醫院電子檔案管理途徑探討

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一、加強全員檔案管理的意識

檔案與人們的日常工作、生活息息相關，緊密聯系，然而長期以來，由于醫院的根本任務是醫療服務，對醫院檔案缺乏嚴格的考核，造成了在現實生活中，檔案管理“無足輕重”、“可有可無”的現狀。而且受人員、設施和經費等方面的影響，導致了檔案管理工作無暇顧及，造成檔案管理冷場的局面。因此，加強全員檔案管理的意識，提高全員對檔案管理工作重要性的認識就顯得尤為緊迫和有必要了。特別是領導干部對檔案管理的認知，在一定程度上決定了檔案管理工作能否順利實施開展。應該加強全員檔案管理的意識，將檔案管理納入到醫院重要議事日程上來，將檔案管理工作視為醫院發展的重要內容來抓，促使醫院領導者、醫院管理人員、職工等樹立檔案管理重要性的認識，進而主動融入到醫院檔案管理的工作上來，全力以赴地支持檔案管理工作。

二、優化醫院檔案管理制度

檔案管理是醫院日常工作中的一個重點，同時也是一個難點。由于檔案管理工作內容繁多復雜，如檔案管理工作涉及到檔案收集、歸檔、利用、保管等多方面，而且醫院的部門眾多且分散，專業性技術強，對機密程度高低差異有著不同的檔案管理要求和標準。因此，加強醫院電子檔案管理首當其沖的是建立健全檔案管理制度，落實管理制度與醫院的崗位責任制，將其納入到醫院考核中來，并在實際工作中不斷完善。檔案收集制度是檔案管理的核心，醫院部門的眾多性、復雜性，對檔案收集工作帶來了巨大的挑戰。因此，優化醫院檔案管理制度，就應當完善檔案歸檔的管理制度，建立健全檔案材料、文件的傳遞、登記管理制度，為了確保檔案材料的完整性，應實行動態管理的運行模式，一旦發現材料文件的遺漏、缺失，要及時地查找補救。

三、電子檔案與紙質檔案同步管理

隨著信息技術的快速發展，電子檔案逐漸被運用到了醫院檔案管理工作中來，大大提高了檔案管理、利用的效率。但由于電子文件、數據在儲存技術、網絡安全、管理制度、通訊設備等方面，還存在一定的不足和缺陷，如果這些問題沒有得到全面有效的解決，就貿然將醫院檔案全部轉化為電子檔案管理形式，會存在一定的管理風險，對檔案管理的安全性構成一定的威脅。因此，在電子檔案普及的今天，應當實行電子檔案和紙質檔案的同步管理，特別是對于醫院的科研成果、醫療成就等。實行紙質和電子文件雙套管理，要從醫院的實際出發，有針對性地選擇和實施雙套管理模式。如對于實驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等，只存在紙質文件的，就只采用紙質檔案管理；而上題論證報告、成果申請書、統計數據等既有紙質文件，又有電子文件的，就需要采用電子和紙質兩種管理套路，提高檔案管理的安全性。

四、對電子檔案要提供利用

電子檔案的信息與紙質檔案相比，具有容易修改、容易復制等特點，在利用、使用階段其安全性是最為薄弱的。為了切實保護好醫院科研成果，保護醫院的知識產權，提高檔案管理的安全性，加強電子檔案在利用環節管理的意義就不言而喻了。對于醫院電子檔案的提供利用，應采取適當的保密、防范措施，根據電子檔案的科研成果水平及其保密級別，實施在線管理和離線管理的管理機制。在線管理主要采取防火墻技術與殺毒監控技術；而離線管理則使用必要的防盜技術和加密技術。由檔案資料的科研成果、保密級別而決定查閱者對其利用情況，對于保密級別較高的電子文檔，不提供拷貝、復制等利用方式；而對于允許拷貝的電子文檔，要嚴格其拷貝申請的審批環節，將審核手續落實到實際工作中來，并在審批通過之后，設置相關保密人員對其拷貝過程、檔案利用情況進行監督等。

五、加大對電子檔案管理的投入

檔案管理工作對醫院科研、教學及其檔案利用成效有著重大的影響，加強對電子檔案管理的投入，優化電子檔案管理的設備、設施，使用高性能的電子軟件，是提高電子檔案管理安全性、有效性的重要保障。對于電子檔案管理的投入，第一，要引進現代化的設備、設施，醫院應盡可能地配備性能較優越的設備，如計算機、掃描儀、刻錄儀，改善檔案文件存貯載體的質量，確保檔案保存的科學性、安全性。第二，應優化檔案保護的技術，使用先進化的保障網絡安全軟件，如防火墻技術、數據加密技術，構建高效便捷的計算機管理系統等。為了保障電子檔案正常有序運行，除了引進新設備、新技術之外，還應當創建安全有效的存儲空間，在檔案庫房中配置除濕、空調等設備，安裝滅蟲、滅火等設施。

六、結語

總之，隨著信息技術的快速發展，醫院電子檔案管理在迎來廣闊契機的同時，也面臨著更大的挑戰和威脅。醫院應當更新檔案管理人員的知識結構，提高管理人員的綜合能力。在醫院電子檔案管理數字化實施的今天，要做好檔案管理人員信息素養、網路技術的教育培訓，使之滿足信息化發展的需要，并且要加強職業道德操守教育，提高管理人員的道德水準及職業操守。

作者：楊剛 單位：內江市第二人民醫院