網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理論文

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一、確保電子檔案信息的原始性

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，電子檔案離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的存在和發(fā)展需要網(wǎng)絡(luò)給予支撐，同時(shí)也離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中一些病毒的侵入，在這種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就要保證電子檔案的原始性，使其原有的檔案信息不會(huì)被破壞，對(duì)比較特殊的電子檔案，要確保原有的電子檔案信息的真實(shí)性，以防止出現(xiàn)電子檔案信息失真的情況。為了確保電子檔案信息的原始性，要轉(zhuǎn)變電子檔案的儲(chǔ)存方式，利用紙質(zhì)的方式保存電子檔案原始信息。

二、采用先進(jìn)的電子檔案管理軟件

電子檔案與紙質(zhì)檔案在很多地方都有著類似的屬性，最大的區(qū)別在于整理的方式與媒介不同。紙質(zhì)檔案是通過(guò)人工手寫(xiě)的方式逐步完成，主要突出的是手寫(xiě)形式，以紙質(zhì)為媒介；而電子檔案則是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，主要突出的是電腦形式，以網(wǎng)絡(luò)為媒介。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)的變遷，網(wǎng)絡(luò)由最開(kāi)始的聊天、交友、查看信息等基本功能發(fā)展至今擴(kuò)充到了各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了真正的一體化發(fā)展，檔案管理也隨之共同發(fā)展。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)很多種類的專業(yè)電子檔案系統(tǒng)，從電子檔案的目錄編制、關(guān)鍵詞設(shè)置、內(nèi)容簡(jiǎn)介、索引等各類主題入手，將電子檔案進(jìn)行規(guī)范錄入與編制，從而使電子檔案的查找能夠更便捷，提高電子檔案的利用率，為電子檔案管理人員及利用者帶來(lái)便捷的專業(yè)體驗(yàn)。同時(shí)專業(yè)性的電子檔案軟件也能夠在一定程度上為電子檔案加密，保證電子檔案信息的安全。

三、做好電子檔案的安全管理工作

無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都具有同樣一個(gè)屬性，這就是保密性。電子檔案在分類中也包含了普通檔案、機(jī)密檔案、絕密檔案等，即便是普通檔案在多數(shù)情況下都是帶有一定的保密性，會(huì)根據(jù)不同利用者的職務(wù)以及工作進(jìn)行控制利用，采取檔案保密措施，很多時(shí)候都是禁止所有人閱讀，只對(duì)特定人群開(kāi)放的，因此就需要檔案管理工作一定要重視檔案的保密性，保證檔案拿取、錄入等流程中信息的安全。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為依托存在，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行錄入、保存、利用等環(huán)節(jié)操作，就更應(yīng)該注重保密性，做好安全管理工作，以確保檔案內(nèi)所涉及的機(jī)密內(nèi)容安全不泄露。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)整體板塊，在很多領(lǐng)域可以通過(guò)電腦軟件進(jìn)行互通并交換信息，并且網(wǎng)絡(luò)安全也是目前無(wú)法完全解決的問(wèn)題，基于科技之上的安全隱患也是隨時(shí)都有可能成為威脅網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的殺手，面對(duì)這些問(wèn)題，電子檔案管理人員可以采用系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置或者密碼設(shè)置，做好密碼保護(hù)并且及時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)使用情況檢查網(wǎng)絡(luò)相關(guān)軟件是否正常，從根本上解決網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題。

四、確定專人負(fù)責(zé)電子檔案的管理

檔案管理是持續(xù)性很強(qiáng)的工作，工作內(nèi)容枯燥繁雜，需要檔案管理者具有相當(dāng)程度的耐心與細(xì)心，將各類檔案材料分類整理保管，并隨時(shí)為檔案利用者提供幫助。因此，需要有專職人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下的電子檔案更需要有專人負(fù)責(zé)。因?yàn)橹挥性谟袑Ｈ素?fù)責(zé)的情況下才能更妥善地對(duì)電子檔案進(jìn)行匯總與整理，才能夠?qū)Ｐ闹轮镜靥幚黼娮訖n案的內(nèi)容，保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性與實(shí)體的安全性，確保電子檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)有序開(kāi)展。

五、增強(qiáng)電子檔案管理的服務(wù)功能

建立科學(xué)完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以方便一些檔案研究者更好地查閱所需要的信息資源。因?yàn)楝F(xiàn)代的電子檔案管理和以往比較傳統(tǒng)的電子檔案管理存在著很多不同之處，所以要跟上現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的步伐，以實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理，必須增強(qiáng)電子檔案管理的服務(wù)功能，只有服務(wù)質(zhì)量上去了，才能充分發(fā)揮電子檔案管理的實(shí)效性，才能更好地為需求者服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)使用全程的在線電子檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴(kuò)大檔案管理的局域網(wǎng)，加快促進(jìn)電子檔案信息資源共享步伐。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案是一種以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，是科技與文明共同發(fā)展的結(jié)果，這種顛覆了紙質(zhì)檔案的新形式也讓檔案管理工作進(jìn)入到了一個(gè)新的高度，檔案管理結(jié)合現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，成功地促進(jìn)了電子檔案的管理，讓檔案工作更加便捷，同時(shí)配合合理的電子檔案管理措施與方法，適時(shí)規(guī)避可能出現(xiàn)的問(wèn)題，提高電子檔案的利用率，以展現(xiàn)電子檔案的價(jià)值。

作者：林立華單位：泰來(lái)縣第二中學(xué)