干部人事檔案信息化管理研究

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一、干部人事檔案信息化管理中的問題

信息化環(huán)境下的干部人事檔案管理者，除必須具備傳統(tǒng)方式檔案管理者應(yīng)具備的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力外，信息化手段的大量實用，更要求他們必須具備一定的硬件設(shè)備操作能力、電子文件的處理能力、應(yīng)用軟件的使用能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用維護(hù)能力和安全防護(hù)能力等等，這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既諳熟檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項工作，但是，由于傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限，這就使得現(xiàn)有工作人員接受培訓(xùn)機(jī)會少，優(yōu)秀人才又難以被吸納進(jìn)來，直接導(dǎo)致檔案隊伍綜合素質(zhì)不高，嚴(yán)重制約了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。

二、干部人事檔案信息化管理的措施

要做好干部人事檔案信息化管理工作，必須采取相應(yīng)的措施，才能作好干部人事檔案信息化管理工作的推進(jìn)，具體的措施如下。

（一）檔案信息化管理需要的設(shè)備措施

首先，檔案管理部門要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。主管領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化的建設(shè)工作，要盡量的提供比較充裕的資金，加大硬件的投入。當(dāng)然也不是越多越好，還要遵循的原則就是，對于硬件的要求，既要滿足工作需要，又要節(jié)約成本。在使用中，要指派專人對檔案信息化管理的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，這樣就可以保證設(shè)備的正常工作。其次，對于上級主管部門，尤其是省級或省級以上干部人事檔案主管部門，一定要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的建設(shè)，在對檔案電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個環(huán)節(jié)，都要實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理模式，這樣就可以確保同一類型的檔案具有一致性，使不同部門和人員生成的所有電子文檔保持一致性，這樣就可以方便的對干部人事檔案實行信息化管理。第三，要開發(fā)建設(shè)開放、自動、安全、可靠、高效、共享的管理平臺。本著共建共享原則，分工協(xié)作，大力建設(shè)各級各類干部人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，研究開發(fā)高性能檔案信息查詢系統(tǒng)，使其適應(yīng)新形勢下的檔案信息在線搜索與查詢的需要，提高檔案資源的利用效率與利用效益，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率的社會需要。

（二）做好檔案信息的安全防范工作

干部人事檔案信息化管理具有優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的特點(diǎn)，但存在的安全問題也不容忽視，必須加強(qiáng)防范。安全問題可來自于錄入、傳輸、調(diào)用、存儲等各個環(huán)節(jié)，因此除建立完善的安全管理制度外，還應(yīng)從技術(shù)上加強(qiáng)防范。要通過加密技術(shù)防止第三者從截獲的文件中解出源文件；通過權(quán)限控制對訪問檔案數(shù)據(jù)庫的用戶進(jìn)行身份驗證，防止無關(guān)人員隨意進(jìn)入；要根據(jù)訪問人身份，確定對檔案資料的訪問權(quán)限；要通過監(jiān)控技術(shù)（防火墻），阻止對檔案信息資源的非法訪問，也可以阻止非訪問者的侵入，防止檔案的權(quán)限內(nèi)容從數(shù)據(jù)庫非法輸出，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯；還可以通過防寫技術(shù)來保護(hù)檔案的安全性，這樣就可以有效防止黑客的侵入，使黑客不能更改電子文檔的內(nèi)容，保持干部人事檔案的原始性和真實性。此外，為了保證干部人事檔案的安全性，還應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)對各類安全技術(shù)的研究與利用，同時要注重做好對干部人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的備份工作，提高干部人事檔案的對計算機(jī)病毒的防范能力，阻止對干部人事檔案系統(tǒng)的攻擊和對信息的惡意修改。

（三）干部人事檔案與管理人員的綜合素質(zhì)

干部人事檔案的信息化管理，勢必使計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息的采集、組織、加工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)用于信息查詢、分析等利用環(huán)節(jié)。這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機(jī)時代的檔案管理工作。每一位檔案管理人員必須通過崗位練兵、自主學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、信息加工處理技術(shù)和簡單的硬件維護(hù)技術(shù)。各級檔案管理單位要在實踐中鍛煉、完善隊伍，培養(yǎng)造就一大批復(fù)合型應(yīng)用人才，為檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展與完善奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

干部人事檔案信息化管理是高科技時期的需要，也是干部隊伍管理的需要，因此，要加速干部人事檔案信息化管理的發(fā)展和提高，盡快的使干部人事檔案信息化管理，在人事部門得到廣泛的應(yīng)用，使干部人事檔案信息化管理工作，為在新的高科技時代的人才交流和應(yīng)用發(fā)揮更大的作用。

作者：包太敏單位：大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站