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      電子文件歸檔電子檔案管理論文

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      電子文件歸檔電子檔案管理論文

      一、電子文件歸檔分析

      電子文件的歸檔是一項系統化的工作,在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態度。在電子文件的歸檔工作過程中,具體需要完善的工作如下:

      (一)做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期,做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動,并且具有利用價值的電子文件,均在收集的范圍以內。首先,對于需要保存底案的重要文件,在修改的時候需要將原文保留,在加版本號后進行積累,并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次,對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用,并形成擁有查考價值的數據文件。例如:圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則,和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件,例如:計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言,有些是需要機關部門以實際需求為依據,進而進行自行編制,還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件,便不需要進行再次歸檔。最后,對于設備運行所需要的操作系統也需要歸檔。但是,檔案室已經具備的操作系統是不需要再次歸檔的。另外,和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類:其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件,例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件,包括系統設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。

      (二)完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括:首先,所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔,切不可以分散的方式進行保存。其次,確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件,應在最后定稿,若圖形文件發生了改動,那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關,允許使用電子文件簽署技術,這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則,對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量,均需要檔案室工作人員作出統一的規定,把帶有歸檔標識的電子文件進行集中,進而制定成歸檔數據集,通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中,實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件,需在解密之后將上述工作完成。最后,歸檔電子文件許進行統一登記表,登記內容包括諸多項目,例如:硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后,檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。

      (三)加強電子檔案的鑒定工作,知道在電子檔案的鑒定方面,需要明確并完善三方面的內容,即:鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中,不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析,而且還需要對相關文件進行技術分析。所以,對于電子文件而言,無論是技術情況,還是文件自身的真實性與可讀性,均與保存價值有著必然的聯系。由此可見,在鑒定工作當中,電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來,這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析,電子檔案的鑒定工作需分三步:首先,歸檔前,對歸檔文件進行確定,并對保管期限進行劃分。其次,在檔案室對歸檔文件進行接收時,需進行一次全面鑒定,包括內容鑒定與技術鑒定等。最后,對于不是永久保存的檔案,需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定,對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

      二、加強電子檔案管理的有效策略

      探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集→鑒定文件、形成檔案→整理檔案、形成檔案卷→存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時,在電子檔案逐漸增多的現狀之下,各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化,這樣才能使檔案管理工作更具規范性與完善性。具體強化措施如下:

      (一)做好電子檔案保管工作首先,電子檔案的存儲介質需具備性能穩定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤,不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次,電子檔案管理需具備一定的條件,庫房溫度、濕度需穩定;庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體;地面無須鋪地毯與打蠟;裝具保持清潔無塵。最后,電子檔案歸檔需統一,并實行分庫保管。對于歸檔載體,需進行防寫處理,不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況,以直立的方式存放。另外,對于一些非法軟件,檔案室中的計算機需杜絕使用,以此規避病毒感染。

      (二)加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩定性,而且磁信息還存在自然衰減情況,這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發生率。所以,進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中,需對諸多特點進行綜合考慮,包括環境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等,進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。

      (三)電子檔案在利用過程中需注意的問題,可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容,同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先,提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統依賴性等特點,在利用中其控制具有很大的難度,所以檔案工作人員需有謹慎的態度,在有必要的情況下對利用方式進行限制,以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規避。其次,完善與電子檔案有關的利用制度,例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后,為了使電子檔案的利用更具發展前景,需全面開發檔案利用方面的系統功能,同時創造有利條件,使利用者能夠感受到更方便、更優質的服務。

      三、結語

      通過本課題的探究,認識到做好電子文件歸檔與電子檔案管理工作的重要性與必要性。然而,這并不是一件一蹴而就的工作,需要從多方面進行完善。例如:基于電子文件歸檔方面,便需要做好收集工作、完善電子文件歸檔要求以及強化鑒定工作等;基于電子檔案管理方面,便需要做好保管、檢測以及維護工作等。相信做好以上這些,我國機關部門的電子文件歸檔與電子檔案管理工作將更具規范性與科學性,進而使我國檔案信息化邁進一個嶄新的臺階。

      作者:劉敬婷單位:南開大學檔案館

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