電力系統電子檔案管理現狀及發展方向

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【摘要】近些年，隨著電子信息技術的發展，電子檔案取代傳統檔案已成為大勢所趨的方向。文章針對電力系統電子檔案的工作現狀展開討論，分析了影響電力系統電子檔案工作發展的問題和缺陷，同時詳細論述了解決這些問題和弊端的對策，并且闡述了電力系統電子檔案的發展方向，希望以此促進電子檔案在企業管理工作中的應用。

【關鍵詞】電力系統；電子檔案；解決對策；發展方向

電子檔案可以在數字化設備和環境中生成，以數字代碼的形式存儲于磁帶、光盤等載體中，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點，具有傳統紙質檔案所無法比擬的優勢。然而，電子檔案作為一項正在發展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點。文章通過研究分析現行電力系統中電子檔案的管理方法，總結出現的不足和弊端，最終給出提升電力系統電子檔案管理水平的思路。

一、當前電力系統電子檔案管理工作的現狀及存在問題

結合電力系統的行業特征與筆者的在檔案管理工作中的從業經歷，筆者認為，當前電力系統中電子檔案管理工作主要存在以下問題：

（一）責任分工不明確，檔案歸檔不完整。

檔案工作是電力企業管理工作的基礎，影響著企業的整體經營發展，然而現如今仍然有許多電力企業不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責任部門與檔案管理部門責任分工不明確，歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，對所產生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時，歸檔不完整，歸檔遺漏等問題。近些年，電力企業存在著的產權過戶，項目招標，資產重組等企業轉型發展中面臨的問題，由此產生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應知識，導致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業的經營管理帶來了困難。

（二）電子檔案管理人員業務能力不足。

管理工作效果的好壞最終是由組織和人來決定的，管理人員的業務能力和綜合素質可以影響電子檔案工作的實施效果。目前電力系統的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數職的現象，這種現象在電力系統的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對于現代信息技術認識的缺乏也制約了其對于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統電子檔案管理的培訓及業務指導落后，大多數電力企業缺乏有效的電子檔案管理培訓體系，將業務培訓與業務能力的因果關系分離開，導致企業內電子檔案管理者的業務能力滯后。

（三）電力系統電子檔案管理工作投入不夠。

伴隨著電力企業發展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設施已不能滿足工作要求，是從設備，房間，環境等方面都需要進一步升級。從電力企業中電子檔案管理工作的現狀來看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴重滯后的問題。有的企業沒有設置單獨的檔案室，有的企業雖然有單獨的檔案資料室，但卻缺乏安全防護的措施，存在著巨大的安全隱患；企業管理工作中缺乏對于電子檔案管理工作的足夠重視，導致電子檔案管理工作不能做到實處。

（四）缺乏統一的電子檔案建檔規范和標準。

電力系統內各企業之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規范和標準，同一個工程項目在不同的企業建檔過程可能采用不同的編號信息，這就造成了電力企業之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業忽視了檔案管理的基礎性工作，沒有建立統一的電子檔案建檔規范和標準，這為檔案資料的后續管理工作造成了困難。

二、電力系統電子檔案管理工作的改進措施及發展方向

針對當前電力系統電子檔案存在的主要問題，筆者認為，電力系統中電子檔案工作的改進和發展應從以下幾方面著手：

（一）建立完善的電子檔案管理工作責任制。

電子檔案作為新時代的產物，它的應運而生也為檔案管理工作帶來了一系列新問題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應由專人負責，并且進行操作權限的限制，這樣既可以保證責任落實到個人，又可以保證涉密信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據管理人員的級別和職務，明確個人管理任務分工，避免出現越權操作，工作無人負責的亂象。要嚴格控制檔案文件在流轉過程中的責任劃分，檔案部門在接受，歸檔過程中制定文件真實性，完整性的工作責任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉電子檔案信息的完整性和保密性的工作責任。進一步明確電力系統各部門之間的工作責任界面，各司其職，完善電子檔案工作責任制度。

（二）增強電力系統電子檔案管理人員的業務能力。

電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術，傳統檔案管理人員的業務能力已經遠遠不能滿足當前工作需求。首先，應該建立完善的檔案管理培訓制度，強化管理人員應用信息化設備的能力。當前社會信息化技術水平不斷提高，需要我們結合利用不斷創新的電子技術，結合電力企業的經營發展理念，強化企業檔案管理隊伍的力量，電力企業可以通過培養檔案管理的綜合人才，使企業逐漸適應網絡社會的發展，以此提升企業檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識及職業道德，檔案工作作為企業的工作基礎，涉及企業信息安全問題，因此，要加強電子檔案管理人員的職業素養，防范利用檔案信息進行交易等現象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統內部要強化電子檔案管理人員的知識體系，尋找更多的途徑和層次培養專業化、知識化的檔案管理人才。

（三）加大電力系統電子檔案管理的工作投入。

電子檔案管理工作與傳統的檔案管理工作相比較雖然節省了大量的空間，但也需要企業投入大量的人力物力資源，傳統的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機，高速掃描儀，光盤刻錄機的更新升級。其次，電力企業領導層要加強對電子檔案管理工作的重視程度，激發各部門檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實。除此之外，安全問題已經成為電力系統電子檔案管理工作的關注重點，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統隨時面臨崩潰的危險，因此，應該在如何保證數據庫安全方面加大投入，使電子檔案數據系統固若金湯。要加強網絡信息化部門與檔案管理部門的交流合作，通過利用網絡部門的信息化技術，加快檔案部門的數據庫建設，以此進一步提升檔案部門的服務水平。

（四）規范建檔標準，加強電子檔案的共享和利用。

電力系統內部各部門要制定統一的電子檔案歸檔標準，建立嚴格的編碼格式，便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時也可以切實提高檔案信息的實效性。其次，在電子檔案建檔標準統一的基礎上，電力系統可以建立統一的電子數字化檔案館，其可以整合系統內部的檔案信息和數據資源，加強各企業之間的數據共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺，電力系統各企業之間可以加強信息交換，以此增強檔案工作方法的研究意識，為電力企業的經營發展貢獻及時、準確、全面的第一手資料。電力系統內部要實行檔案工作統一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環節在同一的制度和條件下運行。電力系統內部各企業之間要建立統一的檔案管理權限制度，實行由上而下垂直的使用權限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業務交流。

三、結束語

總之，電子檔案管理工作是一門具有長遠發展前景的學問，做好電子檔案管理工作也是一個循序漸進以及不斷探究的過程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質和水平，不斷發現工作中所存在的問題，探索解決問題的對策和方案。同時作為電力企業，要不斷完善電子檔案管理制度，切實有效加強管理投入，高度重視檔案管理工作，促進電力系統中電子檔案管理工作效率的提升。

【參考文獻】

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作者：潘慧冬 單位：國電廣東電力有限公司