計算機技術電子檔案管理論文

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1電子檔案管理中存在的問題

1.1電子檔案缺乏標準化管理

在現代檔案館中,應用了很多的計算機技術以及先進的設備,但是檔案管理制度卻缺乏規范化的管理標準約束,這不利于提高檔案管理的質量。也有一些經濟比較落后的地區,檔案館的管理制度比較落后,一些管理措施存在滯后性,這使得檔案管理發展進程比較緩慢。有的檔案館中并沒有應用計算機技術,使得電子檔案管理的效用無法得到最大的發揮。針對不同地區檔案館的發展現狀,必須采用因地制宜的方式優化管理機制。在檔案館中很多管理人員缺乏電子檔案的相關知識,而且沒有接受系統的教育,對電子檔案管理技術沒有很好的掌握,無法熟練的使用電子檔案管理軟件,這不利于提高電子檔案管理的效率。

1.2電子檔案信息安全存在很大問題

電子檔案管理措施具有較大的先進性,其提高了檔案管理的效率,而且提高了工作人員的工作質量,應用計算機技術以及互聯網技術,可以實現檔案信息的共享,可以使檔案資料發揮更大的價值,利用因特網技術,可以使檔案資料在因特網中自由的與傳輸。這項技術在帶來便利的同時,也帶來了一定安全問題,使得檔案信息很容易被竊取,一些網絡黑客可以潛入檔案傳輸平臺中竊取重要信息,還可以對檔案資料進行篡改與偽造,對電子檔案管理造成了較大安全威脅。

2針對電子檔案管理中出現的問題提出對策與建議

2.1建議統一的接收檔案數據格式

建立電子檔案管理中統一的接收數據格式,推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統一的電子檔案模板,采用通用、統一的文件格式,形成統一的接收數據格式,并推廣應用到各個單位和各個地區,從而保證電子檔案管理建立的統一性,減小電子檔案統一化管理的難度,保證電子檔案的長期可讀。

2.2保證電子檔案管理的完整性

采用有關的技術措施,保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性,提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有:使用背景信息和元數據,作為檢驗電子檔案管理的原始性、真實性和完整性的依據;使用簽署技術,如光筆簽名、數字簽名;實行消息認證和身份驗證,存儲該用戶的相關資料,在使用時必須進行認證;推行一種訪問控制技術———防火墻技術,在本機構和其它系統網絡之間設置障礙,防止非法訪問,盜竊機要信息和專利信息;使用加密技術和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實性和完整性,增加人們對于電子檔案的信任,使其能夠為更多的人、更多的單位有效利用,并且放心使用。

2.3實現電子檔案的標準化管理

提高檔案工作者的素質與能力加快培養精通計算機技術的檔案管理的專業人才,并且重視和加強對現從事電子檔案管理工作人員的培訓。培養人才時,加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業知識和思想素質的學習,使他們精通計算機技術、熟悉檔案管理專業知識、熱愛檔案事業、素質高、責任性強,為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎。對現從事電子檔案的工作人員進行培訓,增強他們的檔案管理專業知識,提高他們的素質,同時讓他們與時俱進,熟悉和使用計算機進行檔案管理操作,做到檔案管理現代化。

2.4保證電子檔案管理的安全性

建立健全維護電子檔案文件真實和安全的法律法規,制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范,使各單位、各地區統一使用,推進電子檔案管理的標準化進程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節,信息都有可能被更改或者丟失,所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標準進行規定,使人們能夠自覺地遵守這些規定,建立健全相關的法律法規和管理制度,者有利于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全性。同時在各地區、各單位,電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個環節用標準和規范確定下來,使電子檔案得以科學、有序、規范地管理,為電子檔案的統一化管理奠定基礎。

3結論

進入信息時代后,我國很多檔案館引進了先進的技術與設備,這有效提高了電子檔案管理的效率,利用互聯網技術,還可以實現檔案資料的實時傳輸,可以提高檔案資料的利用率。傳統紙質保管檔案的措施存在一定弊端,會造成檔案的缺失以及損壞問題,利用電子檔案管理的模式,可以保證電子檔案的完整性以及真實性。但是檔案管理人員必須不斷提高管理水平,這樣才能保證檔案管理的安全性,才能防止重要檔案信息被竊取。

作者：宿強單位：牡丹江市人防指揮信息保障中心