高校人事檔案管理方法探析

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高校人事檔案是高校人事管理工作的重要依據，其可以為人事調動、人員聘用、干部選拔、職務晉升及離退休等各項工作提供重要的參料，其作為人才的信息庫，是對個人歷史的記載和考評的重要憑證，是高校人事工作中的重要一項內容，可以為高校人力資源管理工作提供重要的參考依據，在高校人才隊伍建設中發揮著極其重要的作用。

1高校人事檔案管理存在的問題

1.1人才競爭日趨激烈，“人檔分離”比較普遍

在當前人事檔案管理工作中，“人檔分離”現象較為普遍。這主要是由于當前高校人事改革及辦學規模不斷擴張的新形勢下，人才競爭越發激烈，這也導致人才流動性較大。部分人員在流動過各中沒有按照規定進行人事的辦量，沒有進行人事關系的調轉，從而導致一些“無頭”和“斷頭”檔案產生，從而使“有檔無人”及“無檔有人”的現象較多。

1.2歸檔材料不完整，檔案管理不夠規范

近年來高校取得了較快的發展，再加之高校人事制度改革不斷深入，高校在發展過各中更重視人才的引進。各高校都會采取各種方法來吸納一些高學歷和高職稱的人才。但由于所引進來的高層次人才多數檔案材料都不完整，檔案材料中學歷學位材料、年度考核材料、專業職稱變動材料、工資變動材料等都存在著不同程度缺漏的情況，由于這些人才檔案中材料存在嚴重的缺損現象，不僅對高校人事檔案內容的完整性帶來較大的影響，而且也給高校人事檔案管理工作帶來較大的難度。

1.3管理手段待提高，信息資源難整合

在當前很大一部分高校人事檔案管理工作中，傳統的手工人事檔案管理模式仍然為高校人事檔案管理的主要模式，而且在檔案管理工作中，對實體的形式較為重視。盡管當前高校加快了信息化建設的進程，但檔案的信息化建設仍處于初級階段，不僅沒有實現檔案全文的錄入和掃描，而且檔案信息數據庫建設也存在許多不完善的地方。由于人事檔案管理方法較為落后，這就導致人事檔案材料在歸檔過各中極易出現錯誤，同時這種落后的管理方式對于當前高校人事檔案管理工作量不斷上升的情況也越來越難以適應。加快高校信息化建設和檔案電子化管理具有迫切性。部分高校加快了信息化建設的速度，同時也初顯成效，但由于高校各個部門之間缺乏有效的溝通，信息很難進行整合和交換，這對當前高校檔案信息系統傳輸和信息資源共享帶來了較大的難度。

2構建高校人事檔案服務的有效路徑

2.1科學分類，編排有序

當前高校人事檔案管理主要分為管理人員、專業技術人員和工勤人員等三類形式，這與原來的干部和工人兩大管理形式發生了較大的變化。所以在當前高校人事檔案管理工作中，需要針對于人事檔案的新特點來對高校人事檔案進行科學分類，通過準確的分類、有序的編制，確保檔案能夠有效的滿足完整、真實和實用的要求，進一步對分類管理進行強化。同時還要在高校內建立由專人負責的檔案收集制度，有效的提高全體職工的檔案意識，確保高校人事檔案工作自覺性的提升。在高校內各部門都需要配備兼職的檔案員，定期、隨時、定向對檔案材料進行收集，確保材料內容的完整性和準確性。同時還要加強對檔案材料的審核和鑒別工作，科學對檔案材料進行分類后，再整齊進行裝訂及整理。

2.2加快檔案信息化進程中人才隊伍建設

目前，檔案信息化建設所亟需具有綜合職業能力和全面素質的人才，以滿足檔案信息化建設的全方位要求。領導重視是高校檔案人員合理配置的重要前提，也是檔案人才隊伍形成的有利保證。同時，高校領導要把檔案人才建設列入學校整體發展規劃，要建立科學合理的檔案人才培養體系，建立系統的人力資源培養和儲備機制，以健全的機制和多元渠道培養、引領人才隊伍建設和全力提升檔案人才隊伍的知識水平，提高管理業務工作能力和拓寬服務視野。

2.3整合共享信息資源，確保檔案信息真實完整

高校檔案信息化建設與管理是一項長期、系統的工作，需要高校各部門、各單位調整數字資源，進行信息資源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系統。形成人力資源信息共享與交換系統，人員進校、離校的服務系統，人才的招聘、錄用、考核、評價系統，人才的待遇信息系統，財務系統綜合信息系統等，提高數據和系統的質量。在當今高校改革和人才流動頻繁的信息時代，高校人事檔案服務要為發掘人才、鑒別人才、使用人才提供真實可靠的材料和信息。因此，要注重收集能夠反映教職工個人素質和工作實績發展的各種培訓、出國進修、訪學與留學、訪問研究以及提高學歷學位的有關證明材料，全面客觀地反映人才的全貌。同時，要提高廣大教職工的檔案意識，確保材料的真實可靠、及時歸檔。檔案部門要強化制度建設，確保信息公開透明，增強檔案工作的事業心和責任感，積極主動地去收集檔案信息，在收集整理檔案材料時，避免虛假材料和不真實信息入檔。

2.4構建信息平臺，實現人事檔案信息化管理

信息資源建設與信息化平臺是檔案信息化建設的核心，高校人事檔案信息化建設與服務，其核心是建立人事檔案數據庫，通過數據分析，將個人的德能勤績、工作業績、能力評價等實現量化考核，利用計算機對人事檔案進行立體、動態的管理，既滿足人事信息資源的共享，又能極大地提高檔案管理工作的效率。同時要把有關的電子檔案文件的收集工作融入到日常的管理工作中，利用已有的網絡平臺做好電子檔案的接收和管理。與高校各部門建立信息對接的系統，通過信息系統運行平臺，最大限度地實現檔案的收、管、用，實現檔案信息數字化系統的兼容，檔案管理系統與高校信息化建設的其他系統之間能實現信息的融合，各子系統之間能實現信息直接導入和提取。通過網站展示檔案資源，開展檔案信息在線查詢服務，向利用者公布開放檔案信息內容。

3結論

在當前高校人事檔案管理工作中，需要解放思想，在管理工作中進行不斷創新，做到與時俱時，確保高校人事檔案管理的實效性。同時還要加快思想觀念的轉變，不斷探索適合高校人事檔案管理的新模式和新方法。高校人事檔案管理人員需要加快自身知識結構的更新，在檔案管理工作中加快新技術、新知識的應用，更好的推動高校人事檔案信息化的發展，確保為高校人事管理工作提供更好的服務。

作者：林琳 單位：黑龍江護理高等?？茖W校