高校人事檔案管理和信息統計探究

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一、人事檔案管理與信息統計在工作實踐中的應用

（一）2011年的人事制度改革需要人事檔案信息統計提供強有力的支持

人事制度改革中需要大量的人事統計信息。例如：在高校的專業技術崗位設置中，高、中、初級的崗位結構比例，正高級與副高級崗位之間的比例，各專業技術崗位內部不同等級之間的結構比例，主管部門是要實行總量、結構比例和最高等級控制的。所以在設計本單位的崗位設置方案時先要了解本單位人員結構的現狀，已取得而未聘用的專業技術等級的情況，還要了解人員的專業結構等，才能做到心中有數，使本單位的崗位設置方案既能達到上級主管部門對人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準備。這些資料都來源于人事檔案和信息統計工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實施都需要人事檔案管理和信息統計提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統計聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統計信息

正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統計信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。

（四）住房補貼的摸底調查工作

住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統計工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評定

教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統計工作來提供準確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統計工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統計人員，信息統計和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統計知識人員都是難得，對人事檔案統計信息進行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統計工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統計工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統計的規章制度不健全

各高校對人事檔案管理和信息統計工作不夠重視，相應的規章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統和被動的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統計工作

（一）提高對人事檔案管理和信息統計工作重要性的認識

在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統計分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統計的投入，提高檔案管理和信息統計的信息化水平

傳統的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統計工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統計分析的動態管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。

（四）改變人事檔案管理和信息統計服務的方式

提升服務層次改變傳統和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發揮人事檔案管理在統計、數據分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發檔案管理和信息統計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。

（五）變被動服務為主動服務和監督

綜上所述，人事檔案管理和信息統計工作在高校的人事管理中扮演著越來越重要的角色，它的重要性和必要性不言而喻，而它的現狀卻難以令人滿意。開展人事檔案管理和信息統計工作，要把各項工作落到實處，以適應社會和單位管理不斷發展的需要。

作者：李紅菊單位：內蒙古建筑職業技術學院