探討如何做好人事檔案管理工作

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 從我們入學開始，人事檔案扮演著不可或缺的角色，從上學到退休，它的存在串聯(lián)了我們每個人的人生軌跡。隨著我國經濟、政治體制的不斷改革與深入，我國的人事檔案出現(xiàn)了許多新的問題。為了改善這種情況，讓人事檔案管理工作能夠順利地開展，與時俱進，更好地為人民服務，本文從進一步搞好人事檔案管理工作、開創(chuàng)人事檔案管理工作新局面、促進人事檔案管理工作取得新發(fā)展對其管理工作提供幾點建議。

一、人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理是一項具有真實性、準確性、權威性、唯一性和嚴肅性特點的特殊工作崗位，一點點的疏忽都可能造成難以彌補的損失。人事檔案管理是人力資源管理的信息庫,負責搜集和提供人力資源管理需要的基本信息。沒有準確、及時的信息提供，人力資源管理就成了無本之木，對職工檔案所蘊藏的豐富的人員信息資源認識不充分，也必然影響到人力資源管理水平。

二、人事檔案管理中主要存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠

由于歷史原因，有些單位對檔案工作只停留在表面，認為檔案工作沒有其他工作重要，因此，對檔案工作的重視程度不高。人事檔案工作不像其他工作會取得明顯成績，很多人員就對其工作產生較大的誤區(qū)，因此，對人事檔案認識薄弱，監(jiān)管力度不夠，缺乏收集力度，發(fā)揮不了應有的作用。

2.人事檔案內容不夠豐富

由于管理人員頻繁更換使得檔案管理制度規(guī)范不統(tǒng)一，檔案收集力度不夠；收集歸檔工作制度不健全，導致收集歸檔工作被動、不及時，致使檔案的內容繁雜，對人事部門信息考察增加了難度。然而現(xiàn)存的檔案真實性不高，很多檔案都存在出生年月、工作時間、不準確，嚴重影響檔案的質量，導致出現(xiàn)人檔分離的情況及“棄檔”情況增多。

3.檔案基礎設施不齊全

檔案管理基礎設施得不到解決，有的單位檔案室狹窄、設備老化或損壞，潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無法購置齊備。

4.檔案管理人員素質不高

很多單位由于各式各樣等原因，一般都不采取全職工作人員管理人事檔案，屬于非專業(yè)人員管理。導致工作整體專業(yè)程度不夠，以至于目前檔案管理人員只是保證檔案不丟失不泄密即可，缺乏專業(yè)性管理和收集材料的意識和行為。管理水平不高，致使造成人事檔案管理職工檔案管理意識淡薄，管理手段陳舊，人員待遇差，工作熱情低，大大影響人事檔案的管理水平。

5.檔案管理機制不規(guī)范

人事檔案管理一直沿用以“計劃管理”為核心的各項管理制度，顯然已不能適應現(xiàn)今檔案工作發(fā)展的需要。各單位在檔案管理環(huán)節(jié)缺位表現(xiàn)在人檔脫節(jié)，有的單位沒有專門的檔案管理人員，有檔無人，檔案的防蟲、防火、防潮等日常工作缺位。有些單位材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理。個人材料也沒有歸檔成冊并按照統(tǒng)一格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

三、幾點建議

1.建立健全人事檔案管理體制

在原有的人事檔案管理體制中，去其糟粕取其精華，建立新的人事檔案管理制度并逐步完善。加強新進人員檔案審核工作，做到新進檔案材料完整，內容真實。同時建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，對檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。

2.提高檔案管理人員綜合素質

由于人事檔案管理其具有很強的政策性和業(yè)務性，所以要根據(jù)有關的人事檔案管理規(guī)定，選擇有良好的敬業(yè)精神，努力學習的工作人員來負責管理工作。同時提高人員素質與業(yè)務水平，了解用人單位需求，刻苦鉆研業(yè)務，定期參加業(yè)務培訓，及時掌握新的方法和發(fā)展趨勢，提高檔案管理的技術水平。

3.實現(xiàn)人事檔案工作信息化、規(guī)范化管理

將先進的科學技術應用于人事檔案管理工作中，加強計算機在人事檔案管理過程中的運用，建立電子檔案信息庫，快速準確檢索，將人事檔案和計算機、掃描儀等通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存，提高管理效率.

作者:魯明香 單位:吉林省人才交流開發(fā)中心