法學本科教學檔案規范化管理探討

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摘要：法學本科教學檔案具有重要的價值，可以促進教學質量，提高教學管理水平。但是，目前法學本科教學檔案管理存在著教學檔案缺少針對性、教學檔案管理制度不完善、缺少專業的教學檔案管理人員、教學檔案利用率低等問題。針對這些問題，提出了法學本科教學檔案規范化管理的途徑：首先應建立校、院、系三級管理體系；其次應完善教學檔案管理制度；第三，實行文檔一體化管理模式；第四，加強法學本科教學檔案的開發與利用。法學本科教學檔案實行規范化管理后，教學檔案體現了法學系的辦學特色，體現了教學檔案管理的規范性和嚴肅性，提升了教學效果。

關鍵詞：法學本科；教學檔案；文檔一體化

法學本科教學檔案的管理水平標志著一所學校法學院（系）的綜合實力，對教學檔案進行規范化管理是提升法學本科教學質量、提高教學管理水平的重要途徑。

一、法學本科教學檔案規范化管理的重要意義

法學本科教學檔案指的是在法學教學過程中直接形成的，以文字材料、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價值的教學文件的總稱。這些教學文件以不同的方式對法學本科教學起著促進的作用。

（一）促進教學質量的提升

法學本科教學檔案是教學過程與教學成果的最直觀體現。對法學本科教學檔案進行保存和規范化管理可以促進教學質量的提升。一方面，優秀教師的教學經驗可以在教學檔案中得到全面體現，為年輕教師與優秀教師進行教學經驗的交流提供渠道。另一方面，完備的教學檔案包括教師備課資料、授課方式、作業質量及考核成績等，直接體現了教師的教學態度與教學水平，在一定程度上能促使教師養成良好的教學習慣，自覺提升教學水平，從而促進法學本科教學質量的提高。

（二）促進教學管理水平的提升

法學本科教學檔案是院系和學校對教師進行年度考核、崗位評聘以及職稱評定的參考依據，并為院系領導進行教學管理提供反饋信息。首先，法學本科教學檔案的管理是法學教學管理的一部分，教學成績、本科學籍學位、學生在校表現等都屬于教學檔案的范疇。通過對教學檔案規范化的管理，可以提升法學系整體的教學管理水平。其次，對法學本科教學檔案進行規范化管理可以保證教學管理的公信力。如在日常教學管理過程中，教師職稱評定及學生獎學金的評定、“三好學生”等優秀稱號的評定等，因涉及面較廣而備受關注，而科學全面的檔案資料能夠為這類教學評定提供客觀的依據，從而保證教學管理的公信力。

二、法學本科教學檔案管理存在的問題

雖然法學本科教學檔案具有重要的價值，但是很多高校并未建立起科學的、規范的教學檔案的管理體系，因此導致法學本科教學檔案管理中存在著很多問題。

（一）教學檔案管理缺乏

針對性傳統的法學本科教學檔案管理以校、院兩級管理為主，其中校級的檔案管理主要側重學生的學籍、課程評價、教學成績、科研成果申報等，主要是對教學結果的收集。而院級的檔案管理注重全面、完整地保存教學過程的全部資料，包括教務類、考務類、畢業生學位類、學生學籍檔案類、實驗教學類等。但是，校、院兩級的管理模式難以兼顧法學本科教學的特殊性。每一個綜合學院都囊括很多學科，每個學科的教學方法與教學重點都各不相同，如果全部按照一個標準管理，則會遺漏重要的教學文件資料。在法學院，所有教學檔案集中到學院，進行統一管理，造成了教學檔案管理出現重收集歸檔、輕管理利用的局面，使法學本科教學檔案的價值大打折扣。

（二）教學檔案的管理制度不完善

科學的教學檔案管理首先要有健全的檔案管理制度。目前，很多院校缺乏切實可行的教學檔案管理制度，校、院級兩級檔案管理的權責不清晰，哪些文件應該歸檔、何時歸檔、歸檔類別等都缺乏基本的依據，使得法學本科教學檔案在收集、管理過程中存在著隨意性大、穩定性差的缺陷。因為缺少健全的檔案管理制度，也使得檔案管理的責任人不重視教學檔案的歸檔，對教學檔案的整理往往出于應付上級檢查的目的，因此出現教學檔案丟失、教學檔案缺少利用價值的情況就不足為奇了。

（三）缺乏專業的教學檔案管理人員

由于缺乏專業的檔案管理人員，使法學本科教學檔案在管理過程中出現教學檔案分類混亂、順序顛倒等情況。加之臨時的檔案管理人員不固定，導致教學檔案管理風格變化較大，原有的教學檔案管理流程難以持續。目前，法學本科教學檔案的收集主要依靠檔案管理人員，而檔案管理人員大部分都沒有參加過一線的教學工作，與學生溝通交流較少，他們的主要職責就是要求授課教師也就是教學文件生產人上交教學文件，無法對教學檔案進行整體規劃，很容易造成教學檔案管理的死角。同時，教學文件往往是電子版形式，但教學日志、考試試卷等教學文件又要以紙質文件的形式上交到校級教學檔案管理部門，教學文件在轉換過程中容易出現信息損耗，使最終檔案存檔狀態與現實狀態產生偏差。而且紙質文件也會增加教學檔案的保存成本，又有時間期限，因此給教學檔案的管理和利用帶來一定的困難。

（四）教學檔案利用率低

對法學本科教學檔案的收集、歸檔只是檔案管理的初級層面，法學本科教學檔案管理的一個重要目的就是對這些檔案進行二次加工。只有經過篩選、對比、歸納、加工，并對檔案背后蘊含的成果進行提煉和總結，才能真正發揮法學本科教學檔案的價值。而目前，很多高校對于法學本科教學檔案的管理仍流于形式，缺少完善的檔案管理制度，導致檔案管理較為封閉，很多應公開查閱利用的法學本科教學檔案只能在檔案儲藏室中沉睡，很少有人開發利用。法學本科教學檔案的低利用率，既造成了資源的浪費，也限制了法學本科教學檔案管理的進一步發展。

三、法學本科教學檔案規范化管理的途徑

（一）建立校、院、系三級教學檔案管理體制

在校、院兩級檔案管理的基礎上，將學院中較為貼近教學的如學生成績、畢業生的畢業論文、答辯材料、教師的教學日志、講座音視頻、教學會議紀要等教學檔案交由系里管理，這樣可以根據法學系的教學規劃和教學特點科學地制定檔案管理方法，避免重要檔案資料的遺漏。將檔案管理權下放到法學系，還可以提高教學檔案管理的科學性，使教學檔案管理具有明確的方向性，并為法學本科教學提供服務。在實行三級教學檔案管理時，首先應考慮到管理中存在的難點，即如何規范法學系教學檔案的管理行為，避免出現一放就散或流于敷衍乃至形式化的問題。在下放部分權利到法學系時，學院應對法學系的教學檔案管理有指導和管理權，通過對法學系自身的教學檔案的管理制度和管理情況進行不定期檢查和年中工作總結的形式對法學本科教學檔案管理情況進行調控。建立校、院、系三級教學檔案管理體制可以使各級管理的權責更加明晰，學院通過對法學教學檔案管理工作的監督和指導，能夠進一步提高法學系本科教學檔案管理的規范化水平，進一步提升法學系本科教學檔案管理的質量和效果。

（二）完善法學本科教學檔案的管理制度

1．制定法學本科教學檔案管理規范

“法學本科教學檔案管理規范”對檔案材料的上報與收集、檔案立項、檔案存檔標準與格式、歸檔期限、檔案調閱手續及教學檔案秘密等級劃分等管理內容有嚴格的標準和規范。制定“法學本科教學檔案管理規范”可以逐步推動法學本科教學檔案管理工作走向規范化、標準化。

2．建立完善的檔案管理獎懲機制

為了避免“法學本科教學檔案管理規范”制度流于形式而缺乏執行力，應建立相應的獎勵措施和責任追究機制。“法學本科教學檔案管理規范”除了對教學檔案管理工作有著明確的要求外，還明確規定了每個環節的執行人所應負的責任。對于延遲上交檔案材料、丟失教學檔案材料、教學檔案材料不規范等行為要處罰相關的責任人。對教學檔案管理優秀的責任人要進行獎勵和表彰。建立完善的獎懲機制，一方面能使法學本科教學檔案管理工作更加規范化，另一方面也能激發各環節執行人樹立認真完成本職工作的責任感，從而促進法學本科教學檔案管理工作走上良性循環的道路。

3．培養專業的教學檔案管理人員

學院應培養專業的教學檔案管理人員，負責法學本科教學檔案的管理工作。檔案管理人員應對檔案的歸檔、借閱進行詳細的登記，重要文件遺失要及時上報，對違反法學本科教學檔案管理制度的人員及行為應及時登記與通報。學院還應定期組織檔案管理人員進行業務培訓和經驗交流，提升管理人員對教學檔案進行規范化管理的意識和能力。

（三）實行文檔一體化管理模式

文檔一體化的實質就是將公文處理與檔案管理作為一個統一的流程進行管理。檔案管理部門首先應確定本科教學檔案的檔案類別、格式要求、內容，為文檔制作確立規范的標準與模板。文書起草人員在文書制作完畢之后，即依據檔案管理部門的要求及文書的特點，對文件的歸屬類別、目錄進行標記，在文件轉發、文件、文件使用的同時，將數據文件提交給檔案管理部門。教學檔案文檔一體化，是對教學文件與教學檔案進行綜合管理的方法，具有創新性和先進性。一方面，避免了教學文件與教學檔案轉換間的信息損耗；另一方面，減少了檔案管理人員的工作量。這種管理模式的推行，大大提高了檔案管理工作的效率，減少了不必要的資源浪費，是目前教學檔案管理較為先進的管理方法。

四、法學本科教學檔案規范化管理的效果

（一）教學檔案充分體現了法學系的辦學特色

由于實行了校、院、系三級檔案管理制度，法學系在檔案收集、檔案歸類方面有了充分的自主權，因此，法學系針對自身的辦學特色和教學特點設立了檔案管理目錄，如教學課題方面新設了“生態文明法研究”檔案，在此檔案下又設立了“林業法”“環境保護法”“其他規范性文件”等小項目，通過對科研課題的資料整理保證了科研成果的體系性和持續性。同時，法學系在教學檔案中還設立了“模擬法庭”“法律援助中心”兩個檔案類別，較為完整地記錄了在教學實踐中學生的表現、課堂教學方式等內容，為特色教學提供了豐富的文獻檔案支撐。

（二）實現了教學檔案管理的規范性和嚴肅性

法學系制定了《北京林業大學法學系檔案管理規范》，從文檔制作、檔案收集與歸檔、檔案借閱等方面進行了詳細規定，由教研室主任對檔案管理負責，逐步實施文檔一體化管理，文檔制作與檔案整理實現了良好互動。在《北京林業大學法學系檔案管理規范》制度實施以后，教學檔案的管理工作得以有序進行，檔案收集歸檔的效率大大提高，基本做到了文檔制作完成后2～3天就可以完成檔案的收集整理，檔案的缺失情況基本消失，形成了規范和嚴肅的檔案管理氛圍。

（三）提升了法學本科教學的效果

法學系的本科教學檔案內容的豐富性和完整性，為教師調閱檔案備課、教研室教學技術交流提供了載體，學院以教研室為單位定期組織教師對檔案中表現出來的先進教學經驗進行集中學習，使得教學與檔案管理實現了良性互動，教學檔案對教學工作的促進作用日益明顯。資助項目：2014年北京林業大學專業建設項目“法學本科教學檔案規范化管理模式探索”。

參考文獻

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作者：楊帆,孟祥磊 單位：北京林業大學人文社會科學學院