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      事業單位電子檔案管理論文

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      事業單位電子檔案管理論文

      一、電子檔案管理給生活所帶來的便利

      (一)電子檔案管理減輕了電子檔案工作人員的工作量,提高了工作效率隨著科技的不斷發展,網絡技術不斷被人們廣泛應用。而檔案工作人員對電子檔案的充分運用,不僅改變了自身對文字信息的管理與記錄,還大大減少了工作時間,提高了工作效率,減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時也方便了大眾對信息的搜索。

      (二)電子檔案管理,有利于對文件的修改在記錄某些重要信息內容時,難免出現錯誤,或隨著時間的推移,某些重要文獻需要更新,對檔案進行修改是在所難免的。所以,如要其進行修改,電子檔案對于傳統的文字檔案而言,是極其方便的,只需利用鍵盤對文獻進行調整并進行保存,就可以了。

      (三)電子檔案管理有利于文檔的保密在傳統的書面檔案中,檔案者的信息是在一起的,如果需要對其中某一信息進行查找,其他信息便也會一覽無遺。而在電子檔案中,這些信息是分開的,為單份文件提供利用。只需對需要了解的問題進行搜索便可得到相應數據,而其他內容是無法被獲得的。

      二、電子檔案管理中存在的問題

      任何事物都具有雙面性,在科技飛速發展的今天,電子檔案的管理工作存在問題也是在所難免的,但是必須對這些問題進行認真分析,然后加以改進。

      (一)電子檔案安全問題電子檔案是以計算機技術為基礎的,通過計算機等機器設備來完成對檔案信息的收集、輸入、總結、歸納等過程,雖然電子檔案比紙質檔案易于保存,使用方便,但是電子檔案存在一些安全性問題,電子檔案在運行過程中,很有可能受到病毒的入侵,使其內部信息被迫修改、損毀,甚至導致信息被泄露,給事業單位的人員隱私造成威脅。

      (二)檔案管理人員缺乏良好的素質電子檔案所記錄的內容是相對隱秘重要的,所以,對于檔案管理的工作人員而言,他們不僅僅需要具備較高的思想道德素養,還需要具備超強的自我約束能力,可以熟練地對計算機進行操縱。而在現實生活中,電子檔案管理的工作人員由于長期處于大量的工作當中,充滿枯燥,因此,他們并不能對電子檔案進行長期的穩定管理工作。

      (三)電子檔案管理不規范電子檔案的管理人員在對檔案進行編輯記錄時,由于粗心或是讀寫技術不穩定等原因,很容易造成文檔內容的丟失或變異,使其與原始文件內容出現分歧,以至于導致電子檔案缺乏原始性和真實性。

      三、事業單位檔案管理中電子檔案管理問題解決方案

      (一)保證電子檔案在利用中的安全首先,需們要對電子檔案管理人員進行嚴格的保密工作培訓,使他們具備良好的職業素養,防止信息的外流。其次,要對保存檔案的計算機進行定期殺毒,設置訪問權限,并開啟系統監控功能。

      (二)培養專業的檔案管理人員電子檔案管理工作是一項要求十分嚴格的工作,所以需要專業的人員來進行操作。電子檔案管理,工作量大,內容繁瑣,需要實踐經驗較強的工作人員,所以事業單位必須控制好人員的流動,以保持電子檔案的穩定性、長期性。其次,管理人員要加強學習,不斷學習新的電子技術,并能夠將其用之于實踐當中。

      (三)強化計算機軟、硬件設施管理在計算機的軟件管理上,要積極尋找電子檔案存儲的新途徑,并配備相應的計算機刻錄設備,而檔案管理人員就需要對電子文件或文件數據進行錄入儲存。在硬件管理上,管理人員要不斷改善電子文件和計算機設備的保管設施和環境,加大殺毒頻率,并注重防磁設施的完善和維護,以確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定性。

      四、結論

      電子檔案具備高效、快捷、節約資源等優勢,它是社會發展的必要產物,為事業單位提供了方便安全的存儲空間,但是由于事業單位的電子檔案管理缺乏完善,電子檔案管理的工作,也存在一些問題。所以,事業人員應當不斷學習新技術以提升專業水平,更好地對電子檔案進行操作;創建一個安全的網絡環境,加強軟硬件設備的管理,使電子檔案更好地為大眾的工作生活服務。

      作者:郭賢彬單位:浙江省東陽市工藝精品館

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