優(yōu)質(zhì)服務(wù)規(guī)范管理

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[論文關(guān)鍵詞]辦公室工作規(guī)范管理服務(wù)質(zhì)量

[論文摘要]高校辦公室系統(tǒng)的工作，不僅僅是具體的事務(wù)性、服務(wù)性工作，還廣泛涉及到許多人事關(guān)系、條塊關(guān)系，需要平衡協(xié)調(diào)好許多個人與集體、局部與整體的復(fù)雜關(guān)系。結(jié)合在高校的院系辦公室工作的經(jīng)歷和實踐，以提高高校院系行政系統(tǒng)的管理效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量為主，對實際工作進行了總結(jié)，并對高校院系的管理進行了思考和探索。

高校辦公室系統(tǒng)的工作，不僅僅是具體的事務(wù)性、服務(wù)性工作，還廣泛涉及到許多人事關(guān)系、條塊關(guān)系，需要平衡協(xié)調(diào)好許多個人與集體、局部與整體的復(fù)雜關(guān)系。因此，高校的辦公室崗位既是責(zé)任重大的崗位，也是鍛煉和提高能力的崗位。如何配合做好院系的各項工作，則是院系辦公室主任的第一任務(wù)。

南京大學(xué)物理系于1920年建系，在我國是建立最早的物理系之一，是一個人才輩出、具有優(yōu)良傳統(tǒng)的大系。南京大學(xué)物理系的發(fā)展，既受到校外院系的關(guān)注，也關(guān)系到南京大學(xué)相關(guān)學(xué)科的未來。因此，要將南京大學(xué)物理系建成國內(nèi)最強的物理系，需要在教學(xué)、科研等方面做出大量的優(yōu)秀工作，這就需要對物理系的方方面面進行科學(xué)的管理，增強行政執(zhí)行力、為教職工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

辦公、辦事、辦會，是辦公室的基本任務(wù)。區(qū)分好常規(guī)工作和緊急任務(wù)，分清事情的輕重緩急，做到不誤事則是辦公室工作最基本的職責(zé)。

始終圍繞南京大學(xué)“以學(xué)科建設(shè)為核心，師資隊伍建設(shè)為龍頭，樹立管理以教學(xué)、科研服務(wù)為目標”的指導(dǎo)思想，確立為教職工服務(wù)的意識，團結(jié)和組織好行政人員，做好行政人員的思想工作，提高大家的服務(wù)意識，增強條塊之間的配合協(xié)調(diào)，實行首問負責(zé)制，為物理系的教學(xué)、科研做好保障。

一、立足服務(wù)，規(guī)范日常工作

勤儉節(jié)約，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，堅持每天在校園網(wǎng)上及時查閱學(xué)校的最新文件、了解學(xué)校的最新事件，并將相關(guān)信息及時通知相關(guān)的老師。

為了做好物理系的對外宣傳工作，在原有基礎(chǔ)上，組織人員做好物理系主頁（/newphy/index.asp）的更新和維護工作。

從2006年3月28日起，組織編輯了第一期《南京大學(xué)物理系工作簡報》，將系內(nèi)的大小事情客觀地向全系，并在系主頁上及時公布。

為規(guī)范管理，在年底組織行政人員從教學(xué)、科研、管理等方面對相關(guān)的年度工作進行總結(jié)，并將總結(jié)發(fā)到工作簡報上。

物理系的重大科研成果等都能在工作簡報中及時予以介紹，相關(guān)稿件還主動推薦給南京大學(xué)的《科技信息》。

為了做好《南京大學(xué)物理系工作簡報》的持續(xù)編輯工作，在2006年和2007年兩次全系聚會時，將全年的工作簡報裝訂成冊發(fā)給教職工，起到了很好的宣傳效果，并得到了大家的認可。大家有了需要或交流的信息時，就直接將稿件送到工作簡報中。

在全系教職工的支持和幫助下，到2008年2月底，已經(jīng)堅持完成了71期工作簡報。現(xiàn)在，《物理系工作簡報》已經(jīng)成為物理系的一個專項工作，也是全系教職工及時信息、展現(xiàn)各自工作的一個平臺。同時，為各位老師在進行各類總結(jié)材料時提供了積累。

二、完善制度，提高辦公能力

努力做好無紙化辦公。做好每次系行政會的會議記錄，并整理出會議紀要，及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。

收集、整理好物理系上報給各級部門的文件，以及發(fā)給系內(nèi)教職工的各類文件的電子檔案，使今后的工作能夠有據(jù)可依，同時也便于大家的監(jiān)督。

積極參與學(xué)術(shù)交流活動的組織。隨著科研工作的不斷發(fā)展，各類國內(nèi)外的交流活動也更趨頻繁。辦公室人員不斷加強自身的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)形勢的需要。在確保教師學(xué)術(shù)交流質(zhì)量的前提下，積極參與相關(guān)活動的策劃、組織和總結(jié)，逐步形成具有自己傳統(tǒng)的會議組織模式，盡量減少教師在會議組織工作上的負擔(dān)。

三、配合教學(xué)，豐富學(xué)生活動

南京大學(xué)目前的校區(qū)分布在長江兩岸（江南的鼓樓校區(qū)和江北的浦口校區(qū)）。物理系一、二、三年級的本科生在蒲口校區(qū)學(xué)習(xí)，四年級本科生和研究生在鼓樓校區(qū)學(xué)習(xí)。協(xié)調(diào)和安排好學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活一直是學(xué)生工作辦公室的難事，這就需要多動腦筋，處理好學(xué)生學(xué)習(xí)和生活中的瑣事，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情。

組織院士、長江學(xué)者等知名教授到浦口校區(qū)為本科生做報告，開設(shè)物理學(xué)前沿講座。精心選擇責(zé)任心強的老師擔(dān)任學(xué)生輔導(dǎo)員，充分發(fā)揮學(xué)生會的作用，經(jīng)常結(jié)合物理教學(xué)、傳統(tǒng)節(jié)日、以及時事，組織有意義的學(xué)生活動，對學(xué)生進行拓展訓(xùn)練，努力把學(xué)生向積極向上的方向引導(dǎo)。

學(xué)生工作的精彩內(nèi)容及時在工作簡報中，讓學(xué)生感受到系里對他們的關(guān)心和支持，促進學(xué)生工作進入良好的自我管理模式中。

四、以人為本，做教職工的知心人

辦公室是全系的后勤保障部門，辦公室的工作定位于服務(wù)。要提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就必須不斷提高自己的工作能力。因此，平時注意廣交朋友，積累資源和經(jīng)驗，配合做好其他各方面的工作，積極營造和諧的工作環(huán)境。在資源有限的情況下，努力做到用真情感動教職工、盡可能不讓教職工因瑣事而分散教學(xué)、科研的精力。

做好辦公室工作，不僅要辦好公事，還要在可能的范圍內(nèi)努力為大家辦好私事。利用各種機會，加強與教職工的溝通，及時了解他們的想法和困難，幫助教職工解決一些實際困難，做教職工的知心人，讓大家為物理系的發(fā)展多講知心話、真心話。

尊重退休教職工，每年安排退休人員來系座談，向他們請教經(jīng)驗，盡可能滿足他們的合理要求。

掌握身體狀況不佳的教職工的健康情況，在第一時間處理好生病教職工的一些事情，及時匯報給系領(lǐng)導(dǎo)，并按領(lǐng)導(dǎo)意見安排相關(guān)人員探望病人，讓他們感受到集體的溫暖。

針對有人因出租房屋出現(xiàn)糾紛，請一些精通法律的朋友，提供規(guī)范的房屋出租合同范本，讓相關(guān)的老師盡可能避免風(fēng)險，不為生活瑣事煩心而分散精力。

今后，將繼續(xù)牢記“管理以教學(xué)、科研服務(wù)為目標”的指導(dǎo)思想，為南京大學(xué)物理系的發(fā)展扎實工作，做好領(lǐng)導(dǎo)決策的助手、行動方案的參謀；勤儉辦公、妥善處置突發(fā)事件，協(xié)助平衡各類關(guān)系；發(fā)揚敬業(yè)、奉獻、合作的精神，為打造學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型、廉政型和節(jié)約型的服務(wù)體系做出貢獻。