信息化下醫(yī)院文書檔案管理探索

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【摘要】隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院在強調(diào)公益性的同時，要提高醫(yī)院的運行效率，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不再適應醫(yī)院的發(fā)展要求，醫(yī)院檔案的信息化建設是檔案管理工作的必然趨勢。本文介紹了文書檔案管理的現(xiàn)狀、實行文書檔案信息化的應用及存在問題，針對文書檔案信息化管理的可行性進行探討。

【關鍵詞】信息化；文書檔案；前端控制

1引言

醫(yī)院的文書檔案作為醫(yī)院日常管理工作的重要內(nèi)容，記載醫(yī)院自身發(fā)展歷程，是醫(yī)院管理層進行管理決策的主要依據(jù)之一，對醫(yī)院發(fā)展起著不可忽視的重大作用。

2文書檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1文書檔案管理理念滯后，缺乏必要的軟硬件投入。由于檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，在大部分醫(yī)療單位檔案部門被邊緣化，文書檔案的資源利用率較低，沒有充分發(fā)揮其應有的作用。經(jīng)費投入不足，軟硬件設施落后，檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室“九防”要求，容易造成檔案的丟失或損壞，不利于檔案的安全保管[1]。文書檔案信息化管理水平落后，無OA辦公系統(tǒng)和檔案管理軟件，各類文件以紙質(zhì)形式在各部門流轉，降低了工作效率，造成管理成本的大量增加，沒有充分運用電子信息化給我們工作帶來的便捷。

2.2文書檔案收集歸檔方法單一。醫(yī)院文書檔案主要包括人事檔案、技術檔案、科研檔案、專利檔案、基建檔案、設備檔案等，其收集涉及醫(yī)院的多個職能部門。文書檔案收集歸檔的方式單一，普遍采取的是職能部門主動上交本部門的資料，有些職能部門出于保密或查詢等因素考慮，文書檔案不及時移交歸檔，造成醫(yī)院文書檔案收集的不完整。

3醫(yī)院文書檔案管理信息化的重要性及意義

3.1查詢便捷。檔案的信息化管理不僅打破了檔案借閱的時間、空間限制，而且僅需通過輸入關鍵詞就可快速瀏覽到所需查閱的內(nèi)容，查閱一份檔案在幾秒鐘內(nèi)完成，極大地縮短了醫(yī)院各類檔案查詢和調(diào)閱的時間，還可以實現(xiàn)多人共同查閱，這是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代不能企及的，提高了檔案的利用效率，更好地發(fā)揮了檔案的作用。

3.2降低原始檔案損壞、遺失風險。原始檔案多以紙質(zhì)為主，對保管環(huán)境和保管方法要求較高，存放、借閱、查看過程中存在著蟲蛀、污損、丟失等諸多風險。通過對原始檔案進行掃描、存儲等一系列信息化處理，原始檔案可以以電子形式呈現(xiàn)，有效減少了各種珍貴的檔案原件的使用頻率，從而降低了原始文書檔案被損壞和遺失的風險。

3.3節(jié)約人力成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，檔案管理人員整天埋頭于成堆的紙張中，每一份文件都要經(jīng)手編頁碼、裝訂，有損壞的還要修補，一份文書檔案的完成要花費的時間較長。實行文書檔案管理系統(tǒng)后，有文件管理、檔案管理等若干模塊，檔案管理由醫(yī)院職能部門檔案人員和檔案部門檔案人員共同完成，OA系統(tǒng)的文件不需要著錄，只有外單位來文要手工登記，在文件分類、設置目錄號環(huán)節(jié)只需提前在系統(tǒng)內(nèi)設置好，自動生成，文件鑒定環(huán)節(jié)可通過檢索選中若干份文件進行成批鑒定，等等，這些都節(jié)約了大量人力成本。

4文書檔案管理信息化的前端控制

4.1健全文書檔案管理制度，嚴格監(jiān)督考核。文書檔案規(guī)范化管理需要以嚴格的管理制度為基礎和保障。根據(jù)國家和上級單位檔案、文書檔案相關規(guī)定，結合醫(yī)院的實際情況，制定切實可行的文書檔案管理規(guī)章制度，明確文書檔案的管理部門、歸檔時間、歸檔范圍、移交程序等，建立規(guī)范的文書檔案數(shù)字化建設制度，確保文書檔案收集工作有章可循，有據(jù)可依。同時，制度的落實離不開嚴格的考核，把文書檔案收集工作納入醫(yī)院的綜合目標管理考核細則，細化到各個職能部門的日常工作，進行不定期的考核，結果與部門績效掛鉤，切實發(fā)揮激勵約束作用。

4.2優(yōu)化檔案收集方式，加強文書檔案管理隊伍建設。文書檔案管理信息化對檔案人也提出新的要求，不僅要具備檔案管理的相關知識，還須掌握利用文書檔案管理軟件規(guī)范管理文書檔案的能力，包括熟練使用計算機操作系統(tǒng)、文書檔案管理軟件，提升使用管理軟件存儲和處理檔案的能力，充分發(fā)揮電子信息系統(tǒng)的功能[2]。由于文書檔案涉及多個職能部門及檔案人員工作范圍所限，無法判斷各職能部門所移交的文件材料是否齊全和完整，檔案部門管理人員要改變傳統(tǒng)的“坐等上門”收集方式，化被動為主動，可以在每個職能部門指定一名同志為兼職的文書檔案人員，由他們負責本部門的文書檔案的收集工作，向單位檔案部門進行文件資料的移交，全員參與到文書檔案的收集工作。這也是遵循我國文書檔案管理工作“統(tǒng)一領導，分散管理”的基本原則，檔案部門管理人員需要對各個職能部門兼職文書檔案管理員定期進行相關的檔案知識、電子信息文書檔案管理的相關知識的培訓和考核，視工作情況進行加分或減分，在當月的個人績效中予以體現(xiàn)，充分調(diào)動其文書檔案管理工作的積極性。

4.3文書檔案的電子化系統(tǒng)的安全保障。檔案利用是檔案作用和價值的最終體現(xiàn)。隨著檔案信息化進行的不斷加快，網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案利用的信息安全保障是一個已經(jīng)面臨而又無法回避的問題[3]。這就要通過各種網(wǎng)絡安全技術預防檔案信息安全危害，針對文書檔案資料的保密級別進行軟件開發(fā)和設計，根據(jù)文書檔案的保密級別進行加密處理，建立文書檔案的查閱權限，在自己權限之外的查詢，要經(jīng)過相關審批流程，待批準后才能執(zhí)行，實現(xiàn)不同級別資源共享。同時為確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，要確保專機專用，移動存儲產(chǎn)品要進行殺毒處理，要加強電子檔案信息的安全防護，裝載病毒防火墻，每天進行系統(tǒng)安全檢查，對檔案管理系統(tǒng)的信息進行備份。

5討論

5.1調(diào)閱審批體系有待加強。檔案的借用，在檔案系統(tǒng)中一般都是檔案管理員同意授權，在醫(yī)院實際管理過程中，是需要加入層次審批管理的，如分管領導要同意，絕密級檔案設置是需要最高領導授權才行的，檔案管理系統(tǒng)不能單獨實現(xiàn)，需要借助OA來完成。

5.2不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)對接尚未實現(xiàn)。單位的收文來源于不同的系統(tǒng)（醫(yī)療單位的收文來源于衛(wèi)健系統(tǒng)），需下載下來，轉換到本單位的OA辦公軟件，在各部門間進行流轉和辦理，可能會產(chǎn)生漏發(fā)和文件處理不及時，增加工作量和人力成本，需要在兩者之間作一個關聯(lián)的接口，這是軟件開發(fā)人員亟待解決的問題。

6結語

綜上所述，文書檔案信息化是適應醫(yī)院現(xiàn)代化管理的需要，順應時展的要求，提高了醫(yī)院的工作效率，控制了醫(yī)院的運行成本，利于醫(yī)院管理層的分析和決策，推動了醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益的雙豐收。

【參考文獻】

[1]劉宇蕾.高效做好文書檔案收集工作之我見[J].蘭臺內(nèi)外，2019（7）:55-56.

[2]李桂萍.新時期醫(yī)院文書檔案管理工作辦法研究進展[J].實用心腦肺血管病雜志，2017（7）:219-221.

[3]馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].檔案學通訊，2012（3）:56-60.

作者:鄒云 湯晶穎 宋貴強 單位:南通市口腔醫(yī)院