體師生的理解和配合。同時(shí)，電子檔案的管理工作也不是孤立的，需要人力、物力的積極配合。因此，領(lǐng)導(dǎo)的支持和配合是很有必要的，領(lǐng)導(dǎo)越是重視和關(guān)注對(duì)電子檔案的管理，老師和同學(xué)們的檔案意識(shí)就越強(qiáng)。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把電子檔案管理列入議事日程，做到有計(jì)劃、有條理、有記錄、有總結(jié)。其次，是切實(shí)解決電子檔案管理中涉及的人、財(cái)、物等。第三，建立相關(guān)的電子檔案管理制度，由專人負(fù)責(zé)電子檔案的管理，從而真正做到關(guān)心電子檔案、形成電子檔案、保管電子檔案，使電子檔案管理處于良性循環(huán)狀態(tài)。

（二）拓寬高校電子檔案服務(wù)層面，提升服務(wù)質(zhì)量

高校電子檔案的管理人員首先應(yīng)該改變服務(wù)理念。要具有創(chuàng)新精神、創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。克服工作中教條主義和經(jīng)驗(yàn)主義的禁錮，積極改變不適應(yīng)電子檔案發(fā)展的條條框框。逐步樹立競(jìng)爭意識(shí)、用戶意識(shí)和科技意識(shí)，為高校電子檔案管理打下良好的思想基礎(chǔ)。第二，要根據(jù)高校教師和學(xué)生的需求，建立跟蹤服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、查詢服務(wù)等不同的服務(wù)類型。第三，改進(jìn)服務(wù)方法，更新服務(wù)手段。隨著高校體制的改革和發(fā)展，電子檔案已經(jīng)變得越來越重要。這就要求電子檔案管理人員將那些重要的、使用頻率高的電子檔案整理出來，利用網(wǎng)絡(luò)傳遞、發(fā)送信息，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（三）提升電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案的管理人員作為電子檔案管理的主體，其素質(zhì)高低直接影響電子檔案管理的進(jìn)行。有學(xué)者認(rèn)為：“可靠的政治素質(zhì)、高尚的道德素養(yǎng)、必備的專業(yè)知識(shí)、良好的心理素養(yǎng)、精湛的技術(shù)素養(yǎng)和較強(qiáng)的科研素養(yǎng)是對(duì)電子檔案管理人員提出的新要求”。因此，高校電子檔案管理人員必須提高自身的素質(zhì)。首先，需要電子檔案管理人從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。其次，要具有高度的責(zé)任感、創(chuàng)新能力和計(jì)算機(jī)知識(shí)。第三，電子檔案管理人員要不斷用新知識(shí)充實(shí)自己，不斷提高專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，提高信息安全

第一，可以采用網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)。采用加密技術(shù)可以保證電子檔案內(nèi)容的非公開性。電子檔案在傳輸?shù)倪^程中通常采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密，即加密和解密要用不同的秘鑰，所以，即使在傳輸?shù)倪^程中被第三者截獲，也很難從截獲的密文中破解出原文，這對(duì)電子檔案具有很好的保護(hù)作用。第二，身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，因此，很多系統(tǒng)要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證。第三，防火墻技術(shù)。防火墻就是用來阻擋外部不安全因素影響的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)屏障，其目的就是防止外部網(wǎng)絡(luò)用戶未經(jīng)授權(quán)的訪問，使被保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)和信息不受到侵害，能進(jìn)一步保證高校電子檔案的安全。

作者：姜楠單位：長江師范學(xué)院數(shù)學(xué)與計(jì)算機(jī)學(xué)院