高校檔案管理工作信息化建設策略

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摘要：本文通過淺析新形勢下高校檔案管理工作特點，以及高校檔案管理工作信息化建設的積極作用，對高校檔案管理工作信息化建設中存在的問題進行了探討，并提出了如何更好進行高校檔案管理工作信息化建設的相關策略。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；檔案信息化

由于計算機的快速普及，極大推動了大數據、云計算等各種高新技術的快速發(fā)展，這些高端技術的應用可以不斷提高產業(yè)的技術生產和運營效率，降低產業(yè)的運營成本，各行各業(yè)開始更加注重將產業(yè)與新技術結合，逐步與信息時代相融合，避免在發(fā)展過程中被時代逐漸淘汰。在高校檔案管理相關工作中也是如此，隨著我國高等教育體制的不斷變化，高校招生規(guī)模逐步擴大，每年高校新生、畢業(yè)生、高校員工人數逐年增加，涉及的教學資料也越來越多，同時也增加了高校檔案管理相關工作的開展難度，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已經變得無法完全適應這種新形式。因此，必須借助高效率、高配置的信息技術對其進行改革，通過促進檔案管理與新技術的結合，提高檔案管理的服務效率。高校檔案管理的主要內容包括教學檔案、人事檔案、學校建設檔案等，這些檔案是非常重要的個人信息，如果丟失或損壞會對學校工作、學生、教師個人造成不良的社會影響。但目前階段，高校學生檔案管理工作還存在一些不足，因此積極加強高校檔案管理信息平臺建設也是高校適應時代快速發(fā)展和推進高校檔案科學管理的必然要求。

一、淺析新形勢下高校檔案管理特點

新形勢下，高校檔案管理工作發(fā)展呈現出檔案管理服務模式信息化、數據存儲和檔案資源整合利用管理數字化、資源整合自動化、資源利用管理服務模式多樣化五大特點。首先，以高校檔案管理中的主要應用場景為例，高校檔案管理模式以各種科學技術為依托，利用大數據可以建立“檔案數據庫”，通過對專業(yè)統(tǒng)計數據的分析，準確合理地設置人事招聘崗位、合理管理畢業(yè)生檔案、高效調派在校生檔案、迅速準確地開展教學工作，從而實現各類人員信息的準確有效匹配。其次，還可以通過多媒體渠道信息采集全面的檔案信息，實現可靠、高質量的高校檔案管理服務。1.高校檔案信息存儲和管理實現數字化在高校利用信息化、數字化推進校園系統(tǒng)建設的背景下，逐步加快了高校教學檔案管理向數據存量信息化、資源存取數字化邁進，將高校檔案高效保護變成實體化，深化高校檔案保護管理效能。以學校教學過程中檔案管理的數字化開發(fā)為例，根據用戶交互性、可操作性和信息安全性的不同需求，檔案管理模式形成了內部網站工作人員經常使用的web客戶端/web服務器框架結構模式和外部網站用戶經常使用的web瀏覽器/web服務器框架結構。在信息系統(tǒng)管理架構上，初步形成了包括數據管理層、業(yè)務層、邏輯管理層和數據展現層的管理體系。并加入了管理數據庫的應用選擇和管理數據采集、系統(tǒng)管理和信息系統(tǒng)安全控制設計等相關內容，有效促進了檔案管理技術水平和檔案工作服務水平的提高。2.高校檔案管理的資源整合的信息化隨著高校建設現代化的不斷深入，以數字檔案信息技術為支撐的高校檔案管理系統(tǒng)智能正在不斷加快。信息化為充分整合高?，F有的數字檔案信息資源，實現高校檔案管理資源的整合與共享提供了重要的技術支撐，檔案信息的有機信息整合也加快推進。同時，高校的一些特色專業(yè)檔案、師生檔案等多種相關檔案可逐步納入高校數字檔案館，為今后不斷進行高校檔案信息的有機信息整合和共享奠定堅實的基礎。3.高校檔案管理工作呈現多樣化隨著高校檔案管理工作的不斷深入，服務高?？蒲泄ぷ鳌⒎崭咝v史文化體系建設、服務高校歷史文化研究逐漸成為高校檔案管理工作的主要著力點，這也呈現出了當前高校檔案管理工作的多元化發(fā)展特點。特別是高校檔案資源也逐漸成為社會信息資源的重要組成部分，高校檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，由以前的只針對學校教學、教職工、學生的服務轉變?yōu)榕c社會銜接的更廣泛的工作職能，高校檔案管理也由以前重視后端資源的收集轉變?yōu)榍岸速Y源的收集，以便更好地進行多元化服務。

二、高校檔案管理工作信息化建設的積極作用

在高校檔案管理工作由傳統(tǒng)向現代化轉變的過程中，通過各項信息化手段的應用可以通過對高校檔案信息進行數字化存儲，進而便于劃分成不同的類別，如教學檔案信息、人事檔案信息。這一明確的體系建設和遺失檔案管理工作思路更加清晰，避免傳統(tǒng)的紙質檔案管理中存在的無法全面查看檔案信息等一系列缺陷。對提高高校信息化管理的水平發(fā)揮著積極作用。1.順應高校檔案管理的發(fā)展趨勢隨著高校檔案的不斷增加，檔案管理工作也隨之增加。高校檔案管理信息化建設利用技術手段的有效實施，通過數字化技術取代以往的手工方式，大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，能夠為廣大師生帶來更加便捷的服務，也能使檔案資料保存年限延長。2.提高檔案管理工作人員的能力信息技術已經廣泛應用于各個領域，隨著高校的不斷發(fā)展，檔案管理對管理人員技術和綜合素質的要求也越來越高。作為高校檔案管理人員，必須具備較高的數據處理和分析能力，為了高效地處理大量的數據信息，必須加強對信息技術的掌握。因此，數字化時期高校檔案管理信息化建設的不斷完善，通過引進新的管理軟件和管理設備，可以在一定程度上提高檔案人員的業(yè)務能力，有助于其自身技術的充分提高。3.提高了學校檔案管理水平信息化檔案管理工作將原來的人工管理和大量紙質文檔存儲轉化為以計算機為主的信息化管理層面。將原來在密密麻麻的檔案架中提取檔案信息，發(fā)展到在電腦端全面操作，完成檔案查找和調取工作，使信息資源在全校范圍內，不受時間和空間的限制，得到充分的利用，并通過全院檔案庫信息化建設，將分布在各部門的檔案資源整合形成統(tǒng)一管理，簡化傳統(tǒng)的檔案管理中的許多煩瑣程序。4.促進各高校之間的檔案資源共享傳統(tǒng)的紙質檔案一般只有一份或幾份，數量很少，只能在同一個地方查看。且由于檔案數量非常龐大，在查找檔案時難免會浪費大量人力、物力。而高校檔案管理的基本目標是方便社會各個角色和各個領域的利用。傳統(tǒng)的紙質檔案難以實現的遠距離傳輸、隨時隨地調取等，而信息化檔案都可以做到。無論是高校畢業(yè)生還是教師，無論哪個行業(yè)，在任何角落的用戶都可以通過授權訪問到自己需要的檔案資料，為高校學生就業(yè)、教師遠程備課都提供了許多便利。

三、高校檔案管理工作信息化建設中存在的問題

1.忽視高校檔案管理工作的信息化建設首先，高校應當十分重視檔案管理的信息化，檔案處理的程度直接影響到檔案處理的信息化效果。而現實生活中，一些高校領導受傳統(tǒng)觀念的影響，重視學校的科研而忽視檔案的管理，使得信息檔案管理工作無法順利進行。有的領導對信息化檔案管理缺乏認識，沒有認識到學校發(fā)展與檔案管理的關系，沒有制訂檔案管理信息化建設項目，不能幫助檔案管理人員更好地開展工作。其次，高校的檔案管理人員本身也缺乏對自己工作的認可，認為檔案管理工作不重要，檔案管理只需要保存資料的完整性就可以了，而忽略了檔案在其他方面發(fā)揮的研究與應用價值，因此疏于學習新的管理技術和管理手段，這也是阻礙高校檔案管理工作信息化建設的一大因素。2.檔案管理人員的工作能力問題要想建設高質量的信息化檔案管理體系，要求高校培養(yǎng)一支信息化技術過硬、精通檔案管理工作、有創(chuàng)新意識，愿意不斷學習新理念和新技術的綜合性檔案管理人才隊伍。而現階段，高校檔案管理人員還停留在傳統(tǒng)的管理方法和技術層面，已經不適應當前的信息化檔案管理工作要求。不能積極貢獻自己的力量，影響了高校檔案管理信息化建設。有一些高校對檔案管理人員培養(yǎng)不力，導致檔案管理工作停滯不前，且高校舉辦的培訓工作針對性不強，不能提高檔案管理人員的工作水平，使培訓失去了現實意義。3.檔案管理工作信息化建設中的安全問題對于任何行業(yè)來說，信息技術的應用是一把雙刃劍，它在提升各行業(yè)工作效率的同時，也非常容易發(fā)生網絡安全問題、信息泄露等問題。目前在高校檔案管理工作信息化建設的過程中，由于一些高校的基礎設施沒有得到充分的完善，引進的信息化設備質量較低，選擇的檔案管理系統(tǒng)功能欠缺，且在發(fā)展過程中沒有投入足夠的資金用于檔案管理系統(tǒng)中的防火墻和網絡安全系統(tǒng)建設，這使現階段一些高校的檔案管理系統(tǒng)時常出現數據丟失、數據篡改等現象。此外，高校的檔案管理人員由于不重視檔案管理工作，缺乏責任心，也是造成檔案管理缺乏安全性的一大原因。4.檔案管理信息化建設手段相對落后許多認識不足的高校領導把工作重點放在教學和科研上，在忽視檔案管理工作重要性的同時，也對學校的建設造成了不良影響，而且很多高校的領導對檔案管理建設的意識不夠強。一旦出現檔案資源方面的問題，才會發(fā)現檔案管理的重要性。也有不少高校領導對檔案管理認識簡單，認為就是把檔案整理好、保管好，對利用檔案帶來的效果的認識不深，也就對檔案管理投入不足，使檔案管理信息化建設難以全面開展。從目前發(fā)展情況來看，很多高校檔案管理部門對新技術、新軟件的引進不足，基礎設施都比較落后，不利于開展檔案管理信息化建設的開展。

四、高校檔案管理工作信息化建設策略

1.組建專業(yè)化的檔案管理隊伍高校檔案管理信息化技術的快速進步和發(fā)展離不開一批高素質的網絡專業(yè)技術人員，而對檔案管理的技術支持也需要這樣一批復合型專業(yè)人才。檔案管理人員作為建設檔案信息化管理的關鍵，需要更高的知識水平和技術手段，因此，對這方面的人才培養(yǎng)和引進不能放松。高校應與時俱進，對現有工作人員實施專業(yè)培訓，提高其專業(yè)能力，培養(yǎng)其專業(yè)素質，更新其專業(yè)知識。同時，要開設檔案信息化建設的專業(yè)課程，積極培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計算機技術的高級人才，通過課程教學培養(yǎng)提高整個檔案管理行業(yè)的整體業(yè)務能力。此外，高校還可以建立良好的崗位競爭機制，提高員工的競爭意識，動員檔案管理員工作的積極程度。隨著檔案管理人員水平的不斷提高，檔案管理信息化建設工作將會進展得更快，朝著專業(yè)化的方向邁進，取得更好的效果。2.加強安全管理，提高重視程度首先，迫切需要解決信息化檔案管理過程中的網絡安全問題，一方面，國家要制定嚴格的信息保密制度，讓工作人員按章辦事，嚴格遵守規(guī)則，培養(yǎng)從業(yè)人員的安全保密防范意識；另一方面，高校還需要針對網絡入侵的問題制訂多種防御措施，建立完善的管理制度，努力實現檔案管理順利存取的管理制度。其次，高校需要更加重視檔案的高端信息化建設，加強高等院校檔案管理知識的宣傳，讓大家更加了解檔案管理，使工作得到各個高校成員的支持。對檔案管理工作的重視有利于完善檔案管理的基礎設施建設，帶動高校各部門的配合檔案管理工作，使檔案管理的信息化可以更好地為學校服務。3.完善檔案管理基礎設施和系統(tǒng)建設為實現檔案管理信息化，高校必須從基礎設施建設和規(guī)范制度建設兩個方面構建高校檔案管理模式。首先，在基礎設施建設中，高校應加大投入，購置高質量的信息化設備，以滿足檔案管理人員的硬件需求。高校應購置高檔次的檔案管理軟件，及時升級系統(tǒng)，提高檔案管理人員的工作效率。更要做好設備維護和管理工作，減少故障發(fā)生頻率，延長設備使用時間。其次，高校在檔案管理工作規(guī)范制度建設過程中，要加強檔案管理水平，在檔案管理信息化的基礎上，完善資料保密制度，避免檔案信息惡意泄露，保護校園和個人數據安全。高校應以發(fā)揮檔案的最大價值為目標，完善檔案管理和使用制度，保證檔案資料使用的便利性。4.提升檔案管理信息化服務的效率要想使高校檔案管理工作信息化建設發(fā)揮最大的作用，就要提升檔案管理信息化服務的效率。首先，在高校檔案管理工作體系的建設上，應該以“高效率”和“實用性”為依托，在初期的檔案信息收集、檔案信息歸類，后期的檔案信息調用上，引入大數據技術，建立完善的信息數據庫，投入大量資金，確保檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。其次，再針對高校人員和相關企業(yè)政府查詢檔案方面，要將他們關注的信息放在優(yōu)先查詢的條件當中，為他們提供最快速、最精準的查詢。五、結束語高校檔案是隨著高校的發(fā)展而積累起來的重要信息資源，不僅在高校的建設和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，而且在畢業(yè)生畢業(yè)投身于社會不同崗位中，方便企業(yè)和單位查詢員工基本信息也發(fā)揮著應有的作用。因此，在對高校檔案管理工作進行信息化建設的過程中，要著眼于檔案資源的利用價值，促進構建檔案信息共享平臺建設。更要采取科學的信息化建設方向和理念，通過引進現代化的管理系統(tǒng)和管理軟件、培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才等措施，實現檔案管理由傳統(tǒng)管理向現代信息化、數字化、智能化的管理方向轉變，使高校檔案管理工作長足發(fā)展。

參考文獻：

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作者：石貞貞